Há no mercado hoje uma série de empresas que prestam serviços de digitalização de documentos. O excesso de ofertas, contudo, dificulta a separação do joio do trigo, o que é cada dia mais comum quando se trata de tecnologia e serviços tecnológicos.

Pensando nisso, sempre que uma empresa decide montar uma estratégia de gestão documental baseada no ambiente digital, a primeira pergunta que surge é: o que levar em conta ao avaliar uma empresa especializada em digitalização de documentos?

Neste artigo, vamos te dar algumas pistas que poderão ajudar nessa avaliação. Continue lendo para aprender!

6 aspectos que você deve avaliar ao contratar um serviço de digitalização de documentos

1. Avalie as referências do prestador do serviço

Um bom serviço de digitalização de documentos deve ter uma excelente reputação no mercado. E, por isso, ter boas referências.

Sendo assim, uma forma eficiente de avaliar uma empresa que presta esse serviço é conversando com outras empresas que já contrataram esse fornecedor. Pergunte, por exemplo, como foi o atendimento, se o que foi prometido em contrato foi entregue, se as técnicas empregadas foram éticas, etc..

2. Verifique a experiência do prestador

É importante não confundir experiência com tempo de mercado. Uma empresa relativamente nova pode contar com uma equipe altamente experiente. Logo, ela pode fornecer um excelente serviço.

3. Conheça a equipe

Também é interessante obter informações sobre o time de profissionais que atuam na empresa especializada em digitalização de documentos. A experiência e o conhecimento dos profissionais valem muito nessa hora. Peça que a empresa compartilhe com você informações sobre a equipe que vai cuidar do seu trabalho. Se não quiserem compartilhar, desconfie.

4. Veja se há garantia total de segurança da informação

Não se pode esquecer que os documentos da sua empresa contém informações muito importantes para o seu negócio. Por isso, segurança e confidencialidade são essenciais.

Veja se a empresa especializada em serviços de digitalização de documentos garante total segurança aos documentos que serão manipulados. De preferência, que haja no contrato uma cláusula detalhada de confidencialidade e garantia da integridade dos dados contidos na documentação.

Se a equipe de digitalização é segregada. Como funciona o tratamento de celulares no ambiente de digitalização. E outros.

5. Avalie a tecnologia empregada

Digitalização e tecnologia são sinônimos. Você precisa se certificar de que os equipamentos e as ferramentas tecnológicas utilizadas pelo fornecedor do serviço de digitalização são modernos e confiáveis.

Desconfie de fornecedores que forem reticentes na hora de demonstrar a tecnologia empregada. Um tanto quanto melhor se o fornecedor expuser, inclusive, os métodos que ele utiliza durante o serviço.

Se achar necessário, consulte um profissional especializado nesse tipo de tecnologia para ter uma avaliação mais confiável.

6. Teste a qualidade

Antes de mergulhar na digitalização total dos documentos da sua empresa, você pode solicitar ao fornecedor que está avaliando que ele faça uma “prova”, ou seja, que ele digitalize um lote específico de documentos. Assim, você poderá avaliar a qualidade do serviço entregue antes de firmar contrato.

No vídeo abaixo você pode conhecer um pouco melhor como funciona um processo desses na prática.

 

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Uma dúvida que muitas empresas têm quando se trata de digitalização de documentos é se é possível realizar esse processo internamente. E a resposta é sim, é possível. No entanto, não é tão simples quanto parece. Continue lendo este artigo para entender porque, em muitos casos, o melhor a se fazer é buscar ajuda de uma empresa especializada em digitalização de documentos!

O que é digitalização de documentos?

Para começar precisamos desmistificar o que é e o que não é digitalização de documentos. Não se trata de apenas escanear papéis e arquivá-los em computadores.

Com um bom serviço de digitalização de documentos as informações corporativas mais importantes são convertidas em arquivos digitais, PDF por exemplo, organizadas e classificadas.

