Muita gente acredita que para solucionar seus problemas com uma implantação de ECM/BPM basta encontrar um bom técnico – Super-Homem, e que tudo estará resolvido.
As plataformas de ECM e BPM hoje disponíveis no mercado são bastante completas e complexas. Para o trabalho em um projeto dessa natureza é necessário um conjunto muito grande de conhecimentos e habilidades.
Você já se deu conta das disciplinas, conhecimentos e habilidades envolvidas em um projeto de ECM/BPM? Só para citar algumas podemos começar por Gestão de Projetos, Levantamento e Modelagem de Processos, Análise de Sistemas, Desenvolvimento de Software (Java e outros), trabalho com infraestrutura de redes, banco de dados, sistemas operacionais, application servers, webservers, internet etc.. Subsistemas de captura, scanners, servidores, hardware em geral. Integrações de Sistemas (SAP e outros). Capacidades em investigação de problemas e suporte.
Algumas habilidades pessoais “mínimas” são: o bom relacionamento com os envolvidos, capacidade de convencimento e abstração, capacidade de escrita e documentação e habilidade para treinamentos. Conhecimentos profundos em gestão de documentos, processos e também da plataforma de ECM/BPM em questão, além de uma boa experiência acumulada a partir de uma grande diversidade de projetos em que trabalhou.
Pois é, você conhece alguém que acumule todos esses atributos? Se conhecer alguém me avise, estou precisando de uns 10 desses.
Posso afirmar que isso é um grande mito. Não existe ninguém tão bom e tão completo. Não existe Super Homem, e você não irá resolver seus problemas de implantação com um técnico.
A única maneira confiável e sustentável para se construir e manter aplicações em ECM/BPM, é ter uma equipe multidisciplinar preparada e uma metodologia de implantação. Obviamente essa equipe pode ser própria ou terceirizada.
Por que os sistemas de ECM/BPM são subestimados?
A maioria das pessoas subestima a complexidade de um sistema de ECM/BPM e o esforço para colocar uma aplicação “em pé”. Mesmo gestores de TI experientes têm uma visão distorcida desses sistemas.
Acredito que seja por conta de dois fatores principais:
a) A forma como os desenvolvedores de software vendem e apresentam seus produtos. Mostrando tudo muito fácil e integrado. “Drag’n drop”, plug’n play”. Entretanto na vida real há um grande esforço para se chegar lá.
b) O desconhecimento da problemática de gestão de documentos e processos, minimizando sua complexidade, tanto por parte dos clientes como por parte da equipe de implantação.
Comprei meu ECM/BPM. Qual o melhor caminho a seguir com os serviços?
Quanto aos serviços de implantação você tem duas opções, na verdade dois extremos e alguns pontos entre eles. “Make or Buy”, ou seja, “Fazer ou Comprar”.
Você pode contratar uma empresa de implantação, que se responsabilizará por todas as atividades da implantação, ou você monta uma equipe interna para cuidar de sua plataforma e da implantação de seus projetos. Normalmente o ideal é um misto dessas duas coisas.
A melhor decisão vai depender do encaminhamento estratégico que sua empresa vai dar para o assunto ECM/BPM. Se há demandas pré-mapeadas, muitas necessidades a serem resolvidas, e a empresa está predisposta a investir durante anos nessa plataforma, acho que o modelo de equipe interna pode funcionar bem, apesar de se ter de pensar em uma fase onde a equipe interna precisará de apoio.
Se sua empresa está iniciando e ainda precisa mostrar resultado para poder alavancar mais investimentos para projetos em ECM e processos e ECM e BPM ainda não tem uma visão corporativa, acredito que o caminho é comprar esses serviços de um provedor de serviços confiável.
A montagem de uma equipe de Implantação, manutenção e suporte de ECM/BPM é uma tarefa bastante complexa e tem sido a grande dificuldade das empresas de implantação no Brasil. Ela requer um grande investimento na formação e capacitação dos profissionais. A experiência, que é um ponto fundamental em uma equipe, vem da participação em projetos. Assim é necessário envolver os técnicos em projetos como parte de sua capacitação.
Entretanto a maioria dos integradores tem tentado atuar no modelo “montar a equipe para o projeto”. Nesse modelo a dificuldade em se manter e motivar a equipe é muito grande.
Dessa forma também é difícil desenvolver e aplicar uma metodologia de implantação consistente, o que deveria ser o pilar de suporte para garantir as fases futuras dos sistemas e dos projetos. Como na brincadeira de nossa equipe de projetos, a implantação vai ser baseada na metodologia “Owner Oriented”.
Super-Homem não existe.