• Acesso imediato aos registros de colaboradores – Crie um Prontuário Eletrônico completo, com todas as informações dos colaboradores, e organize-as para pesquisa e acesso imediato. Ofereça acesso seguro e simultâneo aos Prontuários Eletrônicos de Funcionários em qualquer lugar.
• Maior eficiência operacional – Aumente a eficiência operacional dos funcionários do RH, simplificando o arquivamento e a recuperação da documentação de colaboradores.
• Otimização de armazenamento, arquivamento e proteção de dados – Digitalize arquivos, reduza custos, elimine arquivos em papel. Evite acesso não autorizado e minimize riscos de perda de documentos. Armazene todos os documentos em um arquivo seguro e durável.
• Otimização dos processos do RH – Otimize seus processos de recrutamento e seleção, admissão, demissão, integração de novos colaboradores. Facilite o fornecimento de dados e a atualização de documentos para os programas de Segurança e Saúde no Trabalho – SST.

A Gestão Moderna de Recursos Humanos é orientada a metas de eficiência e qualidade dos serviços. As expectativas das organizações são altas. O desenvolvimento de estratégias para contratação e retenção de talentos e desenvolvimento de carreiras são as principais prioridades do RH. O Prontuário Eletrônico de funcionários auxilia seu departamento de RH a reduzir o tempo gasto com atividades administrativas de manipulação de documentos, sobrando mais tempo para os objetivos estratégicos.

O trabalho com documentos em papel é particularmente uma atividade pesada. Muito tempo é necessário para arquivar documentos em pastas, organizar a documentação que chega todos os dias. Esse processo se torna ainda mais complicado quando é preciso encaminhar a pasta de um funcionário para outro local. Um processo demorado e propenso a erros – “turismo do papel”.

Com o Prontuário Eletrônico no digiBOX o departamento de RH terá uma solução completa para gestão dos documentos dos funcionários. Todos os documentos, impressos e eletrônicos, relativos aos funcionários, são imediatamente acessíveis através do Prontuário Eletrônico. Isto permite que todos os processos do RH sejam desenvolvidos mais rápida e facilmente.

Todos os documentos do Prontuário Eletrônico são apresentados, em uma interface simples e organizada, através de uma estrutura de pastas.

Aquelas pesquisas demoradas por documentos e pastas de funcionários passam a ser resolvidas em segundos.

Como Implantar o Prontuário Eletrônico

A implantação do Prontuário Eletrônico depende de 3 componentes:

a)      O Sistema – é o ponto fundamental e inicial para se estabelecer o conceito de Prontuário Eletrônico. Muitas vezes se pensa em começar digitalizando os documentos e colocando-os em pastas da rede. Em geral essas inciativas não resolvem e acabam causando mais problemas que solução.

b)      A Digitalização – é importante o estabelecimento de uma estratégia para se digitalizar a documentação dos funcionários, a fim de se ter uma versão eletrônica das pastas. Precisamos lembrar que existem funcionários Ativos e Inativos. Os Inativos não sofrem alteração ao longo do tempo. Para os Ativos é necessário se estabelecer também um processo para a digitalização dos documentos novos, que chegam no dia-a-dia.

c)       Ajuste nos processos de trabalho – os procedimentos de atualização dos prontuários no dia-a-dia é um dos pontos chave para o sucesso do Prontuário Eletrônico. Como muitos dos documentos físicos não podem ser jogados fora, é preciso ter um procedimento para manter atualizados o Prontuário Eletrônico e o Físico. O recurso de sincronização é um grande aliado nessa hora. (veja mais sobre o digiBOX|SYNC abaixo)

Estrutura de Pastas Fácil de Usar

O digiBOX foi projetado para endereçar os requisitos do gerenciamento de documentos moderno de RH. Uma estrutura hierárquica de pastas dá ao pessoal do RH uma visão clara e completa da documentação.

Pesquisa a Documentos

Através do nome, da matrícula ou CPF do funcionário os usuários podem localizar toda a informação que é necessária sem perda de tempo. Independentemente do tipo de documento, com um simples clique do mouse você terá acesso imediato a todos os documentos do funcionário.

