Se gerar, arquivar e manter os documentos de colaboradores é muito trabalhoso para o seu departamento de RH, você precisa começar a considerar a criação de um prontuário eletrônico de funcionários na nuvem. Com ele, o trabalho de transferir pastas de funcionários de um local para outro e apresentá-las de imediato quando necessário passa a ser um processo bem mais simples e seguro.

Sobre isso vamos refletir neste artigo. Você vai ver que os problemas típicos, que causam diminuição na produtividade de seu departamento de RH podem ser solucionados com essa tecnologia inovadora. Continue lendo para entender!

O que é computação em nuvem?

Para começar, vamos entender o que é, afinal, a computação em nuvem?

De uma forma bem prática, computação em nuvem (cloud computing) é um termo usado para descrever um modelo de utilidade no qual é possível hospedar dados, processos e aplicações na infraestrutura de TI de um provedor (um fornecedor de serviços de nuvem).

Com a computação em nuvem, a grande maioria dos recursos tecnológicos pode ser adquirida e utilizada como serviço, ou seja, ao invés de montar todo um aparato tecnológico internamente, você só precisa contratar os serviços de uma empresa especializada. É essa empresa que se preocupa com equipamentos e ferramentas para manter as informações sempre seguras, estáveis e disponíveis.

Quais são os benefícios da computação em nuvem?

Entre os diversos benefícios da nuvem, destacam-se:

• redução de custos (receber os recursos com serviços, não precisar investir em equipamentos e longos períodos de implementação etc.);

• mobilidade (acesso em qualquer hora, local e por meio de qualquer dispositivo conectado à web);

• escalabilidade tecnológica (possibilidade de adquirir mais recursos sempre que necessário sem parar a operação para longos períodos de implantação);

• e segurança da informação (backups, alta disponibilidade, proteção contra ataques e firewalls).

Montar um prontuário eletrônico de funcionários na nuvem é seguro?

Bem, mas se as informações dos funcionários ficarão em poder de um provedor na nuvem, será que isso é seguro? A resposta é sim!

Todas as informações da sua empresa poderão ser acessadas apenas pelas pessoas autorizadas, nem o provedor terá acesso a elas. Isso é garantido tecnicamente, uma vez que são definidas permissões de acesso aos serviços e aos seus documentos digitalizados.

Hoje em dia a segurança trazida pela nuvem é muito superior à segurança dos ambientes computacionais das empresas. Isso se dá pelo fato de você ter à disposição recursos como backups, alta disponibilidade, proteção contra hackers a um custo muito baixo.

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Custa muito dinheiro manter o prontuário de funcionários na nuvem?

A partir do momento em que a gestão documental é feita de forma digitalizada, a empresa reduz significativamente seus custos com impressões, bem como com pessoal interno. Ela também economiza muito espaço para armazenagem dos documentos.

Utilizando os serviços na nuvem você não precisa investir em  uma infraestrutura própria (softwares, bancos de dados, servidores etc.), isso é uma preocupação do provedor.

Você só precisa ter uma conexão com a internet para acessar os arquivos online, trabalhar neles, gerar alterações e salvar todas as versões.

Um outro ponto importante na questão do custo, é a escalabilidade que a nuvem proporciona. Ou seja, você pode começar com um baixo volume de prontuários e ir ampliando na medida que você vai digitalizando e sua empresa vai crescendo.

 

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A digitalização de documentos é uma prática que vem ganhando espaço nas empresas. Isso porque os negócios estão cada vez mais orientados a dados, ou seja, os empresários e executivos de negócios já perceberam que as informações corporativas são ativos importantes que precisam ser geridos de uma forma mais eficiente, segura e prática.

Quando olhamos para o RH, considerado o “centro nervoso” das empresas em matéria de controle de capital humano e produtividade, digitalizar os documentos é também muito importante.

Mas a digitalização é também uma quebra de paradigma. A famosa “papelada” com a qual o departamento lida já é rotina e cabe ao gestor da área mudar a chave, por uma série de razões sobre as quais vamos refletir neste artigo. Acompanhe!

1. Digitalizar a documentação de RH libera o gestor para uma atuação mais analítica e estratégica

Com o prontuário dos funcionários, por exemplo, digitalizado, o gestor de RH poderá atender com mais rapidez às solicitações dos demais departamentos. Da mesma forma, em poucos cliques consegue localizar informações para enviar aos órgãos governamentais.

