Na era digital, a gestão eletrônica de documentos (GED) tem se tornado uma necessidade crucial para empresas de todos os tamanhos e setores. Na Selens, estamos na vanguarda dessa transformação, oferecendo soluções inovadoras que utilizam inteligência artificial (IA) para otimizar a gestão documental. Hoje, queremos apresentar a funcionalidade de classificação automática de documentos da nossa plataforma digiBOX.

 

Desafios na Gestão de Documentos:

A correta classificação dos documentos é essencial para garantir que cada tipo de documento receba o tratamento adequado, tanto em termos de comportamento do sistema quanto de segurança e privilégios. A classificação manual pode ser um processo demorado e propenso a erros, comprometendo a eficiência e a segurança da gestão documental.

A Solução digiBOX:

Na Selens, desenvolvemos a digiBOX com uma funcionalidade de **classificação automática de documentos** baseada em IA, para enfrentar esses desafios de maneira eficaz. Esta tecnologia traz uma série de benefícios que podem transformar a maneira como você gerencia seus documentos.

Identificação Inteligente:

Nossa solução utiliza algoritmos avançados de IA para identificar automaticamente o tipo de documento que está sendo carregado. Isso significa que, ao fazer o upload de documentos como notas fiscais, contratos ou prontuários de pacientes, o sistema reconhece e classifica cada documento corretamente.

Organização Otimizada:

Após a identificação, a digiBOX organiza os documentos de maneira eficiente e lógica. A classificação automática facilita a organização, garantindo que cada documento esteja no lugar certo e possa ser facilmente encontrado quando necessário. Isso reduz significativamente o tempo gasto na organização manual e minimiza o risco de erros.

Extração de Dados:

Além de identificar e organizar, nossa tecnologia de IA também é capaz de extrair dados relevantes dos documentos. Isso permite que informações cruciais sejam capturadas automaticamente, melhorando a eficiência e a precisão dos seus processos internos e facilitando a integração com outros sistemas empresariais.

Benefícios Técnicos:

• Eficiência Operacional: A automação da classificação reduz o tempo e os recursos necessários para gerenciar documentos.
• Precisão e Consistência: A IA minimiza erros humanos, garantindo uma classificação precisa e consistente.
• Segurança Aprimorada: Aplicação correta de políticas de segurança e privilégios, protegendo dados sensíveis de forma eficaz.
• Facilidade de Acesso: Documentos são organizados de forma que possam ser rapidamente localizados, melhorando a produtividade.

Conclusão:

A integração de IA na gestão documental não é apenas uma inovação, mas uma necessidade para empresas que buscam maximizar sua eficiência operacional. Na Selens, estamos comprometidos em oferecer soluções que atendam às suas necessidades e superem suas expectativas. A classificação automática de documentos na digiBOX é um exemplo claro de como a tecnologia pode transformar a gestão documental.

Se você está interessado em explorar mais sobre como a digiBOX pode beneficiar sua empresa, entre em contato conosco. Estamos aqui para garantir que você aproveite ao máximo as vantagens da transformação digital.

Em um mundo cada vez mais digital, a forma como lidamos com informações e documentos está evoluindo rapidamente. Para as equipes de Recursos Humanos, a gestão eficiente de documentos é essencial para o bom funcionamento de processos internos e para fornecer suporte adequado aos funcionários. É aqui que a digitalização de documentos entra em cena, oferecendo uma solução moderna, ágil e sustentável para os desafios da gestão de RH. Neste artigo, exploraremos como a digitalização pode revolucionar a forma como as equipes de RH lidam com a documentação e quais são os benefícios dessa transformação.

Organização Descomplicada:

Imagine o escritório sem aquelas montanhas de papel, pastas, imensos arquivos e documentos espalhados por todos os cantos. A digitalização de documentos traz uma organização descomplicada para o RH, permitindo que toda a informação seja armazenada digitalmente em uma estrutura bem definida. Adeus, pilhas de papel! Com a digitalização, encontrar e acessar documentos importantes é rápido e fácil, reduzindo o estresse e a perda de tempo associados à busca física.

Eficiência Turbinada:

Tempo é dinheiro! A digitalização de documentos agiliza os processos de RH ao permitir o acesso rápido e instantâneo a informações importantes. O que costumava levar horas ou até mesmo dias para ser localizado, agora pode ser encontrado em questão de segundos. Com menos tempo gasto na busca por documentos, a equipe de RH pode se concentrar em tarefas mais estratégicas e produtivas, impulsionando a eficiência do departamento como um todo.