Aqui estão os principais benefícios de digitalizar a documentação de uma empresa:

• Redução de custos com manipulação, impressão e gestão dos documentos;
• Melhorias na segurança da informação;
• Facilitação do compartilhamento dos documentos e aumento da colaboração entre profissionais, inclusive com a possibilidade de atuação remota;
• Melhorias na produtividade da equipe;
• Aumento do controle da qualidade dos dados;
• Atendimento das exigências burocráticas de órgãos governamentais com mais facilidade.

Quais são os desafios de fazer digitalização de documentos por conta própria?

Empresários que optam por digitalizar sua documentação internamente acreditam que basta adquirir ou alugar um equipamento para realizar o escaneamento e deixar a tarefa por conta de uma secretária ou de um estagiário. Mas não é bem assim!

Se estamos falando de documentos corporativos, que não são quaisquer papéis e precisam ser tratados de forma séria, o processo se torna complexo, envolve diversos processos e métodos que garantam total segurança.

É importante considerar que os documentos precisam ser categorizados conforme sua importância para o negócio e receber um tratamento adequado. A manipulação da papelada requer atenção redobrada, uma vez que qualquer avaria ou extravio pode comprometer informações vitais para a empresa.

Por que contratar uma empresa especializada em digitalização de documentos é a melhor opção?

Dentro dos desafios expostos acima, o melhor a se fazer é buscar ajuda de uma empresa especializada. Isso porque essas empresas possuem equipamentos adequados, conhecem os processos de digitalização (planejamento, preparação dos materiais físicos, transporte, captura, nomeação, indexação etc.) e sabem quais são as melhores ferramentas para que a gestão documental seja sustentável e não aumente os gastos.

Uma empresa especializada em digitalização de documentos realiza tarefas que envolvem diversas etapas, que vão desde a preparação física do material (retirada de clipes, grampos e outros) até o armazenamento, passando pela captura da imagem (escaner), a melhoria da imagem capturada, a indexação das imagens para facilitar a pesquisa, o OCR e a entrega final.

No vídeo abaixo você pode conhecer um pouco melhor como funciona um processo desses na prática.

 

Como está o processo de digitalização de documentos na sua empresa? Aprofunde-se mais nesse assunto baixando agora mesmo nosso e-book ‘Tudo o Que Você Precisa Saber Sobre Digitalização de Documentos’ – é grátis!

A digitalização de documentos – processo de transformar a documentação física em papel em arquivos digitais que podem ser gerenciados e armazenados de uma forma mais segura, econômica e simples pelas organizações – é fundamental hoje .

Contudo, não é raro encontrarmos empresas que seguem gerando e administrando sua documentação unicamente em papel. Uma série de implicações e dificuldades são vivenciadas no dia-a-dia dos profissionais que trabalham dessa forma tradicional.

Sobre isso vamos conversar ao longo deste artigo. Você vai ver, a seguir, quais são os sinais que evidenciam a necessidade de contratação de um serviço de digitalização de documentos. Acompanhe!

1. Sua empresa precisa de um serviço de digitalização de documentos quando há extravio de papéis importantes

Conforme o negócio cresce aumenta também o número de documentos que precisam ser impressos e arquivados. A burocracia dos negócios, especialmente quando se trata de cumprir com todas as exigências governamentais, faz com que muitas empresas precisem montar um departamento para guardar e controlar sua documentação.

Como muitos papéis circulam entre departamentos e filiais, é natural que aconteçam extravios. E a perda de documentos importantes pode significar prejuízos financeiros – multas, retrabalho, perda de tempo etc..

2. Quando os profissionais não podem fazer consultas simultâneas

O trabalho integrado por sistemas de gestão empresarial é fundamental para a eficiência operacional das empresas. Mas se os documentos não podem ser acessados simultaneamente por diversos profissionais de departamentos diferentes, a produtividade pode ficar comprometida.

É importante lembrar que mais de 80% dos processos de negócio das organizações está baseado em documentos.

Por mais que os documentos estejam guardados em arquivos de computador, é importante que eles possam ser acessados e manipulados de uma maneira que a colaboração das equipes não seja prejudicada.

