Na era digital, a gestão eletrônica de documentos (GED) tem se tornado uma necessidade crucial para empresas de todos os tamanhos e setores. Na Selens, estamos na vanguarda dessa transformação, oferecendo soluções inovadoras que utilizam inteligência artificial (IA) para otimizar a gestão documental. Hoje, queremos apresentar a funcionalidade de classificação automática de documentos da nossa plataforma digiBOX.

 

Desafios na Gestão de Documentos:

A correta classificação dos documentos é essencial para garantir que cada tipo de documento receba o tratamento adequado, tanto em termos de comportamento do sistema quanto de segurança e privilégios. A classificação manual pode ser um processo demorado e propenso a erros, comprometendo a eficiência e a segurança da gestão documental.

A Solução digiBOX:

Na Selens, desenvolvemos a digiBOX com uma funcionalidade de **classificação automática de documentos** baseada em IA, para enfrentar esses desafios de maneira eficaz. Esta tecnologia traz uma série de benefícios que podem transformar a maneira como você gerencia seus documentos.

Identificação Inteligente:

Nossa solução utiliza algoritmos avançados de IA para identificar automaticamente o tipo de documento que está sendo carregado. Isso significa que, ao fazer o upload de documentos como notas fiscais, contratos ou prontuários de pacientes, o sistema reconhece e classifica cada documento corretamente.

Organização Otimizada:

Após a identificação, a digiBOX organiza os documentos de maneira eficiente e lógica. A classificação automática facilita a organização, garantindo que cada documento esteja no lugar certo e possa ser facilmente encontrado quando necessário. Isso reduz significativamente o tempo gasto na organização manual e minimiza o risco de erros.

Extração de Dados:

Além de identificar e organizar, nossa tecnologia de IA também é capaz de extrair dados relevantes dos documentos. Isso permite que informações cruciais sejam capturadas automaticamente, melhorando a eficiência e a precisão dos seus processos internos e facilitando a integração com outros sistemas empresariais.

Benefícios Técnicos:

• Eficiência Operacional: A automação da classificação reduz o tempo e os recursos necessários para gerenciar documentos.
• Precisão e Consistência: A IA minimiza erros humanos, garantindo uma classificação precisa e consistente.
• Segurança Aprimorada: Aplicação correta de políticas de segurança e privilégios, protegendo dados sensíveis de forma eficaz.
• Facilidade de Acesso: Documentos são organizados de forma que possam ser rapidamente localizados, melhorando a produtividade.

Conclusão:

A integração de IA na gestão documental não é apenas uma inovação, mas uma necessidade para empresas que buscam maximizar sua eficiência operacional. Na Selens, estamos comprometidos em oferecer soluções que atendam às suas necessidades e superem suas expectativas. A classificação automática de documentos na digiBOX é um exemplo claro de como a tecnologia pode transformar a gestão documental.

Se você está interessado em explorar mais sobre como a digiBOX pode beneficiar sua empresa, entre em contato conosco. Estamos aqui para garantir que você aproveite ao máximo as vantagens da transformação digital.

Em um mundo cada vez mais digital, a forma como lidamos com informações e documentos está evoluindo rapidamente. Para as equipes de Recursos Humanos, a gestão eficiente de documentos é essencial para o bom funcionamento de processos internos e para fornecer suporte adequado aos funcionários. É aqui que a digitalização de documentos entra em cena, oferecendo uma solução moderna, ágil e sustentável para os desafios da gestão de RH. Neste artigo, exploraremos como a digitalização pode revolucionar a forma como as equipes de RH lidam com a documentação e quais são os benefícios dessa transformação.

Organização Descomplicada:

Imagine o escritório sem aquelas montanhas de papel, pastas, imensos arquivos e documentos espalhados por todos os cantos. A digitalização de documentos traz uma organização descomplicada para o RH, permitindo que toda a informação seja armazenada digitalmente em uma estrutura bem definida. Adeus, pilhas de papel! Com a digitalização, encontrar e acessar documentos importantes é rápido e fácil, reduzindo o estresse e a perda de tempo associados à busca física.

Eficiência Turbinada:

Tempo é dinheiro! A digitalização de documentos agiliza os processos de RH ao permitir o acesso rápido e instantâneo a informações importantes. O que costumava levar horas ou até mesmo dias para ser localizado, agora pode ser encontrado em questão de segundos. Com menos tempo gasto na busca por documentos, a equipe de RH pode se concentrar em tarefas mais estratégicas e produtivas, impulsionando a eficiência do departamento como um todo.