Além da pesquisa através de indexadores, o digiBOX oferece a pesquisa por conteúdo (“fulltext”), permitindo a busca por termos no conteúdo dos documentos. É importante lembrar que esse tipo de pesquisa depende do documento e de como ele foi digitalizado, com ou sem OCR – Reconhecimento Ótico de Caracteres.

Acesso simultâneo de qualquer lugar

Para qualquer organização é importante que os documentos e informações dos funcionários sejam acessados de maneira segura e consistente. O digiBOX permite múltiplo acesso aos Prontuários Eletrônicos dos funcionários, de qualquer local, prevenindo os riscos da transferência física de documentos em papel, bem como o tempo dessa transferência. A autorização de acesso aos Prontuários Eletrônicos de Funcionários é baseada em políticas de acesso e “papéis” pré-definidos para os usuários.

Integração com outros Sistemas

Para garantir uma maior eficiência ao seu departamento de RH, um Prontuário Eletrônico de Funcionário pode se integrar com outros sistemas da sua operação, oferecendo documentos, informações e transações. O digiBOX provê mecanismos de integração para que os usuários possam ter acesso direto entre transações e documentos e automatizar suas atividades.

Cadastro Simples de documentos e Navegação Intuitiva

A interface web do digiBOX permite que os usuários naveguem de forma intuitiva através dos documentos e pastas. Miniaturas (thumbnails) dos documentos permitem uma visão rápida e fácil, e você trabalha como se estivesse folheando a pasta física.

Os documentos podem ser carregados usando “Arrastar e Soltar” (Drag and Drop), tanto em um cenário onde o funcionário carrega seus documentos – “self service”, como o caso dos funcionários do RH carregando muitos documentos de diferentes colaboradores. A fim de proporcionar um maior nível de segurança, uma aprovação do RH pode ser incluída no processo para autorizar a carga de documentos pelos próprios colaboradores.

O digiBOX pode identificar a imagem em sua entrada e fazer o devido tratamento à mesma, como direcioná-la para o prontuário correto, classificá-la etc..

Cenários “Self-Service” e Serviços Compartilhados (shared-service)

Os funcionários da empresa podem acessar os Prontuários e cadastrar documentos no digiBOX através de aplicações “Self-Service”. O sistema garante a segurança de acesso aos documentos e só apresentará o conteúdo caso o usuário tenha as devidas permissões de acesso. Essa solução é ideal para cenários “Self-Service” diminuindo o tempo gasto pelo pessoal do RH em rotinas de recepção e entrega de documentos.

Adicionalmente ao cenário de “Self-Service” o digiBOX suporta a otimização de processos em um ambiente de serviços compartilhados. A integração com outros sistemas permite acelerar o processamento da entrada de novos funcionários e de requisições gerenciais.

Digitalização Eficiente e Confiável

A digitalização de grandes volumes de documentos é especialmente importante na fase de transição do papel para o eletrônico. A digitalização precisa garantir que todo o conteúdo foi “capturado” e arquivado no devido Prontuário Eletrônico.

A terceirização dessa digitalização é normalmente a prática mais usada, pois para se garantir a confiabilidade da digitalização em grandes volumes é necessário pessoal especializado, equipamentos, softwares e principalmente procedimentos.

digiBOX | SYNC

O digiBOX|SYNC é um grande aliado para as atividades que requerem a inclusão de documentos no digiBOX.

Com o SYNC basta você mover documentos para uma estrutura de pastas temporária, e ele fará a sincronização com o digiBOX, sem ocupar seu tempo. Você não precisa se preocupar, pois o SYNC fará tudo sem que você precise ficar cuidando disso.

Quando integrado aos recursos de reconhecimento automático das imagens, as mesmas são já direcionadas aos respectivos Prontuários.

Suporte

Lembre-se que o nosso suporte está à sua disposição para ajuda-lo na implantação de seu Prontuário Eletrônico, na instalação e configuração do SYNC e em qualquer outra coisa que precisar.

Mais Informações

Você encontra mais informações sobre o digiBOX em www.selens.com.br/digibox.