3. Quando um possível incidente cause a perda total de papéis importantes

Trabalhar com documentos em papel ou com cópias digitais contidas em computadores específicos é muito perigoso em caso de incêndios ou outros incidentes como invasões de hackers, por exemplo.

Um bom serviço de digitalização de documentos permite a geração de cópias de segurança e também o controle de acesso através de senhas e métodos de criptografia. Sem contar que você pode associar isso a um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos.

4. Quando os documentos digitais não estão salvos na nuvem

Muitas empresas acreditam que têm uma boa estratégia de digitalização pelo simples fato de terem escaneado seus documentos e guardado na rede interna. Isso é um equívoco.

A melhor estratégia é contar com um sistema de gerenciamento de documentos baseado na nuvem. Assim, é possível fazer backups, compartilhar e trabalhar online nas informações sem medo de perdê-las ou danificá-las no dia a dia corrido da operação.

5. Quando a documentação consome muitos recursos financeiros

Por fim, mas não menos importante, um sinal flagrante de que é preciso contratar um bom serviço de digitalização de documentos é o montante de dinheiro gasto com impressões e guarda da documentação corporativa.

Empresas ambientalmente conscientes já sabem que, quanto menos papéis imprimirem, mais estarão contribuindo para a preservação da natureza. Também sabem que muito dinheiro pode ser economizado ao transformar digitalmente sua gestão documental.

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O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é um processo de captura, armazenamento e recuperação de documentos. Por meio dele, as empresas conseguem tornar o controle documental mais eficaz, seguro e com custos controlados.

Dizendo de uma forma ainda mais simples: trata-se do gerenciamento de diferentes tipos de documentos em uma empresa usando programas de computador e armazenamento. Um sistema especializado para esse fim permite que os colaboradores da área administrativa de uma organização criem um documento ou capturem uma cópia impressa em formato eletrônico, armazenem, editem, imprimam, processem e controlem documentos de imagem, vídeo e áudio, bem como em forma de texto.

Você já pensou a respeito disso? Veja, a seguir, alguns sinais de que sua empresa precisa de um bom sistema de gerenciamento eletrônico de documentos e você nem sabia!

1. Depois de alterar um documentos sua equipe fica perdida entre as várias versões geradas

Quantas vezes você se perguntou se você está trabalhando na última versão de um documento? No mundo do papel, compartilhamentos de arquivos e e-mails geralmente podem ser desafiadores, pois não há controle de versão. Ser capaz de voltar no tempo para entender as mudanças também é quase impossível sem mecanismos de controle de versão manual.

Um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos é perfeito para controlar versões, guarda histórico de alterações e evita erros e retrabalhos.  Com ele, quando vários profissionais trabalham no mesmo documento, os problemas associados a múltiplas cópias desaparecem, assim como a necessidade de distribuir cópias por e-mail.

2. Apenas uma pessoa por vez pode acessar e utilizar um documento digital

A colaboração entre as diferentes partes interessadas nas organizações está se tornando mais complexa à medida que mais operações são terceirizadas ou que mais colaboradores são contratados.

Com uma boa plataforma de gerenciamento eletrônico de documentos (de preferência na nuvem), é possível melhorar a capacidade de colaboração interna e externa através do uso de ambientes baseados na web e fluxos de trabalho. Além disso, é possível entender onde um documento está no processo de autoria, revisão e aprovação em poucos cliques.

3. Documentos importantes já foram perdidos, danificados, extraviados ou fraudados

O conteúdo documental de uma empresa pode ser extremamente sensível. Nesse sentido, ter segurança e controle adequados é imperativo. Conseguir isso através de sistemas de gerenciamento de documentos baseados em documentos ou arquivos compartilhados é extremamente desafiador.

Ser capaz de mostrar claramente a custódia e a rastreabilidade dos documentos é um requisito de governança e, em muitos casos, regulamentar (arquivos que precisam ser enviados para o governo, por exemplo). Um bom sistema de gerenciamento eletrônico de documentos pode ajudar através do uso de trilhas de auditoria e controles de segurança rastreáveis.

