Na era digital, a gestão eletrônica de documentos (GED) tem se tornado uma necessidade crucial para empresas de todos os tamanhos e setores. Na Selens, estamos na vanguarda dessa transformação, oferecendo soluções inovadoras que utilizam inteligência artificial (IA) para otimizar a gestão documental. Hoje, queremos apresentar a funcionalidade de classificação automática de documentos da nossa plataforma digiBOX.

 

Desafios na Gestão de Documentos:

A correta classificação dos documentos é essencial para garantir que cada tipo de documento receba o tratamento adequado, tanto em termos de comportamento do sistema quanto de segurança e privilégios. A classificação manual pode ser um processo demorado e propenso a erros, comprometendo a eficiência e a segurança da gestão documental.

A Solução digiBOX:

Na Selens, desenvolvemos a digiBOX com uma funcionalidade de **classificação automática de documentos** baseada em IA, para enfrentar esses desafios de maneira eficaz. Esta tecnologia traz uma série de benefícios que podem transformar a maneira como você gerencia seus documentos.

Identificação Inteligente:

Nossa solução utiliza algoritmos avançados de IA para identificar automaticamente o tipo de documento que está sendo carregado. Isso significa que, ao fazer o upload de documentos como notas fiscais, contratos ou prontuários de pacientes, o sistema reconhece e classifica cada documento corretamente.

Organização Otimizada:

Após a identificação, a digiBOX organiza os documentos de maneira eficiente e lógica. A classificação automática facilita a organização, garantindo que cada documento esteja no lugar certo e possa ser facilmente encontrado quando necessário. Isso reduz significativamente o tempo gasto na organização manual e minimiza o risco de erros.

Extração de Dados:

Além de identificar e organizar, nossa tecnologia de IA também é capaz de extrair dados relevantes dos documentos. Isso permite que informações cruciais sejam capturadas automaticamente, melhorando a eficiência e a precisão dos seus processos internos e facilitando a integração com outros sistemas empresariais.

Benefícios Técnicos:

• Eficiência Operacional: A automação da classificação reduz o tempo e os recursos necessários para gerenciar documentos.
• Precisão e Consistência: A IA minimiza erros humanos, garantindo uma classificação precisa e consistente.
• Segurança Aprimorada: Aplicação correta de políticas de segurança e privilégios, protegendo dados sensíveis de forma eficaz.
• Facilidade de Acesso: Documentos são organizados de forma que possam ser rapidamente localizados, melhorando a produtividade.

Conclusão:

A integração de IA na gestão documental não é apenas uma inovação, mas uma necessidade para empresas que buscam maximizar sua eficiência operacional. Na Selens, estamos comprometidos em oferecer soluções que atendam às suas necessidades e superem suas expectativas. A classificação automática de documentos na digiBOX é um exemplo claro de como a tecnologia pode transformar a gestão documental.

Se você está interessado em explorar mais sobre como a digiBOX pode beneficiar sua empresa, entre em contato conosco. Estamos aqui para garantir que você aproveite ao máximo as vantagens da transformação digital.

Em um mundo cada vez mais digital, a forma como lidamos com informações e documentos está evoluindo rapidamente. Para as equipes de Recursos Humanos, a gestão eficiente de documentos é essencial para o bom funcionamento de processos internos e para fornecer suporte adequado aos funcionários. É aqui que a digitalização de documentos entra em cena, oferecendo uma solução moderna, ágil e sustentável para os desafios da gestão de RH. Neste artigo, exploraremos como a digitalização pode revolucionar a forma como as equipes de RH lidam com a documentação e quais são os benefícios dessa transformação.

Organização Descomplicada:

Imagine o escritório sem aquelas montanhas de papel, pastas, imensos arquivos e documentos espalhados por todos os cantos. A digitalização de documentos traz uma organização descomplicada para o RH, permitindo que toda a informação seja armazenada digitalmente em uma estrutura bem definida. Adeus, pilhas de papel! Com a digitalização, encontrar e acessar documentos importantes é rápido e fácil, reduzindo o estresse e a perda de tempo associados à busca física.