Segurança Blindada:

A proteção de informações sensíveis é uma das principais preocupações das equipes de RH. Com a digitalização de documentos, você pode fortalecer a segurança dos dados com criptografia e controle de acesso. Isso garante que apenas pessoas autorizadas tenham acesso aos documentos, protegendo informações confidenciais e mantendo a privacidade dos funcionários em alto nível.

Colaboração Imbatível:

Colaboração é a chave para o sucesso de qualquer equipe. Com a digitalização de documentos, a comunicação interna entre membros do RH e também o restante da organização é facilitada. O compartilhamento instantâneo de documentos e informações permite que a equipe trabalhe de forma mais coesa, aumentando a produtividade e garantindo que todos estejam na mesma página em relação aos processos e projetos.

Sustentabilidade Consciente:

Além de todos os benefícios mencionados, a digitalização de documentos também contribui para a sustentabilidade. Reduzir o uso de papel impacta diretamente no meio ambiente, diminuindo a quantidade de árvores derrubadas e economizando recursos naturais. Ao adotar a digitalização, sua empresa demonstra comprometimento com práticas sustentáveis e se posiciona como uma organização consciente e responsável.

Conclusão:

A digitalização de documentos é mais do que uma tendência passageira; é uma transformação fundamental na forma como as equipes de RH gerenciam informações e processos. Com organização descomplicada, eficiência turbinada, segurança blindada, colaboração imbatível e sustentabilidade consciente, a digitalização é a chave para simplificar sua gestão de RH e impulsionar a eficiência da sua equipe. Modernize-se agora e entre na era da gestão de documentos eficiente com a digitalização!

Quer saber como a digitalização pode ajudar sua empresa? Entre em contato conosco e descubra como podemos transformar a maneira como você gerencia seus documentos de RH!

Se quiser conhecer melhor o digiBOX para Prontuário Eletrônico, acesse aqui.

A LGPD – Lei Geral de Proteção de Dados – tem sido tema de grandes discussões técnicas nas organizações, envolvendo muitas áreas como Tecnologia da Informação, Jurídico, Segurança, Administração e outras.

A área de Recursos Humanos é uma das mais impactadas pela LGPD, uma vez que o tratamento dos dados e documentos pessoais dos funcionários está em sua rotina diária.

Outro ponto importante é que o tratamento de dados não está relacionado à quantidade de funcionários da empresa, as obrigações são as mesmas para 3 ou para 5.000 funcionários.

Quem são os “Atores” segundo a LGPD

Para uma adequação da empresa quanto à forma de tratar os documentos dos funcionários é importante termos um entendimento dos “atores” envolvidos e de suas responsabilidades de acordo com a LGPD.

A LGPD considera os seguintes papéis:

• Titular: que é a pessoa, funcionário ou o prestador de serviço, que é o dono das informações e documentos.
• Controlador: pessoa física ou jurídica, responsável pelo tratamento dos dados pessoais. A empresa que recebe esses dados assume esse papel, cabendo a ela a proteção desses dados.
• Operador: o papel do Operador é realizar o tratamento de dados pessoais em nome do Controlador. Pode ser um funcionário ou uma empresa terceirizada.
• Encarregado: o Encarregado é a pessoa indicada pelo Controlador para atuar como sua ponte de comunicação com os titulares dos dados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), para fins de fiscalização e acompanhamento de não conformidades da LGPD.

Dados Pessoais e Dados Sensíveis

Quando falamos de documentação de pessoas podemos classificá-los em dados pessoais e dados sensíveis.

Os dados pessoais são aquelas informações que identificam ou possam identificar uma pessoa, tais como nomes, RG, CPF, códigos de identificação, endereços, etc..

Já os dados sensíveis são aquelas informações sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião pública, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico.