E isso também reduz a necessidade de ter pessoas dedicadas somente a isso. Ou seja, o gestor também pode dimensionar o trabalho de seus analistas e assistentes para tarefas que exigem mais visão estratégica.

Ao se preocupar menos com a burocracia relativa aos documentos, a atuação do executivo passa a ser menos operacional, e isso é percebido pela diretoria da empresa.

2. Torna o armazenamento dos dados mais seguro

Uma das grandes preocupações das empresas hoje é com a segurança das informações. Ao digitalizar, somente as pessoas autorizadas (que possuem chaves de acesso) podem visualizar, compartilhar e alterar documentos.

Isso eleva a segurança ao mesmo tempo em que diminui as preocupações com extravios, erros e fraudes, pois os dados dos funcionários estão salvos na nuvem (no servidor do fornecedor do serviço de digitalização, que possui infraestrutura suficiente e usa métodos testados e aprovados internacionalmente para evitar problemas).

3. Eleva a organização e a eficiência do departamento

É sabido que a tecnologia torna as empresas mais inteligentes, organizadas e competitivas. Por que isso não pode ser aplicado também ao RH?

Ao digitalizar a documentação, esse departamento entra para o time da inteligência competitiva da empresa, uma vez que acessar, alterar e compartilhar os documentos é só uma questão de ter acesso e estar conectado à web. Em qualquer lugar e por meio de qualquer dispositivo, o gestor e os analistas autorizados podem fazer consultas e trabalhar nos documentos, inclusive salvando versões de cada uma das alterações para serem revisitadas sempre que necessário.

4. Ajuda a otimizar a gestão do tempo e aumenta a produtividade

Digitalizar também significa fazer com que os analistas e assistentes percam menos tempo localizando e trabalhando manualmente nos documentos. E não há dúvidas de que a produtividade desses profissionais é otimizada.

O tempo que costuma ser gasto buscando arquivos em papel pode ser revertido para soluções mais inteligentes e que atendam melhor as demandas estratégicas da empresa em relação à administração de pessoal.

5. Libera espaço físico

Ter uma, duas ou três salas totalmente dedicadas a guardar documentos em papel já é coisa do passado. Com a digitalização, é possível liberar todo o espaço físico hoje ocupado pelos arquivos para demais atividades da sua empresa.

6.  Melhora o controle sobre a documentação

Perder o controle das informações referentes à gestão de pessoas está no topo das preocupações dos gestores de RH. Isso porque eles sabem que qualquer deslize pode gerar multas trabalhistas, processos e indenizações que podem trazer inclusive prejuízos financeiros.

Digitalizar, portanto, é também uma forma de melhorar o controle sobre documentos e informações estratégicas para o departamento.

7. Reduz custos

Pense em todo o dinheiro que é gasto para manter as formas tradicionais de geração, armazenamento e manutenção de documentos físicos (manipulação da papelada, tempo dos analistas, espaço físico, etc.).

Com a digitalização, esse orçamento pode ser revertido para causas mais nobres dentro do departamento. Algumas vezes RH é visto como uma área que não gera dividendos de forma direta, portanto será sempre bem-vinda a notícia da redução de custos.

Que tal, o RH da sua empresa já conta com um processo de digitalização de documentos? Para entender melhor, baixe agora o e-book Documentação de RH – Como e porque usar a tecnologia na gestão dos documentos do RH. É grátis!

Para organizar melhor, tornar o processo mais ágil e reduzir custos, a digitalização da documentação do RH é fundamental. Ela consiste em trabalhar virtualmente em informações que normalmente eram tratadas em papel.

A digitalização é, sem sombra de dúvidas, uma revolução para o departamento de RH. Isso porque ela coloca a empresa em um patamar de maior modernidade e facilita o dia a dia do departamento.

Para exemplificar isso, vamos tomar como exemplo o prontuário eletrônico de funcionário. Com ele, você poderá resolver, no mínimo, estes seis problemas:

1. Dificuldades para encontrar os registros de colaboradores

Ao criar um Prontuário Eletrônico completo, com todas as informações dos colaboradores, é possível organizá-las para pesquisa e acesso em tempo real.