Conheça mais sobre o nosso serviço de digitalização – digiSCAN em www.selens.com.br/digitalizacao

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Dentro desse cenário é que colecionei 11 pontos onde o digiBOX pode ajudar e resolver vários problemas de gestão de documentação, aumentando a velocidade e precisão das respostas às solicitações de documentos e minimizando custos com retrabalhos nos projetos e montagens.

1.     Centralizar e Organizar

Com o digiBOX você poderá estabelecer o conceito de uma Biblioteca de Documentos, um repositório onde poderá arquivar todos os documentos de seu projeto de forma organizada, utilizando-se de uma estrutura hierárquica de pastas.

Esse repositório está preparado para receber qualquer tipo de formato de documento, como textos (DOC), planilhas(XLS), desenhos (CAD), documentos digitalizados e outros.

Com esse conceito da centralização do repositório você elimina aquela coisa de vários arquivos paralelos, que tantos problemas trazem, aumentando a visibilidade e disponibilidade da documentação a todos os interessados.

2.     Facilidade de Pesquisa

Para localizar documentos no digiBOX você dispõe de formas simples e intuitivas para facilitar essa pesquisa. A primeira é a navegação na própria estrutura de pastas da Biblioteca. Nela os arquivos podem estar organizados por classes, assuntos, áreas etc..

Outra maneira é a utilização da pesquisa estruturada. A partir das propriedades dos documentos (número, assunto, data, área, classe, disciplina etc..) você monta um filtro de pesquisa definindo as condições e localiza a lista de documentos que passaram pelo filtro.

O digiBOX oferece também a pesquisa pelo conteúdo, parecido com o que temos no Google. Assim você coloca um termo e ele procura tanto nas propriedades dos objetos como no conteúdo dos mesmos. Dessa forma você pode encontrar todos os documentos que têm a palavra “banana” no texto.

Essas formas podem trabalhar junto, ou seja, a criação de um filtro estruturado com a pesquisa pelo conteúdo.

Além disso, o digiBOX oferece também em sua interface acesso rápido a pesquisas como Documentos Adicionados Recentemente, Modificados Recentemente, Estou Editando, Outros Estão Editando, Favoritos etc..

Com isso tudo é fácil imaginar que você poderá localizar seus documentos em poucos segundos e com somente alguns cliques do mouse.

3.     Controle de Versões

Este é um dos pontos críticos para a documentação em ambientes de engenharia. Diferentemente de outros tipos de documentos, os documentos de engenharia precisam de um controle rigoroso de revisão, pois a falta dele pode ocasionar retrabalhos muito caros e até questões de segurança.

O digiBOX oferece um controle sofisticado de versão. Assim que um documento entra no sistema ele recebe uma versão, normalmente a 1.0, e depois, através do mecanismo de check-in/out, as versões vão sendo incrementadas tanto em sua porção “menor” (1.1, 1.2, 1.3 …) quanto em sua porção “maior” (2.0, 3.0 …).

O Controle de Check-in/out nada mais é do que o controle da retirada e devolução de documentos para o sistema. Quando você retira um documento para revisão/alteração você fez o check-out. Quando retorna você faz o check-in da nova versão.

Os conceitos de versão “maior” e “menor” podem ser usados de várias formas e para vários propósitos, dependendo de sua necessidade.

4.     Controle de Acesso aos Documentos

Uma das principais funções de um sistema de documentação é garantir que as pessoas que precisam terão acesso aos documentos de forma segura.

Assim o digiBOX implementa uma série de mecanismos que garantem o controle de acesso das pessoas às informações. A partir de privilégios que são atribuídos às pessoas e aos documentos você garante que só vai acessar um documento quem realmente tem esse direito.

Você poderá controlar quem pode somente visualizar um documento, quem pode editar e colocar novas versões, quem pode colocar novos documentos, quem pode deletar e assim por diante.

5.     Distribuição de Documentos

Umas das grandes dificuldades em ambientes de engenharia é a distribuição controlada e segura dos documentos.

Uma vez que a documentação está no digiBOX você poderá simplesmente dar acesso aos interessados, controlando seu nível de privilégio. Notificações automáticas de que novos documentos estão disponíveis podem ser configuradas.