Responsabilidades do empregador

Dentre as principais responsabilidades do empregador quanto à proteção de dados dos colaboradores podemos citar:

1. fornecer informações claras a seus colaboradores sobre como são tratados os dados pessoais que transitam na empresa;
2. indicar medidas técnicas e administrativas para prevenir o vazamento de informações;
3. fomentar uma cultura de proteção de dados;
4. orientar e direcionar cada colaborador na conduta a ser adotada, sobre os cuidados necessários para evitar prejuízos aos titulares de dados;
5. utilizar os dados pessoais de seus colaboradores apenas para a finalidade a que se destinam;
6. manter rigoroso controle de acesso aos dados pessoais dos colaboradores, especialmente dos dados sensíveis a que tiver ciência, tais como: atestados médicos, dados de filiação sindical e outros previstos na legislação;
7. cuidar para que a transferência dos dados dos colaboradores seja realizada de forma segura, ainda que para o cumprimento de obrigações legais ou regulatórias;
8. fazer avaliação prévia do nível de maturidade dos fornecedores que terão acesso aos dados pessoais dos seus colaboradores e firmar contratos que prevejam garantias mínimas para preservar a segurança dos dados;

Nossa solução de Prontuário Eletrônico de Funcionário

Como podemos depreender das informações colocadas acima, a gestão de prontuários é bastante complexa, em especial para o cumprimento das determinações da LGPD.

A gestão tradicional (física em papel) é muito custosa e ineficiente, deixando vários “buracos” de segurança.

O digiBOX Prontuário Eletrônico de Funcionário foi projetado para garantir um controle bastante detalhado dos acessos aos documentos, permitindo a proteção das informações e garantindo as bases da LGPD.

Todas as questões de extravios de documentos nas manipulações e transferências são eliminadas. Todas as ações nos prontuários são auditáveis pois ficam registradas no sistema.

A localização rápida de documentos também é uma facilidade muito útil no dia a dia para responder à necessidade de apresentação e manipulação de documentos.

Se quiser conhecer melhor o digiBOX para Prontuário Eletrônico, acesse aqui.

Neste post usei como referência o ebook da OAB do Distrito Federal – LGPD nas relações de trabalho, cujos autores são Adriana Giuntini, Ana Sylvia da Fonseca Pinto Coelho, Camila Mickievicz, Cinthia Tufaile, Dayane Mendonça, Julie Maria Figueira Vittone, Kelly Santoro, Ilderlândio Teixeira, Marcela Calazans, Natália Saucedo Perez Costa. Recomendo a leitura. Acesse o e-book aqui.

O digiBOX é um sistema de GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos desenvolvido pela Selens, baseado na “nuvem”, para atender às demandas de empresas com relação à gestão documental.

O digiBOX é moderno e simples de usar. E é ofertado no modelo de computação em nuvem, ou seja, como serviço, via internet, sem a necessidade de aquisição de licenças, servidores, serviços de implantação e outros.

Neste artigo você vai conhecer as principais vantagens que essa solução oferece para o seu negócio e entender porque ela é um sinônimo de Gerenciamento Eletrônico de Documentos na nuvem no Brasil. Acompanhe!

1. Nunca mais se preocupe com a quantidade de documentos que você precisa administrar, nem com a segurança deles!

digiBOX – escalabilidade e segurança na medida certa

Dois pontos precisam ser considerados quando falamos de uma estratégia de gestão de documentos: os dados precisam estar 100% protegidos e seguros, e o volume de documentos vai aumentar constantemente.

O digiBOX é uma solução que foi projetada para lidar com essas duas questões. Com toda a elasticidade da computação em nuvem — nossos datacenters estão preparados para suportar toda a carga de dados e fazer o armazenamento na medida certa.  A solução também é 100% segura, pois conta com uma infraestrutura de TI poderosa, além dos métodos de proteção de dados testados e reconhecidos mundialmente.

2. Todos os seus documentos em um único lugar

digiBOX – um repositório único para todos os tipos de documentos

Hoje os documentos podem assumir diversas formas. Eles podem ser imagens, áudio, vídeo, textos, planilhas, e-mails e muito mais.

Com o digiBOX você conta com um repositório único para qualquer tipo de documento, não importando quanto eles “pesem” dentro do sistema. É nessa “biblioteca eletrônica”  que os profissionais irão armazenar, processar e pesquisar sempre que precisarem de algum documento.

3. Seus documentos disponíveis em qualquer lugar a qualquer hora

digiBOX – uma plataforma móvel e social

O grande trunfo de uma plataforma de gerenciamento de documentos como o digiBOX é que ele é baseado em browsers e app’s, ou seja, é possível trabalhar nele na internet por meio de qualquer dispositivo conectado (desktop, notebook, tablet, smartphone etc.).