Isso dá tanto ao gestor quanto aos analistas de RH a garantia de que o acesso será seguro e rápido aos Prontuários Eletrônicos de Funcionários em qualquer hora e lugar, uma vez que basta ter acesso à internet e ser autorizado (possuir senha) para agilizar todo o processo.

Em suma: com poucos cliques é possível localizar os dados solicitados por outros departamentos, ou pela direção, e, ainda, pelos órgãos governamentais trabalhistas.

2. Ineficiência operacional

Com os prontuários digitalizados, o RH também aumenta sua eficiência operacional. Ou seja, os funcionários que atuam no departamento ganham tempo e aumentam sua produtividade, pois o arquivamento é simplificado.

Assim, toda vez que a diretoria ou demais departamentos (líderes de equipe, jurídico, financeiro etc.) solicitarem informações sobre um determinado colaborador, não é mais preciso recorrer aos arquivos em papel; os documentos estão a poucos cliques de distância.

3. Armazenamento e arquivamento bagunçados

Com documentos digitalizados, os custos de arquivamento e manipulação dos documentos são reduzidos. Não é preciso ter uma grande equipe e os colaboradores não perdem tanto tempo buscando ou refazendo informações de forma manual.

Para além disso, o departamento evita ter uma sala repleta de papel, que, com o tempo, pode ficar bagunçada e gerar erros ou retrabalhos.

4. Perda de informações importantes

A digitalização também evita acesso não autorizado e minimiza riscos de perda de documentos. Um bom sistema de gerenciamento de documentos armazena todos os documentos em um arquivo 100% seguro e durável.

Dessa forma, perder dados importantes fica muito mais difícil, uma vez que cada documento fica arquivado em seu conteúdo original e todas as alterações também são salvas, podendo ser consultadas a qualquer momento pelas pessoas autorizadas.

5. Processos de RH mal organizados

Atividades como recrutamento e seleção, admissão, demissão, integração de novos colaboradores etc. são otimizadas quando a gestão de documentos é feita no ambiente digital.

Em outras palavras, cria-se uma sequência lógica de atividades, o que evita que etapas sejam puladas e acabem onerando e gastando o tempo dos analistas de RH.

6. Descumprimento da legislação trabalhista

Ao criar, manipular e armazenar documentos digitalmente, o RH também garante facilidade no fornecimento de dados e a atualização de documentos para os programas de Segurança e Saúde no Trabalho – SST, por exemplo.

O próprio envio de documentos aos órgãos públicos fica mais fácil, uma vez que as informações estão seguras e são fáceis de ser localizadas e compartilhadas via web.

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Que tal, o RH da sua empresa já conta com um processo de digitalização de documentos? Para entender melhor, baixe agora o e-book Documentação de RH – Como e porque usar a tecnologia na gestão dos documentos do RH. É grátis!

Diferente do que acontecia há cerca de 30 anos, hoje é possível catalogar, organizar e armazenar dados de uma forma bem mais dinâmica, eficiente e prática.

No departamento de RH, que precisa lidar com um grande número de documentos, tais como atestados de saúde ocupacional, cartões de ponto, guia de recolhimento de contribuições e impostos, comunicado de demissão etc., as ferramentas tecnológicas são fundamentais.

Você já pensou no quanto a tecnologia pode ajudar nos processos de gestão de documentação dentro do RH? É sobre isso que vamos conversar neste artigo. Você vai ver o que é um sistema de gerenciamento de documentos e porque utilizá-lo. Acompanhe!

Gerenciamento de documentos: contar com um sistema, faz diferença!

Ao informatizar os processos, o RH diminui significativamente o arquivamento em papel e, ao mesmo tempo, consegue administrar as informações sem grandes preocupações. Assim, quando o departamento jurídico, por exemplo, solicita informações de um colaborador que já não faz mais parte do quadro para responder a uma ação trabalhista, o analista de departamento pessoal consegue localizar os arquivos digitalizados em poucos cliques.

Ao fazer o gerenciamento dos documentos por meio de um sistema computacional (hardwares e softwares), fica muito mais prático e seguro armazenar, distribuir, gerenciar, controlar e auditar as informações referentes aos colaboradores.

Assim, imagens de documentos em papel capturadas através de um scanner, e também documentos criados eletronicamente(textos, desenhos, PDF’s, DOC’s, XLS’s, fotos, áudio, vídeo etc.) passam a fazer parte da rotina do departamento, o que agiliza os processos e diminui os custos.