A utilização de e-mails para a troca de documentos também pode ser otimizada. Você não precisa mais encaminhar documentos como anexos dos e-mails. Cada documento do digiBOX tem um link que pode ser compartilhado, sempre respeitando as regras de segurança.

O controle de cópias físicas de documentos (cópias controladas) também pode ser otimizado facilitando a distribuição de documentos impressos ou plotados.

6.     Multi-Representação de Documentos

Multi-representação de documentos, também conhecido no mercado como “rendition”, nada mais é do que você ter dois ou mais arquivos para um documento original. Por exemplo, você pode ter de um determinado desenho a representação CAD dele (.dwg por exemplo) e também a representação em PDF.

Essa funcionalidade é muito útil pois você pode dar acesso às informações através da representação mais simples (PDF), minimizando o acesso aos originais (DWG). Com isso sua distribuição será facilitada não exigindo softwares complexos, e permitindo que comentários gráficos (redlines) sejam incorporados nos documentos.

7.      Espaços de Colaboração

A colaboração em projetos é muito intensa. Para facilitar a sua vida o digiBOX cria Espaços de Colaboração, que chamamos de “sites”, que podem ser usados um para cada projeto. Nesses sites você pode disponibilizar somente a informação necessária para aquele grupo de trabalho. Controlar de forma mais simplificada os privilégios, além de padronizar sua estrutura de trabalho, a partir do uso de templates (modelos) tanto de documentos como de estrutura de pastas.

8.     Controlar os Processos de Revisão e Aprovação

O digiBOX oferece alguns recursos através dos quais você poderá automatizar seus processos de revisão e aprovação de documentos. Desde uma coisa simples como a atuação através de um Ciclo de Vida previamente estabelecido para os documentos, fazendo com que os documentos possam ir mudando de estágio dentro do ciclo de vida – Em Elaboração -> Em Aprovação -> Aprovado.

O digiBOX conta também com o recurso de workflow, onde você pode definir seus processos de Revisão e Aprovação de forma mais estruturada, controlando prazos e atividades.

9.     Rastreabilidade

Todas as informações de criação, modificação, alteração, comentários e acesso aos documentos são passíveis de serem rastreadas. Assim, quando precisar fazer uma trilha de auditoria sobre qualquer um dos seus documentos isto estará disponível a você de forma fácil e intuitiva.

10.     Mobilidade

O digiBOX disponibiliza acesso ao conteúdo e documentos através de dispositivos móveis. Com seu tablet ou smartphone você poderá consultar documentos, visualizar, imprimir, comentar, incluir novos documentos e processar suas atividades.

Você já pensou em não ter de imprimir aquele desenho para ir até o campo. Basta acessar o desenho de seu tablet, incluir comentários, compartilhar, incluir fotos e outros.

11.     As-Built

Se você controlar seus documentos no digiBOX ao longo de todo o ciclo de vida do projeto, ao final você terá uma facilidade enorme para criar a versão “As Built” para uma eventual entrega ao cliente final ou ao pessoal da operação e manutenção.

As versões dos documentos estarão todas à disposição, bem como as informações de quem os atualizou, datas da última revisão e assim por diante.

Funções como Mover e Copiar permitem que você crie facilmente um pacote “As Built” para entrega.

Transferência de Conhecimento

Além das funcionalidades disponíveis no digiBOX a nossa equipe de suporte e consultoria tem bastante experiência com documentação de engenharia e ambientes de projeto e empreendimentos.

Assim estamos bastante preparados para lhe auxiliar na melhor utilização do digiBOX para a sua necessidade.

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As plataformas de ECM e BPM hoje disponíveis no mercado são bastante completas e complexas. Para o trabalho em um projeto dessa natureza é necessário um conjunto muito grande de conhecimentos e habilidades.

Você já se deu conta das disciplinas, conhecimentos e habilidades envolvidas em um projeto de ECM/BPM? Só para citar algumas podemos começar por Gestão de Projetos, Levantamento e Modelagem de Processos, Análise de Sistemas, Desenvolvimento de Software (Java e outros), trabalho com infraestrutura de redes, banco de dados, sistemas operacionais, application servers, webservers, internet etc.. Subsistemas de captura, scanners, servidores, hardware em geral. Integrações de Sistemas (SAP e outros). Capacidades em investigação de problemas e suporte.