Isso proporciona aos profissionais a possibilidade de trabalhar além das quatro paredes do escritório. Seja em casa, em regime de home office, ou no quarto de um hotel, as pessoas devidamente autorizadas podem trabalhar com a documentação sem precisar ficar trocando e-mails com arquivos anexos.

O caráter social do sistema se dá pela facilidade de equipes remotas trabalharem nos mesmos arquivos com total controle sobre as alterações realizadas, versões geradas, comentários, discussões. Colaboração é a palavra!

4. Aumente a produtividade da sua equipe, com um custo muito menor e com muito mais controle

digiBOX – velocidade, produtividade, controle e custo baixo

Você já teve dificuldades em localizar um documento? Então, as funcionalidades de pesquisa do digiBOX vão acabar com esse problema. Além disso, os gestores podem usar configurações de status, tags e filas de atividades tornando suas equipes mais produtivas e efetivas. Em outras palavras, é possível distribuir tarefas e acompanhar online o andamento delas.

Outras funcionalidades como a criação de blogs, wikis, calendários e fluxos de trabalho irão auxiliar bastante no seu dia-a-dia.

Do ponto de vista do custo, o digiBOX é muito mais barato do que implementar um software de gerenciamento eletrônico de documentos no modo tradicional. Ele está na nuvem, o que evita que a empresa precise investir em infraestrutura própria de TI para suportá-lo.

Você gostou dos benefícios e características do digiBOX aqui descritas? Quer saber mais? Fale agora mesmo conosco e veja tudo que essa solução incrível pode proporcionar para a sua empresa!

Outro dia publicamos aqui no blog um artigo sobre sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos na nuvem — se você não leu, veja aqui. Hoje vamos além: apontaremos neste texto as principais razões para que você opte por uma solução baseada em computação na nuvem.

Você vai ver, a seguir, que os benefícios desse tipo de solução vão desde a redução de custos até a segurança da informação, passando por mobilidade e muito mais. Continue lendo!

Sistema de gerenciamento eletrônico de documentos na nuvem é mais barato do que no modelo tradicional

Como os recursos tecnológicos são entregues por meio de uma base compartilhada, é muito mais barato ter um sistema de gerenciamento eletrônico de dados na nuvem.

A solução é adquirida e utilizada como um serviço, ou seja, não é necessário investir em infraestrutura própria nem pagar por licenças de uso, basta fechar contrato com o provedor de nuvem e pagar apenas pelo que é utilizado.

Em outras palavras, é possível usar o sistema pagando como uma assinatura, quase igual ao que acontece com a energia elétrica e a conectividade web, por exemplo. Além disso, os custos são drasticamente reduzidos porque, nesse modelo, não é necessário passar por longos períodos de implantação máquina a máquina.

Proporciona mobilidade aos colaboradores

Empresas que possuem várias filiais ou cujos executivos e profissionais de administrativo viajam bastante podem se beneficiar da mobilidade proporcionada pela nuvem. Um gerente de RH que esteja viajando pode acessar, alterar e compartilhar documentos diretamente de seu tablet enquanto espera um voo, por exemplo.

Com o sistema de gerenciamento eletrônico de documentos na nuvem, as quatro paredes do escritório não são mais o limite para os profissionais. Isso também é excelente para organizações que já estão explorando os benefícios do home office.

É muito mais seguro e está sempre 100% disponível

Outra grande vantagem de utilizar esse tipo de solução na nuvem é a segurança da informação. É sempre bom lembrar que o Brasil é um dos países campeões em fraudes eletrônicas, e a documentação de uma empresa precisa estar 100% segura, inclusive sob o ponto de vista da perenidade do negócio.

Nós sabemos, manter uma infraestrutura de TI 100% segura demanda investimentos em ferramentas e profissionais altamente qualificados. Na nuvem, a segurança dos documentos é uma preocupação do provedor. E ele tem capacidade tecnológica e métodos para garantir isso.

Por outro lado, também as cópias de segurança (backups) passam a ser automatizadas, o que evita perda de versões atualizadas das informações, tão comum no cotidiano corrido das empresas hoje.