Funcionalidades básicas do sistema de gerenciamento de documentos

Um bom sistema de GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos – permite que os documentos sejam modificados e gerenciados de acordo com seu ciclo de vida, considerando as políticas de retenção e descarte exigidas pela legislação ou aquelas estabelecidas pela próprias administração da empresa.

Aqui estão as funcionalidades básicas que um sistema de gerenciamento de documentos deve ter:

Armazenamento e Recuperação

A primeira funcionalidade é a capacidade de armazenar documentos/objetos de forma que quando precisamos deles temos diversas formas de localizá-los e recuperá-los. Assim, o sistema cria o conceito de “repositório” onde se armazena e organiza os documentos;

Check In/ Check Out e Reserva

O Check In é introdução de um documento no acervo e o Check Out é a sua retirada. É, basicamente, o que fazemos com o controle físico (papéis), com a diferença que eletronicamente, temos a possibilidade de diversas pessoas (ou departamentos) trabalharem em um mesmo arquivo, em tempo real. Com essa funcionalidade, o gestor da documentação sabe exatamente quem “inseriu” e/ou “retirou” um documento eletrônico e trabalhou nele;

Controle de Versão

Essa funcionalidade garante que você está acessando a versão correta – última ou corrente – dos documentos. Existem vários métodos de definição do versionamento, que vão além do convencional método sequencial: versão 1, 2, 3. Isso tudo é feito de forma automatizada para garantir o controle de versões;

Controle de Acesso

Controlar quais pessoas podem acessar os documentos, a fim de garantir as políticas de uso dos documentos. Bons sistemas de gerenciamento de documentos implementam um mecanismo sofisticado de controle de acesso permitindo controlar o acesso para visualização, versionamento, edição, inclusão de comentários e deleção.

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A cada dia que passa é mais comum pensarmos na digitalização de documentos como solução para problemas de espaço, compartilhamento de documentos entre outras. Todos estamos bastante familiarizados com documentos que temos ou recebemos em formato PDF, que são como uma “fotografia” de originais. Inclusive é bastante comum usarmos celulares para capturar a imagem de documentos.

Entretanto, quando temos de digitalizar um volume um pouco maior de documentos sempre ficamos entre: fazer dentro da empresa – “pegamos um estagiário, e já temos um scanner aqui nesta multifuncional e fazemos o serviço rapidinho”, ou contratarmos uma empresa especializada em digitalização.

A seguir vamos falar sobre as principais razões para você pensar com bastante “carinho” em terceirizar esse serviço com um especialista.

1.    Digitalizar mais de 20 páginas é muito complicado

Certamente você já digitalizou algumas páginas naquele scanner de mesa que você tem em casa ou na empresa. Posso garantir que a experiência não foi boa. Você levou muito tempo para chegar a um resultado aceitável. Teve de fazer muitas tentativas de ajustes até chegar na qualidade esperada. Chegou a arquivos com tamanhos muito grandes em Kb, mesmo usando o software do scanner.

Esse tipo de trabalho vai muito além do que aparentemente todo mundo acha ser somente passar um papel em um scanner.

A digitalização depende de vários sub-processos e funções para se obter um bom resultado. A preparação do material, o scanner que será usado na captura da imagem, a qualidade adequada, resolução da imagem, brilho, contraste, formato de saída, indexação e outros, são parte do trabalho.

Quando essas coisas todas não são bem planejadas o trabalho fica muito demorado, caro e de qualidade questionável.

Se você pensa em descartar os originais, aí sim é que a preocupação com todo esse processo deve ser ainda maior, pois nesses casos a digitalização ainda deve “preservar” o documento/informação, o que é muito diferente de simplesmente escanear para compartilhar com alguém.

2.    Requer um trabalho grande de preparação

A digitalização de um volume um pouco maior de documentos exige um trabalho de preparação, tanto dos documentos a serem digitalizados como do processo de trabalho. Não é só a retirada dos grampos e clipes. A maioria dos documentos fica deteriorada devido ao uso ou até mesmo por estar muito tempo guardada, precisando de um tratamento antes de passar no scanner como: colar folhas rasgadas, colar documentos pequenos em folhas avulsas, etc., pois o scanner pode não conseguir passar esse documento ou passará distorcido, torto correndo até o risco de rasgar o original caso seja um scanner de alimentação automática.