Eficiência Turbinada:

Tempo é dinheiro! A digitalização de documentos agiliza os processos de RH ao permitir o acesso rápido e instantâneo a informações importantes. O que costumava levar horas ou até mesmo dias para ser localizado, agora pode ser encontrado em questão de segundos. Com menos tempo gasto na busca por documentos, a equipe de RH pode se concentrar em tarefas mais estratégicas e produtivas, impulsionando a eficiência do departamento como um todo.

Segurança Blindada:

A proteção de informações sensíveis é uma das principais preocupações das equipes de RH. Com a digitalização de documentos, você pode fortalecer a segurança dos dados com criptografia e controle de acesso. Isso garante que apenas pessoas autorizadas tenham acesso aos documentos, protegendo informações confidenciais e mantendo a privacidade dos funcionários em alto nível.

Colaboração Imbatível:

Colaboração é a chave para o sucesso de qualquer equipe. Com a digitalização de documentos, a comunicação interna entre membros do RH e também o restante da organização é facilitada. O compartilhamento instantâneo de documentos e informações permite que a equipe trabalhe de forma mais coesa, aumentando a produtividade e garantindo que todos estejam na mesma página em relação aos processos e projetos.

Sustentabilidade Consciente:

Além de todos os benefícios mencionados, a digitalização de documentos também contribui para a sustentabilidade. Reduzir o uso de papel impacta diretamente no meio ambiente, diminuindo a quantidade de árvores derrubadas e economizando recursos naturais. Ao adotar a digitalização, sua empresa demonstra comprometimento com práticas sustentáveis e se posiciona como uma organização consciente e responsável.

Conclusão:

A digitalização de documentos é mais do que uma tendência passageira; é uma transformação fundamental na forma como as equipes de RH gerenciam informações e processos. Com organização descomplicada, eficiência turbinada, segurança blindada, colaboração imbatível e sustentabilidade consciente, a digitalização é a chave para simplificar sua gestão de RH e impulsionar a eficiência da sua equipe. Modernize-se agora e entre na era da gestão de documentos eficiente com a digitalização!

Quer saber como a digitalização pode ajudar sua empresa? Entre em contato conosco e descubra como podemos transformar a maneira como você gerencia seus documentos de RH!

Se quiser conhecer melhor o digiBOX para Prontuário Eletrônico, acesse aqui.

A LGPD – Lei Geral de Proteção de Dados – tem sido tema de grandes discussões técnicas nas organizações, envolvendo muitas áreas como Tecnologia da Informação, Jurídico, Segurança, Administração e outras.

A área de Recursos Humanos é uma das mais impactadas pela LGPD, uma vez que o tratamento dos dados e documentos pessoais dos funcionários está em sua rotina diária.

Outro ponto importante é que o tratamento de dados não está relacionado à quantidade de funcionários da empresa, as obrigações são as mesmas para 3 ou para 5.000 funcionários.

Quem são os “Atores” segundo a LGPD

Para uma adequação da empresa quanto à forma de tratar os documentos dos funcionários é importante termos um entendimento dos “atores” envolvidos e de suas responsabilidades de acordo com a LGPD.

A LGPD considera os seguintes papéis:

• Titular: que é a pessoa, funcionário ou o prestador de serviço, que é o dono das informações e documentos.
• Controlador: pessoa física ou jurídica, responsável pelo tratamento dos dados pessoais. A empresa que recebe esses dados assume esse papel, cabendo a ela a proteção desses dados.
• Operador: o papel do Operador é realizar o tratamento de dados pessoais em nome do Controlador. Pode ser um funcionário ou uma empresa terceirizada.
• Encarregado: o Encarregado é a pessoa indicada pelo Controlador para atuar como sua ponte de comunicação com os titulares dos dados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), para fins de fiscalização e acompanhamento de não conformidades da LGPD.

Dados Pessoais e Dados Sensíveis

Quando falamos de documentação de pessoas podemos classificá-los em dados pessoais e dados sensíveis.

Os dados pessoais são aquelas informações que identificam ou possam identificar uma pessoa, tais como nomes, RG, CPF, códigos de identificação, endereços, etc..

Já os dados sensíveis são aquelas informações sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião pública, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico.