O que você achou das vantagens de ter um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos na nuvem? Entenda melhor em profundidade o que  estamos falando baixando agora o e-book ‘Gerenciamento Eletrônico de Documentos na Nuvem’ – é grátis!

Para entendermos o que é um sistema de gerenciamento eletrônico de dados na nuvem, primeiro precisamos rememorar o que é a nuvem.

Na verdade, estamos falando do conceito de computação em nuvem (cloud computing, em inglês), um modelo computacional de utilidade no qual empresas podem hospedar e processar seus dados, processos e aplicações na infraestrutura de TI de um provedor de serviços de nuvem.

Na computação em nuvem, os recursos tecnológicos que uma organização necessita para sua operação podem ser adquiridos em forma de serviço, ou seja, virtualizados. E isso ajuda a reduzir custos e melhorar a mobilidade e a escalabilidade tecnológica, entre outros diversos benefícios.

O conceito de gerenciamento eletrônico de documentos na nuvem

Dentro disso, o que chamamos de gerenciamento eletrônico de documentos na nuvem é uma modalidade operacional na qual a empresa utiliza os recursos de cloud computing para armazenar, manipular, compartilhar e processar seus documentos sem a necessidade de ter uma infraestrutura própria.

O provedor fornece um sistema especializado, que está armazenado no seu data center (centro de dados) de forma virtualizada, ou seja, via internet. E a empresa só precisa se preocupar em utilizá-lo de forma correta.

Todas as preocupações com hardwares e softwares que seriam necessários para manter esse sistema sempre confiável, seguro e disponível desaparecem. E também não é preciso se preocupar com atualizações e suporte, além de não haver necessidade de implantação máquina a máquina como ocorre no modo tradicional.

Gerenciamento eletrônico de documentos na nuvem é a evolução que a sua empresa precisa

De alguma forma, toda empresa já possui algum processo eletrônico de gerenciamento de documentos. Desde a organização de e-mails recebidos até formulários de clientes, passando por faturas e muito mais, algum tipo de sistema de arquivamento é utilizado.

A diferença se dá quando esse gerenciamento eletrônico é feito de maneira estruturada e estratégica. Ou seja, utilizando um sistema específico para isso e também aplicando métodos para essa finalidade.

Com o gerenciamento eletrônico de documentos, o processo já realizado de maneira pouco ordenada, sistêmica e estratégica passa a ser um processo integrado aos objetivos do negócio. E os resultados disso vão desde a drástica redução do tempo que os colaboradores gastam para capturar, armazenar e recuperar arquivos até o controle efetivo dos gastos.

É aí que um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos na nuvem passa a elevar a estratégia a um outro patamar. Ao invés de precisar implementar a solução na rede interna, ter que manter uma infraestrutura própria e gastar com pessoal especializado em segurança, banco de dados e servidores, por exemplo, basta fechar parceria com um provedor de nuvem.

Mas, atenção: tome o cuidado de escolher um fornecedor com reconhecida expertise em sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos na nuvem. Certifique-se de que o provedor possui certificações em segurança, que já tenha casos de sucesso para contar e que o contrato firmado com ele assegura total controle sobre os documentos da sua empresa.

Sua empresa está preparada para um sistema de gerenciamento eletrônico de dados na nuvem? Entenda melhor em profundidade o que  estamos falando baixando agora o e-book ‘Gerenciamento Eletrônico de Documentos na Nuvem’ – é grátis!

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é um processo de captura, armazenamento e recuperação de documentos. Por meio dele, as empresas conseguem tornar o controle documental mais eficaz, seguro e com custos controlados.

Dizendo de uma forma ainda mais simples: trata-se do gerenciamento de diferentes tipos de documentos em uma empresa usando programas de computador e armazenamento. Um sistema especializado para esse fim permite que os colaboradores da área administrativa de uma organização criem um documento ou capturem uma cópia impressa em formato eletrônico, armazenem, editem, imprimam, processem e controlem documentos de imagem, vídeo e áudio, bem como em forma de texto.

Você já pensou a respeito disso? Veja, a seguir, alguns sinais de que sua empresa precisa de um bom sistema de gerenciamento eletrônico de documentos e você nem sabia!

1. Depois de alterar um documentos sua equipe fica perdida entre as várias versões geradas

Quantas vezes você se perguntou se você está trabalhando na última versão de um documento? No mundo do papel, compartilhamentos de arquivos e e-mails geralmente podem ser desafiadores, pois não há controle de versão. Ser capaz de voltar no tempo para entender as mudanças também é quase impossível sem mecanismos de controle de versão manual.