Segurança Blindada:

A proteção de informações sensíveis é uma das principais preocupações das equipes de RH. Com a digitalização de documentos, você pode fortalecer a segurança dos dados com criptografia e controle de acesso. Isso garante que apenas pessoas autorizadas tenham acesso aos documentos, protegendo informações confidenciais e mantendo a privacidade dos funcionários em alto nível.

Colaboração Imbatível:

Colaboração é a chave para o sucesso de qualquer equipe. Com a digitalização de documentos, a comunicação interna entre membros do RH e também o restante da organização é facilitada. O compartilhamento instantâneo de documentos e informações permite que a equipe trabalhe de forma mais coesa, aumentando a produtividade e garantindo que todos estejam na mesma página em relação aos processos e projetos.

Sustentabilidade Consciente:

Além de todos os benefícios mencionados, a digitalização de documentos também contribui para a sustentabilidade. Reduzir o uso de papel impacta diretamente no meio ambiente, diminuindo a quantidade de árvores derrubadas e economizando recursos naturais. Ao adotar a digitalização, sua empresa demonstra comprometimento com práticas sustentáveis e se posiciona como uma organização consciente e responsável.

Conclusão:

A digitalização de documentos é mais do que uma tendência passageira; é uma transformação fundamental na forma como as equipes de RH gerenciam informações e processos. Com organização descomplicada, eficiência turbinada, segurança blindada, colaboração imbatível e sustentabilidade consciente, a digitalização é a chave para simplificar sua gestão de RH e impulsionar a eficiência da sua equipe. Modernize-se agora e entre na era da gestão de documentos eficiente com a digitalização!

Quer saber como a digitalização pode ajudar sua empresa? Entre em contato conosco e descubra como podemos transformar a maneira como você gerencia seus documentos de RH!

Se quiser conhecer melhor o digiBOX para Prontuário Eletrônico, acesse aqui.

A LGPD – Lei Geral de Proteção de Dados – tem sido tema de grandes discussões técnicas nas organizações, envolvendo muitas áreas como Tecnologia da Informação, Jurídico, Segurança, Administração e outras.

A área de Recursos Humanos é uma das mais impactadas pela LGPD, uma vez que o tratamento dos dados e documentos pessoais dos funcionários está em sua rotina diária.

Outro ponto importante é que o tratamento de dados não está relacionado à quantidade de funcionários da empresa, as obrigações são as mesmas para 3 ou para 5.000 funcionários.

Quem são os “Atores” segundo a LGPD

Para uma adequação da empresa quanto à forma de tratar os documentos dos funcionários é importante termos um entendimento dos “atores” envolvidos e de suas responsabilidades de acordo com a LGPD.

A LGPD considera os seguintes papéis:

• Titular: que é a pessoa, funcionário ou o prestador de serviço, que é o dono das informações e documentos.
• Controlador: pessoa física ou jurídica, responsável pelo tratamento dos dados pessoais. A empresa que recebe esses dados assume esse papel, cabendo a ela a proteção desses dados.
• Operador: o papel do Operador é realizar o tratamento de dados pessoais em nome do Controlador. Pode ser um funcionário ou uma empresa terceirizada.
• Encarregado: o Encarregado é a pessoa indicada pelo Controlador para atuar como sua ponte de comunicação com os titulares dos dados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), para fins de fiscalização e acompanhamento de não conformidades da LGPD.

Dados Pessoais e Dados Sensíveis

Quando falamos de documentação de pessoas podemos classificá-los em dados pessoais e dados sensíveis.

Os dados pessoais são aquelas informações que identificam ou possam identificar uma pessoa, tais como nomes, RG, CPF, códigos de identificação, endereços, etc..

Já os dados sensíveis são aquelas informações sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião pública, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico.

Responsabilidades do empregador

Dentre as principais responsabilidades do empregador quanto à proteção de dados dos colaboradores podemos citar:

1. fornecer informações claras a seus colaboradores sobre como são tratados os dados pessoais que transitam na empresa;
2. indicar medidas técnicas e administrativas para prevenir o vazamento de informações;
3. fomentar uma cultura de proteção de dados;
4. orientar e direcionar cada colaborador na conduta a ser adotada, sobre os cuidados necessários para evitar prejuízos aos titulares de dados;
5. utilizar os dados pessoais de seus colaboradores apenas para a finalidade a que se destinam;
6. manter rigoroso controle de acesso aos dados pessoais dos colaboradores, especialmente dos dados sensíveis a que tiver ciência, tais como: atestados médicos, dados de filiação sindical e outros previstos na legislação;
7. cuidar para que a transferência dos dados dos colaboradores seja realizada de forma segura, ainda que para o cumprimento de obrigações legais ou regulatórias;
8. fazer avaliação prévia do nível de maturidade dos fornecedores que terão acesso aos dados pessoais dos seus colaboradores e firmar contratos que prevejam garantias mínimas para preservar a segurança dos dados;