Algumas habilidades pessoais “mínimas” são: o bom relacionamento com os envolvidos, capacidade de convencimento e abstração, capacidade de escrita e documentação e habilidade para treinamentos. Conhecimentos profundos em gestão de documentos, processos e também da plataforma de ECM/BPM em questão, além de uma boa experiência acumulada a partir de uma grande diversidade de projetos em que trabalhou.

Pois é, você conhece alguém que acumule todos esses atributos? Se conhecer alguém me avise, estou precisando de uns 10 desses.

Posso afirmar que isso é um grande mito. Não existe ninguém tão bom e tão completo. Não existe Super Homem, e você não irá resolver seus problemas de implantação com um técnico.

A única maneira confiável e sustentável para se construir e manter aplicações em ECM/BPM, é ter uma equipe multidisciplinar preparada e uma metodologia de implantação. Obviamente essa equipe pode ser própria ou terceirizada.

Por que os sistemas de ECM/BPM são subestimados?

A maioria das pessoas subestima a complexidade de um sistema de ECM/BPM e o esforço para colocar uma aplicação “em pé”. Mesmo gestores de TI experientes têm uma visão distorcida desses sistemas.

Acredito que seja por conta de dois fatores principais:

a)      A forma como os desenvolvedores de software vendem e apresentam seus produtos. Mostrando tudo muito fácil e integrado. “Drag’n drop”, plug’n play”. Entretanto na vida real há um grande esforço para se chegar lá.

b)      O desconhecimento da problemática de gestão de documentos e processos, minimizando sua complexidade, tanto por parte dos clientes como por parte da equipe de implantação.

Comprei meu ECM/BPM. Qual o melhor caminho a seguir com os serviços?

Quanto aos serviços de implantação você tem duas opções, na verdade dois extremos e alguns pontos entre eles. “Make or Buy”, ou seja, “Fazer ou Comprar”.

Você pode contratar uma empresa de implantação, que se responsabilizará por todas as atividades da implantação, ou você monta uma equipe interna para cuidar de sua plataforma e da implantação de seus projetos. Normalmente o ideal é um misto dessas duas coisas.

A melhor decisão vai depender do encaminhamento estratégico que sua empresa vai dar para o assunto ECM/BPM. Se há demandas pré-mapeadas, muitas necessidades a serem resolvidas, e a empresa está predisposta a investir durante anos nessa plataforma, acho que o modelo de equipe interna pode funcionar bem, apesar de se ter de pensar em uma fase onde a equipe interna precisará de apoio.

Se sua empresa está iniciando e ainda precisa mostrar resultado para poder alavancar mais investimentos para projetos em ECM e processos e ECM e BPM ainda não tem uma visão corporativa, acredito que o caminho é comprar esses serviços de um provedor de serviços confiável.

A montagem de uma equipe de Implantação, manutenção e suporte de ECM/BPM é uma tarefa bastante complexa e tem sido a grande dificuldade das empresas de implantação no Brasil. Ela requer um grande investimento na formação e capacitação dos profissionais. A experiência, que é um ponto fundamental em uma equipe, vem da participação em projetos. Assim é necessário envolver os técnicos em projetos como parte de sua capacitação.

Entretanto a maioria dos integradores tem tentado atuar no modelo “montar a equipe para o projeto”. Nesse modelo a dificuldade em se manter e motivar a equipe é muito grande.

Dessa forma também é difícil desenvolver e aplicar uma metodologia de implantação consistente, o que deveria ser o pilar de suporte para garantir as fases futuras dos sistemas e dos projetos. Como na brincadeira de nossa equipe de projetos, a implantação vai ser baseada na metodologia “Owner Oriented”.

Super-Homem não existe.

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A seguir colecionei os principais motivadores que levam as empresas a considerar o BPM como uma solução possível. Esses motivadores estão classificados nestas 7 perspectivas:

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