4. A empresa não tem cópias de segurança dos documentos, ou elas não são geradas automaticamente

As práticas tradicionais de gerenciamento de documentos encorajam o armazenamento de documentos em computadores locais e compartilhamentos de arquivos não controlados. Isso significa que, muitas vezes, o conteúdo pode não ser devidamente copiado. Muitas vezes, descobrimos isso quando é muito tarde e documentos importantes são perdidos.

É fundamental poder produzir cópias originais e legíveis de registros e ter uma solução de backup forte no local é imperativo para evitar perdas por erros dos usuários, fraudes ou falhas nos sistemas.

Com um bom sistema de gerenciamento de documentos na nuvem, as cópias de segurança (backups) são realizadas automaticamente, sem intervenção humana. Isso torna a recuperação do conteúdo mais fácil e eficiente.

5. Boa parte da documentação ainda está em papel, o que custa caro e atrapalha a produtividade na operação

O gerenciamento e o arquivamento de documentos em papel podem ser muito intensivos em mão de obra e caros. A necessidade de espaço de armazenamento físico para registros em papel também custa dinheiro e torna a operação mais lenta e improdutiva.

Ao digitalizar e gerenciar online, tudo melhora, pois os colaboradores têm acesso onde quer que estejam e podem trabalhar simultaneamente em um único arquivo. Pense em como isso pode tornar tudo mais produtivo e eficiente!

→ Mas atenção: se ainda assim for necessário manter os arquivos físicos, em papel, lembre-se que um bom sistema de gerenciamento eletrônico de documentos deve oferecer a você funcionalidades para lhe ajudar com o controle e gestão desses documentos físicos.

6. Encontrar um documento eletrônico demanda muito tempo dos seus colaboradores

Quantas vezes você tentou encontrar documentos e informações sem sucesso? Quão fácil é procurar por conteúdo nos sistemas de gerenciamento de documentos baseados em compartilhamento de arquivos?

O conteúdo dos documentos e os metadados podem representar uma parte significativa da propriedade intelectual da sua empresa; são uma mina de ouro de informações. Ser capaz de gerar métricas e tendências a partir desses dados é possível através de inteligência de negócios e ferramentas de pesquisa avançada disponíveis num bom sistema de gerenciamento eletrônico de documentos.

7. Quando viajam, os profissionais não têm acesso a documentos e precisam solicitar cópias por e-mail

Se falamos da gestão documental como uma estratégia, não é possível imaginar que os usuários de um sistema devem ficar restritos às quatro paredes do escritório. Com uma solução na nuvem, os profissionais devidamente autorizados podem trabalhar onde quer que estejam, utilizando qualquer dispositivo (desktop, notebook, tablet, smartphone etc.), desde que conectados à web.

Isso representa um salto e tanto em produtividade, colaboração e eficiência na operação. Um executivo que esteja em viagem e que precise buscar um contrato firmado com um cliente, por exemplo, pode fazer isso enquanto aguarda o voo no aeroporto.

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A digitalização de documentos há algum tempo deixou de ser uma novidade para empresas de todo o mundo. É, cada dia mais, uma necessidade para tornar os negócios mais inteligentes e seguros, uma vez que a chamada “era da transformação digital” oferece uma série de benefícios.

Sobre isso vamos conversar ao longo deste artigo. Você vai entender o que é digitalização de documentos, quais vantagens sua empresa pode obter com esse processo e quais os primeiros passos que devem ser dados. Acompanhe!

O que é digitalização de documentos?

Como o próprio nome sugere, a digitalização de documentos é o processo de conversão de informações em um formato digital. Nesse formato, as informações são organizadas em unidades de dados (chamadas de bits) que podem ser endereçadas separadamente (geralmente em grupos de vários bits chamados bytes). Esses são os dados binários que os computadores e muitos dispositivos com capacidade de computação (smartphones, tablets etc.) podem processar.