Nossa solução de Prontuário Eletrônico de Funcionário

Como podemos depreender das informações colocadas acima, a gestão de prontuários é bastante complexa, em especial para o cumprimento das determinações da LGPD.

A gestão tradicional (física em papel) é muito custosa e ineficiente, deixando vários “buracos” de segurança.

O digiBOX Prontuário Eletrônico de Funcionário foi projetado para garantir um controle bastante detalhado dos acessos aos documentos, permitindo a proteção das informações e garantindo as bases da LGPD.

Todas as questões de extravios de documentos nas manipulações e transferências são eliminadas. Todas as ações nos prontuários são auditáveis pois ficam registradas no sistema.

A localização rápida de documentos também é uma facilidade muito útil no dia a dia para responder à necessidade de apresentação e manipulação de documentos.

Se quiser conhecer melhor o digiBOX para Prontuário Eletrônico, acesse aqui.

Neste post usei como referência o ebook da OAB do Distrito Federal – LGPD nas relações de trabalho, cujos autores são Adriana Giuntini, Ana Sylvia da Fonseca Pinto Coelho, Camila Mickievicz, Cinthia Tufaile, Dayane Mendonça, Julie Maria Figueira Vittone, Kelly Santoro, Ilderlândio Teixeira, Marcela Calazans, Natália Saucedo Perez Costa. Recomendo a leitura. Acesse o e-book aqui.

A transformação digital tem tornado o acesso à tecnologia mais fácil, barato e rápido. E isso pode ser muito útil para o RH, que vem se tornando nos últimos anos um departamento mais estratégico e analítico.

No entanto, é muito importante pontuar que a tecnologia digital por si só não oferece uma solução pronta. Ela é um meio para tornar os RHs mais inteligentes e eficientes. É fundamental que os gestores da área tenham uma visão dos principais gargalos que precisam solucionar por meio da tecnologia e busquem parceria com bons fornecedores de soluções e serviços digitais.

Aqui estão algumas dicas para você tornar o RH da sua empresa mais digital e aproveitar os benefícios disso:

Fomente a digitalização na cultura organizacional

Para começar, é importante que o gestor de RH converse com as demais lideranças sobre como ferramentas digitais podem ser úteis na empresa. Aos poucos, a cultura de digitalização tende a ser absorvida por todos e, muitas vezes, outras áreas já estão adiantadas nesse assunto, o que pode ser útil para obter ideias e descobrir ferramentas e serviços úteis para a área.

Aproxime-se dos profissionais de TI

Os profissionais da TI são os mais ambientados com a evolução da tecnologia. No entanto, eles não podem adivinhar quais são os problemas que o RH precisa solucionar e, muito menos, intuir que há interesse em tornar os processos mais digitalizados e automatizados.

Portanto, é muito recomendado chamar o gestor de tecnologia para uma conversa e perguntar a ele quais são os recursos já disponíveis na empresa e o que pode ser buscado externamente.

Faça benchmarking

Há inúmeras empresas que já estão adiantadas na digitalização das rotinas de RH. Conversar com gestores de RH dessas organizações pode ser muito útil para conhecer as práticas que já estão trazendo resultados.

Aproveitar a participação em congressos e eventos da área pode ser muito útil. Em geral, quando não são concorrentes, os líderes de outras organizações se sentem orgulhosos de compartilhar suas experiências.

Encontre fornecedores especializados em soluções digitais para RH

Por fim, aconselhamos a busca de empresas especializadas em desenvolver e implementar soluções e serviços digitais para departamentos de recursos humanos.

Aqui na Selens, por exemplo, oferecemos soluções de digitalização de documentos, prontuário eletrônico e outras que podem colocar o seu RH na crista da transformação digital. Nós também podemos te ajudar a encontrar outras soluções e serviços nesse sentido.

Você está preparado para transformar o RH da sua empresa com a tecnologia digital? Aprofunde-se mais nesse assunto baixando agora o e-book ‘Como usar a transformação digital a favor do seu RH’ — é grátis!