Para a preparação é preciso de espaço adequado para acomodar os materiais organizados sem risco de cair, perder a ordem, misturar etc.. É preciso de separadores, e organizadores, além de pessoas treinadas nesse tipo de atividade.

3.    Existem Scanners e Scanners, Softwares e Softwares

Os equipamentos normalmente disponíveis para digitalização ou são scanners de mesa, com ou sem alimentadores automáticos), ou uma multifuncional (scanner, copiadora e impressora). Esses equipamentos não foram projetados para volumes, e suas configurações de brilho e contraste são básicas e fixas não permitindo ajustes para a obtenção de imagens de qualidade.

É muito comum termos os seguintes problemas: documentos que foram escaneados tortos, originais muito claros/escuros e não se conseguir fazer a melhoria na imagem.

Além disso o que fazemos quando temos um documento de formato maior que o nosso scanner? Um scanner só normalmente não dá conta da diversidade de documentos que encontramos em grandes lotes. Além do formato do documento, o tipo de mídia ou suporte do documento do original (papel sulfite, vegetal, cartões, documentos rígidos, fotografias e outros), também exigirá scanners específicos.

Softwares que sejam capazes de auxiliar e até automatizar a captura das imagens e a garantia da qualidade do resultado final são determinantes em uma boa digitalização. Filtros de melhoria das imagens, remoção de “sujeira”, ajuste de brilho e contraste, resolução em DPI’s, arquivos pequenos (em Kb), PDF’s pesquisáveis e outros, são funcionalidades que os softwares mais profissionais oferecem. Sem esses softwares a qualidade, prazo e custo do trabalho será comprometida.

4.    Controle de Qualidade

A qualidade final da imagem é determinante em um trabalho de digitalização de documentos. Como fazemos para garantir que isto seja alcançado? Basicamente é estabelecendo um processo de controle de qualidade das imagens, capaz de identificar imagens com problemas, fora dos padrões estabelecidos de brilho e contraste (muito claras ou muito escuras). Nesse processo precisamos de softwares para nos apoiar nessa atividade e pessoas treinadas nessas tarefas.

O que se faz quando se encontra uma imagem “ruim” no meio de um lote? Vamos re-escanear essa imagem, certo? Essa saída é muito complexa pois depende da manipulação de originais e a recolocação de páginas. Os softwares de controle de qualidade avançados permitem se fazer o re-scaneamento virtual a partir da manipulação da imagem capturada em alta qualidade e fazendo os ajustes de brilho e contraste na imagem até se atingir o padrão adequado.

5.    Indexação dos Documentos

Classificar documentos para pesquisa futura é fundamental. É comum precisarmos extrair informações dos documentos digitalizados. Essas informações são “coletadas” das imagens e usadas para classificar e também localizar os documentos eletrônicos em algum sistema de gerenciamento. São o que chamamos de índices, ou propriedades dos documentos, tais como: nome, título, código, datas, versões, entre outras. Essa atividade é uma das mais difíceis. Caso você não tenha softwares de apoio que podem fazer parte dessa coleta de dados de forma automática, você terá de fazer tudo na mão, o que é muito demorado, difícil e caro.

6.    Arquivo Final

O arquivo eletrônico final é a forma de entrega ou de preservação dos documentos digitalizados. O formato e suas características técnicas são fundamentais no processo de digitalização. A criação de arquivos PDF’s ou TIFF’s ou JPG’s, resolução de 200, 300 ou mais DPI’s, com OCR – Reconhecimento Ótico de Caractéres, tamanho interno do arquivo e tamanho em bytes são questões que precisam ser tratadas no processo de formatação do arquivo final. Para questões de preservação de longo prazo também existem questões específicas a serem tratadas.

Algumas vezes é necessário um processo de conversão eletrônica para se atingir as condições específicas dos arquivos a serem entregues.

7.    É mais barato!

Com tudo isso que comentei nos itens anteriores posso garantir que terceirizar o serviço de digitalização é muito mais barato do que fazer isso internamente em sua empresa, com qualidade e prazo. Mesmo que seja com um estagiário “esperto”.

Todas as atividades envolvidas na digitalização são intensas em mão-de-obra.

Coloque na ponta do lápis todos os pontos do processo. Não desconsidere nenhuma das atividades. Não subestime o esforço.

 

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