A digitalização de informações torna mais fácil a preservação, acesso e compartilhamento. Por exemplo, um documento histórico original só pode ser acessado por pessoas que visitam sua localização física, mas se o conteúdo do documento é digitalizado, ele pode ser disponibilizado para pessoas em todo o mundo. Existe uma tendência crescente para a digitalização de dados historicamente e culturalmente significativos.

Por que sua empresa deve aderir à digitalização de documentos?

Existem muitos motivos para as empresas aderirem a um processo de digitalização de sua documentação. Aqui estão os mais significativos:

• Reduzir custos com manipulação, impressão e gestão dos documentos;
• Melhorar a segurança da informação;
• Facilitar o compartilhamento dos documentos e aumentar a colaboração entre profissionais com atuação remota;
• Melhorar a produtividade da equipe, que não perde tanto tempo localizando e transportando papéis;
• Controlar a qualidade dos dados por meio da tecnologia;
• Atender com mais eficiência aos órgãos governamentais durante uma auditoria, por exemplo.

Mas, atenção: fazer a própria digitalização pode custar muito dinheiro, além de dar muito trabalho. Um bom conselho é optar pela terceirização da digitalização de documentos — entenda melhor aqui: 7 Razões para terceirizar a digitalização de documentos!

Que benefícios seu negócio pode obter com a digitalização de documentos?

Por fim, vamos a um detalhamento maior das principais vantagens que a digitalização de documentos pode oferecer ao seu negócio:

1. Negócio mais orientado a dados

A manipulação de papéis exige tempo de profissionais. Um tempo que eles poderiam dedicar a uma atuação mais analítica e estratégica.

Ao digitalizar os documentos, a empresa torna seus negócios mais orientados a dados;  administra melhor suas obrigações burocráticas por meio de um sistema e consegue elevar a produtividade da equipe.

2. Mais sustentabilidade

Ao reduzir significativamente o volume de documentos impressos, a empresa torna sua atuação mais sustentável e ecologicamente correta. Basta olharmos para a quantidade de árvores que precisam ser derrubadas para a fabricação de papéis, a composição química das tintas e a energia elétrica gasta durante a impressão.

4. Ganho de maior controle de acesso

Com a digitalização, a documentação da empresa passa a ser armazenada em um sistema. Assim, é possível se certificar de quem são as pessoas autorizadas a acessar, alterar e compartilhar os documentos.

5. Redução dos riscos de perdas e extravios

Uma empresa que passa por um incidente como um incêndio, por exemplo, tende a perder documentação. Se os documentos forem digitalizados, eles podem facilmente ser recuperados. Da mesma forma, ao sistematizar a gestão documental, é possível monitorar a manipulação das informações e recuperá-las com mais facilidade caso algum usuário cometa algum erro.

Que tal, você está preparado para implementar um processo de digitalização de documentos em sua empresa? Deixe seu comentário!

A transformação digital tem tornado o acesso à tecnologia mais fácil, barato e rápido. E isso pode ser muito útil para o RH, que vem se tornando nos últimos anos um departamento mais estratégico e analítico.

No entanto, é muito importante pontuar que a tecnologia digital por si só não oferece uma solução pronta. Ela é um meio para tornar os RHs mais inteligentes e eficientes. É fundamental que os gestores da área tenham uma visão dos principais gargalos que precisam solucionar por meio da tecnologia e busquem parceria com bons fornecedores de soluções e serviços digitais.

Aqui estão algumas dicas para você tornar o RH da sua empresa mais digital e aproveitar os benefícios disso:

Fomente a digitalização na cultura organizacional

Para começar, é importante que o gestor de RH converse com as demais lideranças sobre como ferramentas digitais podem ser úteis na empresa. Aos poucos, a cultura de digitalização tende a ser absorvida por todos e, muitas vezes, outras áreas já estão adiantadas nesse assunto, o que pode ser útil para obter ideias e descobrir ferramentas e serviços úteis para a área.

Aproxime-se dos profissionais de TI

Os profissionais da TI são os mais ambientados com a evolução da tecnologia. No entanto, eles não podem adivinhar quais são os problemas que o RH precisa solucionar e, muito menos, intuir que há interesse em tornar os processos mais digitalizados e automatizados.