Responsabilidades do empregador

Dentre as principais responsabilidades do empregador quanto à proteção de dados dos colaboradores podemos citar:

1. fornecer informações claras a seus colaboradores sobre como são tratados os dados pessoais que transitam na empresa;
2. indicar medidas técnicas e administrativas para prevenir o vazamento de informações;
3. fomentar uma cultura de proteção de dados;
4. orientar e direcionar cada colaborador na conduta a ser adotada, sobre os cuidados necessários para evitar prejuízos aos titulares de dados;
5. utilizar os dados pessoais de seus colaboradores apenas para a finalidade a que se destinam;
6. manter rigoroso controle de acesso aos dados pessoais dos colaboradores, especialmente dos dados sensíveis a que tiver ciência, tais como: atestados médicos, dados de filiação sindical e outros previstos na legislação;
7. cuidar para que a transferência dos dados dos colaboradores seja realizada de forma segura, ainda que para o cumprimento de obrigações legais ou regulatórias;
8. fazer avaliação prévia do nível de maturidade dos fornecedores que terão acesso aos dados pessoais dos seus colaboradores e firmar contratos que prevejam garantias mínimas para preservar a segurança dos dados;

Nossa solução de Prontuário Eletrônico de Funcionário

Como podemos depreender das informações colocadas acima, a gestão de prontuários é bastante complexa, em especial para o cumprimento das determinações da LGPD.

A gestão tradicional (física em papel) é muito custosa e ineficiente, deixando vários “buracos” de segurança.

O digiBOX Prontuário Eletrônico de Funcionário foi projetado para garantir um controle bastante detalhado dos acessos aos documentos, permitindo a proteção das informações e garantindo as bases da LGPD.

Todas as questões de extravios de documentos nas manipulações e transferências são eliminadas. Todas as ações nos prontuários são auditáveis pois ficam registradas no sistema.

A localização rápida de documentos também é uma facilidade muito útil no dia a dia para responder à necessidade de apresentação e manipulação de documentos.

Se quiser conhecer melhor o digiBOX para Prontuário Eletrônico, acesse aqui.

Neste post usei como referência o ebook da OAB do Distrito Federal – LGPD nas relações de trabalho, cujos autores são Adriana Giuntini, Ana Sylvia da Fonseca Pinto Coelho, Camila Mickievicz, Cinthia Tufaile, Dayane Mendonça, Julie Maria Figueira Vittone, Kelly Santoro, Ilderlândio Teixeira, Marcela Calazans, Natália Saucedo Perez Costa. Recomendo a leitura. Acesse o e-book aqui.

O digiBOX é um sistema de GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos desenvolvido pela Selens, baseado na “nuvem”, para atender às demandas de empresas com relação à gestão documental.

O digiBOX é moderno e simples de usar. E é ofertado no modelo de computação em nuvem, ou seja, como serviço, via internet, sem a necessidade de aquisição de licenças, servidores, serviços de implantação e outros.

Neste artigo você vai conhecer as principais vantagens que essa solução oferece para o seu negócio e entender porque ela é um sinônimo de Gerenciamento Eletrônico de Documentos na nuvem no Brasil. Acompanhe!

1. Nunca mais se preocupe com a quantidade de documentos que você precisa administrar, nem com a segurança deles!

digiBOX – escalabilidade e segurança na medida certa

Dois pontos precisam ser considerados quando falamos de uma estratégia de gestão de documentos: os dados precisam estar 100% protegidos e seguros, e o volume de documentos vai aumentar constantemente.

O digiBOX é uma solução que foi projetada para lidar com essas duas questões. Com toda a elasticidade da computação em nuvem — nossos datacenters estão preparados para suportar toda a carga de dados e fazer o armazenamento na medida certa.  A solução também é 100% segura, pois conta com uma infraestrutura de TI poderosa, além dos métodos de proteção de dados testados e reconhecidos mundialmente.

2. Todos os seus documentos em um único lugar

digiBOX – um repositório único para todos os tipos de documentos

Hoje os documentos podem assumir diversas formas. Eles podem ser imagens, áudio, vídeo, textos, planilhas, e-mails e muito mais.

Com o digiBOX você conta com um repositório único para qualquer tipo de documento, não importando quanto eles “pesem” dentro do sistema. É nessa “biblioteca eletrônica”  que os profissionais irão armazenar, processar e pesquisar sempre que precisarem de algum documento.