A chamada “era da transformação digital” em curso nos ambientes corporativos de todo o mundo, finalmente começa a chegar também nos departamentos de Recursos Humanos.

Ela diz respeito à adoção de tecnologias disruptivas para transformar processos que até pouco tempo eram realizados de forma manual ou analógica em sequências lógicas de atividades, com mais inteligência e segurança da informação.

A digitalização de documentos, bem como a potencialização da comunicação e a mobilidade (poder trabalhar de qualquer lugar e via qualquer dispositivo tecnológico), entre outras facilidades, realmente vêm transformando o RH em uma área mais estratégica. E isso é bom também para os gestores da área, pois eles agora estão assumindo uma atuação ainda mais consultiva e estratégica.

Sobre isso vamos conversar ao longo deste artigo. Acompanhe!

Benefícios da transformação digital para o seu RH

Vamos começar com os principais benefícios que você pode obter para a sua gestão de RH ao utilizar soluções digitais:

• Documentação de colaboradores mais organizada, acessível e segura: com a digitalização dos documentos, o uso de papel cai significativamente e é possível encontrar o conteúdo com mais facilidade, trabalhar nele em tempo real e compartilhá-lo com mais rapidez;
• Melhorias na experiência de usuário dos funcionários: plataformas de interação e colaboração podem ajudar no engajamento e também facilitar a comunicação entre líderes e liderados;
• Avaliação de talentos em tempo real: programas de gestão de desempenho podem ser realizados com auxílio de softwares especializados, o que ajuda a diminuir a quantidade de reuniões e acelera o fornecimento de feedbacks, entre outros pontos;
• Coordenação de benefícios com mais facilidade e transparência: utilizando sistemas especiais, é possível demonstrar com clareza os esforços da empresa para o bem-estar de seus colaboradores, além de facilitar a gestão por meio de relatórios rápidos e seguros;
• Controle efetivo dos processos do departamento: onde quer que o gestor de RH esteja, ele pode acompanhar as atividades por meio de aplicativos e sistemas digitais que podem ser acessados pela internet;
• Mobilidade para trabalhar em qualquer hora e local: as quatro paredes do escritório não são mais o limite para a atuação dos líderes e liderados. Agora, é possível trabalhar em qualquer hora e local através da web;
• Comunicação em tempo real: um grande número de ferramentas pode ser utilizado para facilitar a comunicação dentro da equipe, com os demais departamentos, com a diretoria e com os colaboradores em geral;
• Recrutamento e seleção mais rápidos e eficazes: o processo de busca de talentos vem sendo modificado pelo uso de plataformas, bancos de dados e aplicativos que facilitam a classificação e a comunicação com os candidatos;
• Geração de relatórios gerenciais com dados sempre atualizados: não é mais preciso perder uma manhã toda buscando informações em diversos sistemas e planilhas. Com a digitalização, é possível integrar sistemas e gerar relatórios rápidos com informações atualizadas em tempo real.

A transformação digital requer uma liderança de RH mais inovadora e estratégica

É importante pontuar que a transformação digital exige das lideranças de RH uma visão mais atualizada e também a disponibilidade para a quebra de paradigmas. Afinal, quem gerencia um RH não tem necessariamente que conhecer os meandros técnicos da tecnologia, mas deve estar atento às tendências e disposto a experimentar novas possibilidades em ferramentas, recursos e serviços.

Ter em mente que a transformação digital preenche as organizações com desafios que exigem novas soluções já é um bom começo. Ter consciência de que as funções de rotina tradicionais estão com dias contados e de que os modelos de organização estão se tornando mais fluidos e exigem do RH uma atuação mais consultiva e inteligente, também pode contribuir para o crescimento profissional das lideranças da área.

Esperamos que este artigo tenha te ajudado a refletir sobre o quanto é importante inserir seu departamento de RH na era da transformação digital.

Por fim, queremos tranquilizá-lo quanto aos investimentos necessários para que a transformação aconteça. Uma das grandes vantagens da tecnologia digital é que ela custa barato e pode ser escalada a qualquer momento, sempre que as demandas da empresa aumentarem.

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A Transformação Digital em curso em todo o mundo começa agora a impactar os departamentos de RH. Com mais ferramentas, recursos e serviços disponíveis, esse departamento que vem ganhando influência na gestão empresarial agora pode se tornar mais inteligente, ágil e eficaz — com custos controlados e uma atuação ainda mais analítica e estratégica.