Portanto, é muito recomendado chamar o gestor de tecnologia para uma conversa e perguntar a ele quais são os recursos já disponíveis na empresa e o que pode ser buscado externamente.

Faça benchmarking

Há inúmeras empresas que já estão adiantadas na digitalização das rotinas de RH. Conversar com gestores de RH dessas organizações pode ser muito útil para conhecer as práticas que já estão trazendo resultados.

Aproveitar a participação em congressos e eventos da área pode ser muito útil. Em geral, quando não são concorrentes, os líderes de outras organizações se sentem orgulhosos de compartilhar suas experiências.

Encontre fornecedores especializados em soluções digitais para RH

Por fim, aconselhamos a busca de empresas especializadas em desenvolver e implementar soluções e serviços digitais para departamentos de recursos humanos.

Aqui na Selens, por exemplo, oferecemos soluções de digitalização de documentos, prontuário eletrônico e outras que podem colocar o seu RH na crista da transformação digital. Nós também podemos te ajudar a encontrar outras soluções e serviços nesse sentido.

Você está preparado para transformar o RH da sua empresa com a tecnologia digital? Aprofunde-se mais nesse assunto baixando agora o e-book ‘Como usar a transformação digital a favor do seu RH’ — é grátis!

A chamada “era da transformação digital” em curso nos ambientes corporativos de todo o mundo, finalmente começa a chegar também nos departamentos de Recursos Humanos.

Ela diz respeito à adoção de tecnologias disruptivas para transformar processos que até pouco tempo eram realizados de forma manual ou analógica em sequências lógicas de atividades, com mais inteligência e segurança da informação.

A digitalização de documentos, bem como a potencialização da comunicação e a mobilidade (poder trabalhar de qualquer lugar e via qualquer dispositivo tecnológico), entre outras facilidades, realmente vêm transformando o RH em uma área mais estratégica. E isso é bom também para os gestores da área, pois eles agora estão assumindo uma atuação ainda mais consultiva e estratégica.

Sobre isso vamos conversar ao longo deste artigo. Acompanhe!

Benefícios da transformação digital para o seu RH

Vamos começar com os principais benefícios que você pode obter para a sua gestão de RH ao utilizar soluções digitais:

• Documentação de colaboradores mais organizada, acessível e segura: com a digitalização dos documentos, o uso de papel cai significativamente e é possível encontrar o conteúdo com mais facilidade, trabalhar nele em tempo real e compartilhá-lo com mais rapidez;
• Melhorias na experiência de usuário dos funcionários: plataformas de interação e colaboração podem ajudar no engajamento e também facilitar a comunicação entre líderes e liderados;
• Avaliação de talentos em tempo real: programas de gestão de desempenho podem ser realizados com auxílio de softwares especializados, o que ajuda a diminuir a quantidade de reuniões e acelera o fornecimento de feedbacks, entre outros pontos;
• Coordenação de benefícios com mais facilidade e transparência: utilizando sistemas especiais, é possível demonstrar com clareza os esforços da empresa para o bem-estar de seus colaboradores, além de facilitar a gestão por meio de relatórios rápidos e seguros;
• Controle efetivo dos processos do departamento: onde quer que o gestor de RH esteja, ele pode acompanhar as atividades por meio de aplicativos e sistemas digitais que podem ser acessados pela internet;
• Mobilidade para trabalhar em qualquer hora e local: as quatro paredes do escritório não são mais o limite para a atuação dos líderes e liderados. Agora, é possível trabalhar em qualquer hora e local através da web;
• Comunicação em tempo real: um grande número de ferramentas pode ser utilizado para facilitar a comunicação dentro da equipe, com os demais departamentos, com a diretoria e com os colaboradores em geral;
• Recrutamento e seleção mais rápidos e eficazes: o processo de busca de talentos vem sendo modificado pelo uso de plataformas, bancos de dados e aplicativos que facilitam a classificação e a comunicação com os candidatos;
• Geração de relatórios gerenciais com dados sempre atualizados: não é mais preciso perder uma manhã toda buscando informações em diversos sistemas e planilhas. Com a digitalização, é possível integrar sistemas e gerar relatórios rápidos com informações atualizadas em tempo real.