Um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos é perfeito para controlar versões, guarda histórico de alterações e evita erros e retrabalhos.  Com ele, quando vários profissionais trabalham no mesmo documento, os problemas associados a múltiplas cópias desaparecem, assim como a necessidade de distribuir cópias por e-mail.

2. Apenas uma pessoa por vez pode acessar e utilizar um documento digital

A colaboração entre as diferentes partes interessadas nas organizações está se tornando mais complexa à medida que mais operações são terceirizadas ou que mais colaboradores são contratados.

Com uma boa plataforma de gerenciamento eletrônico de documentos (de preferência na nuvem), é possível melhorar a capacidade de colaboração interna e externa através do uso de ambientes baseados na web e fluxos de trabalho. Além disso, é possível entender onde um documento está no processo de autoria, revisão e aprovação em poucos cliques.

3. Documentos importantes já foram perdidos, danificados, extraviados ou fraudados

O conteúdo documental de uma empresa pode ser extremamente sensível. Nesse sentido, ter segurança e controle adequados é imperativo. Conseguir isso através de sistemas de gerenciamento de documentos baseados em documentos ou arquivos compartilhados é extremamente desafiador.

Ser capaz de mostrar claramente a custódia e a rastreabilidade dos documentos é um requisito de governança e, em muitos casos, regulamentar (arquivos que precisam ser enviados para o governo, por exemplo). Um bom sistema de gerenciamento eletrônico de documentos pode ajudar através do uso de trilhas de auditoria e controles de segurança rastreáveis.

4. A empresa não tem cópias de segurança dos documentos, ou elas não são geradas automaticamente

As práticas tradicionais de gerenciamento de documentos encorajam o armazenamento de documentos em computadores locais e compartilhamentos de arquivos não controlados. Isso significa que, muitas vezes, o conteúdo pode não ser devidamente copiado. Muitas vezes, descobrimos isso quando é muito tarde e documentos importantes são perdidos.

É fundamental poder produzir cópias originais e legíveis de registros e ter uma solução de backup forte no local é imperativo para evitar perdas por erros dos usuários, fraudes ou falhas nos sistemas.

Com um bom sistema de gerenciamento de documentos na nuvem, as cópias de segurança (backups) são realizadas automaticamente, sem intervenção humana. Isso torna a recuperação do conteúdo mais fácil e eficiente.

5. Boa parte da documentação ainda está em papel, o que custa caro e atrapalha a produtividade na operação

O gerenciamento e o arquivamento de documentos em papel podem ser muito intensivos em mão de obra e caros. A necessidade de espaço de armazenamento físico para registros em papel também custa dinheiro e torna a operação mais lenta e improdutiva.

Ao digitalizar e gerenciar online, tudo melhora, pois os colaboradores têm acesso onde quer que estejam e podem trabalhar simultaneamente em um único arquivo. Pense em como isso pode tornar tudo mais produtivo e eficiente!

→ Mas atenção: se ainda assim for necessário manter os arquivos físicos, em papel, lembre-se que um bom sistema de gerenciamento eletrônico de documentos deve oferecer a você funcionalidades para lhe ajudar com o controle e gestão desses documentos físicos.

6. Encontrar um documento eletrônico demanda muito tempo dos seus colaboradores

Quantas vezes você tentou encontrar documentos e informações sem sucesso? Quão fácil é procurar por conteúdo nos sistemas de gerenciamento de documentos baseados em compartilhamento de arquivos?

O conteúdo dos documentos e os metadados podem representar uma parte significativa da propriedade intelectual da sua empresa; são uma mina de ouro de informações. Ser capaz de gerar métricas e tendências a partir desses dados é possível através de inteligência de negócios e ferramentas de pesquisa avançada disponíveis num bom sistema de gerenciamento eletrônico de documentos.

7. Quando viajam, os profissionais não têm acesso a documentos e precisam solicitar cópias por e-mail

Se falamos da gestão documental como uma estratégia, não é possível imaginar que os usuários de um sistema devem ficar restritos às quatro paredes do escritório. Com uma solução na nuvem, os profissionais devidamente autorizados podem trabalhar onde quer que estejam, utilizando qualquer dispositivo (desktop, notebook, tablet, smartphone etc.), desde que conectados à web.