Um ponto interessante a se prestar atenção nesse movimento de digitalização que os RHs estão fazendo é como isso influencia na liderança dos gestores da área. Mais cobrados a se sentar nas mesas de discussões estratégicas, com soluções digitais, eles podem trazer mais inteligência para sua atuação.

Veja alguns exemplos de como é possível tornar a liderança de RH ainda mais eficaz com o uso da tecnologia digital:

Mobilidade para trabalhar em qualquer hora e local

Por meio de sistemas e aplicações baseadas na nuvem, os líderes de RH deixam de precisar estar entre as quatro paredes do escritório para tomar decisões e acompanhar o andamento dos processos da área.

Agora, é possível ter acesso aos sistemas corporativos por meio da internet, utilizando notebook, tablet, smartphone e outros dispositivos conectados. Isso facilita muito para quem coordena equipes em filiais e unidades de negócio distantes. Também para quem viaja e pode trabalhar enquanto espera um voo, por exemplo.

Comunicação em tempo real

Outro ponto interessante é que a tecnologia digital pode melhorar os processos de comunicação dos líderes de RH. Por meio de soluções de teleconferências, por exemplo, é possível estabelecer e coordenar reuniões com a diretoria mesmo não estando presente na empresa. Da mesma forma, o intercâmbio de informações dentro do departamento e com as lideranças de outros departamentos, se torna mais fácil (compartilhamento de documentos, acesso a dados, entrega de pareceres de forma virtualizada etc.).

Recrutamento e seleção mais rápidos e eficazes

Coordenar processos de atração, recrutamento e seleção de pessoas também ficou mais fácil com a tecnologia digital. É possível, por exemplo, utilizar plataformas onde os potenciais candidatos se cadastrem e, a partir disso, fazer pesquisas pelo perfil ideal para selecionar somente as pessoas com as qualidades ideais para uma determinada vaga.

Ao mesmo tempo, compartilhar as informações com os líderes que demandam esse serviço se torna um processo mais rápido e eficaz. Tudo isso diminui também os custos do processo.

Geração de relatórios gerenciais com dados sempre atuais  

Por fim, com a integração de sistemas e aplicações, bem como a parametrização de processos mais automatizados e enxutos, os gestores de RH conseguem gerar em poucos cliques relatórios gerenciais muito úteis para uma atuação estratégica.

Assim, ao invés de passar uma tarde toda compilando informações para apresentá-las á diretoria, basta selecionar o que é preciso nos diversos sistemas e aplicativos da área (ponto eletrônico, controle de férias, segurança do trabalho etc.) e criar relatórios de diversos formatos em questão de alguns cliques.

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Quando se trata de processos de digitalização, o RH é muitas vezes um dos últimos departamentos a se adaptar. Se compararmos com áreas como Marketing e Vendas, Controladoria e até Finanças (que costuma ter uma atuação mais conservadora), a adoção de soluções e serviços digitais no RH ainda é lenta.

Mas esse cenário vem mudando, à medida que mais gestores estão entendendo que para ter uma atuação menos operacional e mais inteligente, podem contar com tecnologias disruptivas, que estão cada vez mais acessíveis e fáceis de implementar.

E o movimento em direção à transformação digital está se tornando cada vez maior porque as organizações estão reimaginando seus modelos de serviços, automatizando processos e adotando ferramentas que tragam satisfação aos funcionários, redução dos custos administrativos e mitigação dos riscos legais.

Veja, a seguir, os principais benefícios que o departamento de RH obtém com a digitalização de seus processos mais críticos:

Documentação de colaboradores mais organizada, acessível e segura

Por meio da digitalização da documentação dos colaboradores, é possível ter acesso mais imediato aos registros dos profissionais, melhorar a eficiência da operação (evitar perda de tempo no manuseio de documentos em papel, por exemplo).

A digitalização de prontuários dos funcionários, por exemplo, também facilita na otimização de arquivamento e dá ao gestor mais garantia de que as informações estarão sempre seguras (controle de versões de alterações, backup de arquivos etc.).

Melhorias na experiência de usuário dos funcionários

Ao selecionar a tecnologia certa, os departamentos de RH podem oferecer um portal corporativo com a interface de usuário mais simples, rápida e inteligente como parte de um sistema de gerenciamento de capital humano.

Com a tecnologia digital, as organizações podem colocar a produtividade e o engajamento no centro do processo, o que, por sua vez, deve promover a lealdade do pessoal. O desenvolvimento de uma interface de usuário simples e intuitiva, que pode ser acessada por desktop ou móvel, significa que os funcionários podem interagir uns com os outros e com seus gestores de maneira eficaz e útil.