A transformação digital requer uma liderança de RH mais inovadora e estratégica

É importante pontuar que a transformação digital exige das lideranças de RH uma visão mais atualizada e também a disponibilidade para a quebra de paradigmas. Afinal, quem gerencia um RH não tem necessariamente que conhecer os meandros técnicos da tecnologia, mas deve estar atento às tendências e disposto a experimentar novas possibilidades em ferramentas, recursos e serviços.

Ter em mente que a transformação digital preenche as organizações com desafios que exigem novas soluções já é um bom começo. Ter consciência de que as funções de rotina tradicionais estão com dias contados e de que os modelos de organização estão se tornando mais fluidos e exigem do RH uma atuação mais consultiva e inteligente, também pode contribuir para o crescimento profissional das lideranças da área.

Esperamos que este artigo tenha te ajudado a refletir sobre o quanto é importante inserir seu departamento de RH na era da transformação digital.

Por fim, queremos tranquilizá-lo quanto aos investimentos necessários para que a transformação aconteça. Uma das grandes vantagens da tecnologia digital é que ela custa barato e pode ser escalada a qualquer momento, sempre que as demandas da empresa aumentarem.

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A Transformação Digital em curso em todo o mundo começa agora a impactar os departamentos de RH. Com mais ferramentas, recursos e serviços disponíveis, esse departamento que vem ganhando influência na gestão empresarial agora pode se tornar mais inteligente, ágil e eficaz — com custos controlados e uma atuação ainda mais analítica e estratégica.

Um ponto interessante a se prestar atenção nesse movimento de digitalização que os RHs estão fazendo é como isso influencia na liderança dos gestores da área. Mais cobrados a se sentar nas mesas de discussões estratégicas, com soluções digitais, eles podem trazer mais inteligência para sua atuação.

Veja alguns exemplos de como é possível tornar a liderança de RH ainda mais eficaz com o uso da tecnologia digital:

Mobilidade para trabalhar em qualquer hora e local

Por meio de sistemas e aplicações baseadas na nuvem, os líderes de RH deixam de precisar estar entre as quatro paredes do escritório para tomar decisões e acompanhar o andamento dos processos da área.

Agora, é possível ter acesso aos sistemas corporativos por meio da internet, utilizando notebook, tablet, smartphone e outros dispositivos conectados. Isso facilita muito para quem coordena equipes em filiais e unidades de negócio distantes. Também para quem viaja e pode trabalhar enquanto espera um voo, por exemplo.

Comunicação em tempo real

Outro ponto interessante é que a tecnologia digital pode melhorar os processos de comunicação dos líderes de RH. Por meio de soluções de teleconferências, por exemplo, é possível estabelecer e coordenar reuniões com a diretoria mesmo não estando presente na empresa. Da mesma forma, o intercâmbio de informações dentro do departamento e com as lideranças de outros departamentos, se torna mais fácil (compartilhamento de documentos, acesso a dados, entrega de pareceres de forma virtualizada etc.).

Recrutamento e seleção mais rápidos e eficazes

Coordenar processos de atração, recrutamento e seleção de pessoas também ficou mais fácil com a tecnologia digital. É possível, por exemplo, utilizar plataformas onde os potenciais candidatos se cadastrem e, a partir disso, fazer pesquisas pelo perfil ideal para selecionar somente as pessoas com as qualidades ideais para uma determinada vaga.

Ao mesmo tempo, compartilhar as informações com os líderes que demandam esse serviço se torna um processo mais rápido e eficaz. Tudo isso diminui também os custos do processo.

Geração de relatórios gerenciais com dados sempre atuais  

Por fim, com a integração de sistemas e aplicações, bem como a parametrização de processos mais automatizados e enxutos, os gestores de RH conseguem gerar em poucos cliques relatórios gerenciais muito úteis para uma atuação estratégica.