Isso representa um salto e tanto em produtividade, colaboração e eficiência na operação. Um executivo que esteja em viagem e que precise buscar um contrato firmado com um cliente, por exemplo, pode fazer isso enquanto aguarda o voo no aeroporto.

Que tal, você se identificou com algum desses sinais? Entenda melhor do que estamos falando baixando agora o e-book ‘Gerenciamento Eletrônico de Documentos na Nuvem’ – é grátis!

A digitalização de documentos há algum tempo deixou de ser uma novidade para empresas de todo o mundo. É, cada dia mais, uma necessidade para tornar os negócios mais inteligentes e seguros, uma vez que a chamada “era da transformação digital” oferece uma série de benefícios.

Sobre isso vamos conversar ao longo deste artigo. Você vai entender o que é digitalização de documentos, quais vantagens sua empresa pode obter com esse processo e quais os primeiros passos que devem ser dados. Acompanhe!

O que é digitalização de documentos?

Como o próprio nome sugere, a digitalização de documentos é o processo de conversão de informações em um formato digital. Nesse formato, as informações são organizadas em unidades de dados (chamadas de bits) que podem ser endereçadas separadamente (geralmente em grupos de vários bits chamados bytes). Esses são os dados binários que os computadores e muitos dispositivos com capacidade de computação (smartphones, tablets etc.) podem processar.

A digitalização de informações torna mais fácil a preservação, acesso e compartilhamento. Por exemplo, um documento histórico original só pode ser acessado por pessoas que visitam sua localização física, mas se o conteúdo do documento é digitalizado, ele pode ser disponibilizado para pessoas em todo o mundo. Existe uma tendência crescente para a digitalização de dados historicamente e culturalmente significativos.

Por que sua empresa deve aderir à digitalização de documentos?

Existem muitos motivos para as empresas aderirem a um processo de digitalização de sua documentação. Aqui estão os mais significativos:

• Reduzir custos com manipulação, impressão e gestão dos documentos;
• Melhorar a segurança da informação;
• Facilitar o compartilhamento dos documentos e aumentar a colaboração entre profissionais com atuação remota;
• Melhorar a produtividade da equipe, que não perde tanto tempo localizando e transportando papéis;
• Controlar a qualidade dos dados por meio da tecnologia;
• Atender com mais eficiência aos órgãos governamentais durante uma auditoria, por exemplo.

Mas, atenção: fazer a própria digitalização pode custar muito dinheiro, além de dar muito trabalho. Um bom conselho é optar pela terceirização da digitalização de documentos — entenda melhor aqui: 7 Razões para terceirizar a digitalização de documentos!

Que benefícios seu negócio pode obter com a digitalização de documentos?

Por fim, vamos a um detalhamento maior das principais vantagens que a digitalização de documentos pode oferecer ao seu negócio:

1. Negócio mais orientado a dados

A manipulação de papéis exige tempo de profissionais. Um tempo que eles poderiam dedicar a uma atuação mais analítica e estratégica.

Ao digitalizar os documentos, a empresa torna seus negócios mais orientados a dados;  administra melhor suas obrigações burocráticas por meio de um sistema e consegue elevar a produtividade da equipe.

2. Mais sustentabilidade

Ao reduzir significativamente o volume de documentos impressos, a empresa torna sua atuação mais sustentável e ecologicamente correta. Basta olharmos para a quantidade de árvores que precisam ser derrubadas para a fabricação de papéis, a composição química das tintas e a energia elétrica gasta durante a impressão.

4. Ganho de maior controle de acesso

Com a digitalização, a documentação da empresa passa a ser armazenada em um sistema. Assim, é possível se certificar de quem são as pessoas autorizadas a acessar, alterar e compartilhar os documentos.

5. Redução dos riscos de perdas e extravios

Uma empresa que passa por um incidente como um incêndio, por exemplo, tende a perder documentação. Se os documentos forem digitalizados, eles podem facilmente ser recuperados. Da mesma forma, ao sistematizar a gestão documental, é possível monitorar a manipulação das informações e recuperá-las com mais facilidade caso algum usuário cometa algum erro.

Que tal, você está preparado para implementar um processo de digitalização de documentos em sua empresa? Deixe seu comentário!