Avaliação de talentos em tempo real

Os processos de avaliação de desempenho, realizados em conjunto com as lideranças das equipes, estão se tornando mais populares nas organizações. Eles ajudam na avaliação do progresso dos profissionais, no desenvolvimento e na retenção de talentos.

Também nisso a tecnologia digital pode ajudar. Por meio de soluções que podem ser acessadas tanto pelos colaboradores quanto pelos líderes, em qualquer hora e local, é possível definir objetivos e acompanhar indicadores que proporcionem uma visão estratégica. E o RH recebe relatórios periódicos para cruzar com suas iniciativas estratégicas para reportar à direção e agir baseado em informações sempre atualizadas e relevantes.

Assim, os departamentos de RH se tornam ainda mais estratégicos, pois podem identificar áreas de melhoria e desenvolver planos para abordar as questões com rapidez e eficiência.

Coordenação de benefícios com mais facilidade e transparência

Com pacotes de benefícios a empregados, as empresas estão trabalhando para manter o pessoal mais feliz e engajado, oferecendo uma gama de benefícios secundários (ações de qualidade de vida, horários flexíveis, associações com fornecedores externos para obtenção de descontos etc.).

Ao usar soluções tecnológicas para desenvolver um hub que oferece informações sobre todas essas regalias online, é muito mais fácil para as pessoas tirar proveito delas. Isso, por sua vez, deve impulsionar o moral da equipe, uma vez que os indivíduos são mais propensos a se sentir cuidados pelas empresas a quem prestam serviços.

Controle efetivo dos processos do departamento

Uma série de plataformas e aplicativos digitais também oferecem aos gestores de RH formas mais automatizadas e seguras de distribuir, controlar e avaliar as tarefas de seu time de analistas e assistentes.

Assim, sobra mais tempo para que os gestores da área se dediquem a uma atuação mais analítica e menos operacional. Afinal, uma sequência de atividades é parametrizada nas aplicações e o time pode reportar o andamento das atividades em tempo real.

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Se gerar, arquivar e manter os documentos de colaboradores é muito trabalhoso para o seu departamento de RH, você precisa começar a considerar a criação de um prontuário eletrônico de funcionários na nuvem. Com ele, o trabalho de transferir pastas de funcionários de um local para outro e apresentá-las de imediato quando necessário passa a ser um processo bem mais simples e seguro.

Sobre isso vamos refletir neste artigo. Você vai ver que os problemas típicos, que causam diminuição na produtividade de seu departamento de RH podem ser solucionados com essa tecnologia inovadora. Continue lendo para entender!

O que é computação em nuvem?

Para começar, vamos entender o que é, afinal, a computação em nuvem?

De uma forma bem prática, computação em nuvem (cloud computing) é um termo usado para descrever um modelo de utilidade no qual é possível hospedar dados, processos e aplicações na infraestrutura de TI de um provedor (um fornecedor de serviços de nuvem).

Com a computação em nuvem, a grande maioria dos recursos tecnológicos pode ser adquirida e utilizada como serviço, ou seja, ao invés de montar todo um aparato tecnológico internamente, você só precisa contratar os serviços de uma empresa especializada. É essa empresa que se preocupa com equipamentos e ferramentas para manter as informações sempre seguras, estáveis e disponíveis.

Quais são os benefícios da computação em nuvem?

Entre os diversos benefícios da nuvem, destacam-se:

• redução de custos (receber os recursos com serviços, não precisar investir em equipamentos e longos períodos de implementação etc.);

• mobilidade (acesso em qualquer hora, local e por meio de qualquer dispositivo conectado à web);

• escalabilidade tecnológica (possibilidade de adquirir mais recursos sempre que necessário sem parar a operação para longos períodos de implantação);

• e segurança da informação (backups, alta disponibilidade, proteção contra ataques e firewalls).

Montar um prontuário eletrônico de funcionários na nuvem é seguro?

Bem, mas se as informações dos funcionários ficarão em poder de um provedor na nuvem, será que isso é seguro? A resposta é sim!

Todas as informações da sua empresa poderão ser acessadas apenas pelas pessoas autorizadas, nem o provedor terá acesso a elas. Isso é garantido tecnicamente, uma vez que são definidas permissões de acesso aos serviços e aos seus documentos digitalizados.

Hoje em dia a segurança trazida pela nuvem é muito superior à segurança dos ambientes computacionais das empresas. Isso se dá pelo fato de você ter à disposição recursos como backups, alta disponibilidade, proteção contra hackers a um custo muito baixo.