Assim, ao invés de passar uma tarde toda compilando informações para apresentá-las á diretoria, basta selecionar o que é preciso nos diversos sistemas e aplicativos da área (ponto eletrônico, controle de férias, segurança do trabalho etc.) e criar relatórios de diversos formatos em questão de alguns cliques.

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Se gerar, arquivar e manter os documentos de colaboradores é muito trabalhoso para o seu departamento de RH, você precisa começar a considerar a criação de um prontuário eletrônico de funcionários na nuvem. Com ele, o trabalho de transferir pastas de funcionários de um local para outro e apresentá-las de imediato quando necessário passa a ser um processo bem mais simples e seguro.

Sobre isso vamos refletir neste artigo. Você vai ver que os problemas típicos, que causam diminuição na produtividade de seu departamento de RH podem ser solucionados com essa tecnologia inovadora. Continue lendo para entender!

O que é computação em nuvem?

Para começar, vamos entender o que é, afinal, a computação em nuvem?

De uma forma bem prática, computação em nuvem (cloud computing) é um termo usado para descrever um modelo de utilidade no qual é possível hospedar dados, processos e aplicações na infraestrutura de TI de um provedor (um fornecedor de serviços de nuvem).

Com a computação em nuvem, a grande maioria dos recursos tecnológicos pode ser adquirida e utilizada como serviço, ou seja, ao invés de montar todo um aparato tecnológico internamente, você só precisa contratar os serviços de uma empresa especializada. É essa empresa que se preocupa com equipamentos e ferramentas para manter as informações sempre seguras, estáveis e disponíveis.

Quais são os benefícios da computação em nuvem?

Entre os diversos benefícios da nuvem, destacam-se:

• redução de custos (receber os recursos com serviços, não precisar investir em equipamentos e longos períodos de implementação etc.);

• mobilidade (acesso em qualquer hora, local e por meio de qualquer dispositivo conectado à web);

• escalabilidade tecnológica (possibilidade de adquirir mais recursos sempre que necessário sem parar a operação para longos períodos de implantação);

• e segurança da informação (backups, alta disponibilidade, proteção contra ataques e firewalls).

Montar um prontuário eletrônico de funcionários na nuvem é seguro?

Bem, mas se as informações dos funcionários ficarão em poder de um provedor na nuvem, será que isso é seguro? A resposta é sim!

Todas as informações da sua empresa poderão ser acessadas apenas pelas pessoas autorizadas, nem o provedor terá acesso a elas. Isso é garantido tecnicamente, uma vez que são definidas permissões de acesso aos serviços e aos seus documentos digitalizados.

Hoje em dia a segurança trazida pela nuvem é muito superior à segurança dos ambientes computacionais das empresas. Isso se dá pelo fato de você ter à disposição recursos como backups, alta disponibilidade, proteção contra hackers a um custo muito baixo.

— Saiba mais: Prontuário Eletrônico de Funcionário – Como Montar o Seu!

 

Custa muito dinheiro manter o prontuário de funcionários na nuvem?

A partir do momento em que a gestão documental é feita de forma digitalizada, a empresa reduz significativamente seus custos com impressões, bem como com pessoal interno. Ela também economiza muito espaço para armazenagem dos documentos.

Utilizando os serviços na nuvem você não precisa investir em  uma infraestrutura própria (softwares, bancos de dados, servidores etc.), isso é uma preocupação do provedor.

Você só precisa ter uma conexão com a internet para acessar os arquivos online, trabalhar neles, gerar alterações e salvar todas as versões.

Um outro ponto importante na questão do custo, é a escalabilidade que a nuvem proporciona. Ou seja, você pode começar com um baixo volume de prontuários e ir ampliando na medida que você vai digitalizando e sua empresa vai crescendo.

 

Quer saber mais sobre a gestão de documentação de RH de forma digitalizada? Baixe agora o e-book Documentação de RH – Como e porque usar a tecnologia na gestão dos documentos do RH. É grátis!