— Saiba mais: Prontuário Eletrônico de Funcionário – Como Montar o Seu!

 

Custa muito dinheiro manter o prontuário de funcionários na nuvem?

A partir do momento em que a gestão documental é feita de forma digitalizada, a empresa reduz significativamente seus custos com impressões, bem como com pessoal interno. Ela também economiza muito espaço para armazenagem dos documentos.

Utilizando os serviços na nuvem você não precisa investir em  uma infraestrutura própria (softwares, bancos de dados, servidores etc.), isso é uma preocupação do provedor.

Você só precisa ter uma conexão com a internet para acessar os arquivos online, trabalhar neles, gerar alterações e salvar todas as versões.

Um outro ponto importante na questão do custo, é a escalabilidade que a nuvem proporciona. Ou seja, você pode começar com um baixo volume de prontuários e ir ampliando na medida que você vai digitalizando e sua empresa vai crescendo.

 

Quer saber mais sobre a gestão de documentação de RH de forma digitalizada? Baixe agora o e-book Documentação de RH – Como e porque usar a tecnologia na gestão dos documentos do RH. É grátis!

A digitalização de documentos é uma prática que vem ganhando espaço nas empresas. Isso porque os negócios estão cada vez mais orientados a dados, ou seja, os empresários e executivos de negócios já perceberam que as informações corporativas são ativos importantes que precisam ser geridos de uma forma mais eficiente, segura e prática.

Quando olhamos para o RH, considerado o “centro nervoso” das empresas em matéria de controle de capital humano e produtividade, digitalizar os documentos é também muito importante.

Mas a digitalização é também uma quebra de paradigma. A famosa “papelada” com a qual o departamento lida já é rotina e cabe ao gestor da área mudar a chave, por uma série de razões sobre as quais vamos refletir neste artigo. Acompanhe!

1. Digitalizar a documentação de RH libera o gestor para uma atuação mais analítica e estratégica

Com o prontuário dos funcionários, por exemplo, digitalizado, o gestor de RH poderá atender com mais rapidez às solicitações dos demais departamentos. Da mesma forma, em poucos cliques consegue localizar informações para enviar aos órgãos governamentais.

E isso também reduz a necessidade de ter pessoas dedicadas somente a isso. Ou seja, o gestor também pode dimensionar o trabalho de seus analistas e assistentes para tarefas que exigem mais visão estratégica.

Ao se preocupar menos com a burocracia relativa aos documentos, a atuação do executivo passa a ser menos operacional, e isso é percebido pela diretoria da empresa.

2. Torna o armazenamento dos dados mais seguro

Uma das grandes preocupações das empresas hoje é com a segurança das informações. Ao digitalizar, somente as pessoas autorizadas (que possuem chaves de acesso) podem visualizar, compartilhar e alterar documentos.

Isso eleva a segurança ao mesmo tempo em que diminui as preocupações com extravios, erros e fraudes, pois os dados dos funcionários estão salvos na nuvem (no servidor do fornecedor do serviço de digitalização, que possui infraestrutura suficiente e usa métodos testados e aprovados internacionalmente para evitar problemas).

3. Eleva a organização e a eficiência do departamento

É sabido que a tecnologia torna as empresas mais inteligentes, organizadas e competitivas. Por que isso não pode ser aplicado também ao RH?

Ao digitalizar a documentação, esse departamento entra para o time da inteligência competitiva da empresa, uma vez que acessar, alterar e compartilhar os documentos é só uma questão de ter acesso e estar conectado à web. Em qualquer lugar e por meio de qualquer dispositivo, o gestor e os analistas autorizados podem fazer consultas e trabalhar nos documentos, inclusive salvando versões de cada uma das alterações para serem revisitadas sempre que necessário.

4. Ajuda a otimizar a gestão do tempo e aumenta a produtividade

Digitalizar também significa fazer com que os analistas e assistentes percam menos tempo localizando e trabalhando manualmente nos documentos. E não há dúvidas de que a produtividade desses profissionais é otimizada.

O tempo que costuma ser gasto buscando arquivos em papel pode ser revertido para soluções mais inteligentes e que atendam melhor as demandas estratégicas da empresa em relação à administração de pessoal.

5. Libera espaço físico

Ter uma, duas ou três salas totalmente dedicadas a guardar documentos em papel já é coisa do passado. Com a digitalização, é possível liberar todo o espaço físico hoje ocupado pelos arquivos para demais atividades da sua empresa.

6.  Melhora o controle sobre a documentação

Perder o controle das informações referentes à gestão de pessoas está no topo das preocupações dos gestores de RH. Isso porque eles sabem que qualquer deslize pode gerar multas trabalhistas, processos e indenizações que podem trazer inclusive prejuízos financeiros.

Digitalizar, portanto, é também uma forma de melhorar o controle sobre documentos e informações estratégicas para o departamento.

7. Reduz custos

Pense em todo o dinheiro que é gasto para manter as formas tradicionais de geração, armazenamento e manutenção de documentos físicos (manipulação da papelada, tempo dos analistas, espaço físico, etc.).

Com a digitalização, esse orçamento pode ser revertido para causas mais nobres dentro do departamento. Algumas vezes RH é visto como uma área que não gera dividendos de forma direta, portanto será sempre bem-vinda a notícia da redução de custos.

Que tal, o RH da sua empresa já conta com um processo de digitalização de documentos? Para entender melhor, baixe agora o e-book Documentação de RH – Como e porque usar a tecnologia na gestão dos documentos do RH. É grátis!

Para organizar melhor, tornar o processo mais ágil e reduzir custos, a digitalização da documentação do RH é fundamental. Ela consiste em trabalhar virtualmente em informações que normalmente eram tratadas em papel.

A digitalização é, sem sombra de dúvidas, uma revolução para o departamento de RH. Isso porque ela coloca a empresa em um patamar de maior modernidade e facilita o dia a dia do departamento.

Para exemplificar isso, vamos tomar como exemplo o prontuário eletrônico de funcionário. Com ele, você poderá resolver, no mínimo, estes seis problemas:

1. Dificuldades para encontrar os registros de colaboradores

Ao criar um Prontuário Eletrônico completo, com todas as informações dos colaboradores, é possível organizá-las para pesquisa e acesso em tempo real.

Isso dá tanto ao gestor quanto aos analistas de RH a garantia de que o acesso será seguro e rápido aos Prontuários Eletrônicos de Funcionários em qualquer hora e lugar, uma vez que basta ter acesso à internet e ser autorizado (possuir senha) para agilizar todo o processo.

Em suma: com poucos cliques é possível localizar os dados solicitados por outros departamentos, ou pela direção, e, ainda, pelos órgãos governamentais trabalhistas.

2. Ineficiência operacional

Com os prontuários digitalizados, o RH também aumenta sua eficiência operacional. Ou seja, os funcionários que atuam no departamento ganham tempo e aumentam sua produtividade, pois o arquivamento é simplificado.

Assim, toda vez que a diretoria ou demais departamentos (líderes de equipe, jurídico, financeiro etc.) solicitarem informações sobre um determinado colaborador, não é mais preciso recorrer aos arquivos em papel; os documentos estão a poucos cliques de distância.

3. Armazenamento e arquivamento bagunçados

Com documentos digitalizados, os custos de arquivamento e manipulação dos documentos são reduzidos. Não é preciso ter uma grande equipe e os colaboradores não perdem tanto tempo buscando ou refazendo informações de forma manual.

Para além disso, o departamento evita ter uma sala repleta de papel, que, com o tempo, pode ficar bagunçada e gerar erros ou retrabalhos.

4. Perda de informações importantes

A digitalização também evita acesso não autorizado e minimiza riscos de perda de documentos. Um bom sistema de gerenciamento de documentos armazena todos os documentos em um arquivo 100% seguro e durável.

Dessa forma, perder dados importantes fica muito mais difícil, uma vez que cada documento fica arquivado em seu conteúdo original e todas as alterações também são salvas, podendo ser consultadas a qualquer momento pelas pessoas autorizadas.

5. Processos de RH mal organizados

Atividades como recrutamento e seleção, admissão, demissão, integração de novos colaboradores etc. são otimizadas quando a gestão de documentos é feita no ambiente digital.

Em outras palavras, cria-se uma sequência lógica de atividades, o que evita que etapas sejam puladas e acabem onerando e gastando o tempo dos analistas de RH.

6. Descumprimento da legislação trabalhista

Ao criar, manipular e armazenar documentos digitalmente, o RH também garante facilidade no fornecimento de dados e a atualização de documentos para os programas de Segurança e Saúde no Trabalho – SST, por exemplo.

O próprio envio de documentos aos órgãos públicos fica mais fácil, uma vez que as informações estão seguras e são fáceis de ser localizadas e compartilhadas via web.

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