3. Seus documentos disponíveis em qualquer lugar a qualquer hora

digiBOX – uma plataforma móvel e social

O grande trunfo de uma plataforma de gerenciamento de documentos como o digiBOX é que ele é baseado em browsers e app’s, ou seja, é possível trabalhar nele na internet por meio de qualquer dispositivo conectado (desktop, notebook, tablet, smartphone etc.).

Isso proporciona aos profissionais a possibilidade de trabalhar além das quatro paredes do escritório. Seja em casa, em regime de home office, ou no quarto de um hotel, as pessoas devidamente autorizadas podem trabalhar com a documentação sem precisar ficar trocando e-mails com arquivos anexos.

O caráter social do sistema se dá pela facilidade de equipes remotas trabalharem nos mesmos arquivos com total controle sobre as alterações realizadas, versões geradas, comentários, discussões. Colaboração é a palavra!

4. Aumente a produtividade da sua equipe, com um custo muito menor e com muito mais controle

digiBOX – velocidade, produtividade, controle e custo baixo

Você já teve dificuldades em localizar um documento? Então, as funcionalidades de pesquisa do digiBOX vão acabar com esse problema. Além disso, os gestores podem usar configurações de status, tags e filas de atividades tornando suas equipes mais produtivas e efetivas. Em outras palavras, é possível distribuir tarefas e acompanhar online o andamento delas.

Outras funcionalidades como a criação de blogs, wikis, calendários e fluxos de trabalho irão auxiliar bastante no seu dia-a-dia.

Do ponto de vista do custo, o digiBOX é muito mais barato do que implementar um software de gerenciamento eletrônico de documentos no modo tradicional. Ele está na nuvem, o que evita que a empresa precise investir em infraestrutura própria de TI para suportá-lo.

Você gostou dos benefícios e características do digiBOX aqui descritas? Quer saber mais? Fale agora mesmo conosco e veja tudo que essa solução incrível pode proporcionar para a sua empresa!

Há no mercado hoje uma série de empresas que prestam serviços de digitalização de documentos. O excesso de ofertas, contudo, dificulta a separação do joio do trigo, o que é cada dia mais comum quando se trata de tecnologia e serviços tecnológicos.

Pensando nisso, sempre que uma empresa decide montar uma estratégia de gestão documental baseada no ambiente digital, a primeira pergunta que surge é: o que levar em conta ao avaliar uma empresa especializada em digitalização de documentos?

Neste artigo, vamos te dar algumas pistas que poderão ajudar nessa avaliação. Continue lendo para aprender!

6 aspectos que você deve avaliar ao contratar um serviço de digitalização de documentos

1. Avalie as referências do prestador do serviço

Um bom serviço de digitalização de documentos deve ter uma excelente reputação no mercado. E, por isso, ter boas referências.

Sendo assim, uma forma eficiente de avaliar uma empresa que presta esse serviço é conversando com outras empresas que já contrataram esse fornecedor. Pergunte, por exemplo, como foi o atendimento, se o que foi prometido em contrato foi entregue, se as técnicas empregadas foram éticas, etc..

2. Verifique a experiência do prestador

É importante não confundir experiência com tempo de mercado. Uma empresa relativamente nova pode contar com uma equipe altamente experiente. Logo, ela pode fornecer um excelente serviço.

3. Conheça a equipe

Também é interessante obter informações sobre o time de profissionais que atuam na empresa especializada em digitalização de documentos. A experiência e o conhecimento dos profissionais valem muito nessa hora. Peça que a empresa compartilhe com você informações sobre a equipe que vai cuidar do seu trabalho. Se não quiserem compartilhar, desconfie.

4. Veja se há garantia total de segurança da informação

Não se pode esquecer que os documentos da sua empresa contém informações muito importantes para o seu negócio. Por isso, segurança e confidencialidade são essenciais.

Veja se a empresa especializada em serviços de digitalização de documentos garante total segurança aos documentos que serão manipulados. De preferência, que haja no contrato uma cláusula detalhada de confidencialidade e garantia da integridade dos dados contidos na documentação.

Se a equipe de digitalização é segregada. Como funciona o tratamento de celulares no ambiente de digitalização. E outros.

5. Avalie a tecnologia empregada

Digitalização e tecnologia são sinônimos. Você precisa se certificar de que os equipamentos e as ferramentas tecnológicas utilizadas pelo fornecedor do serviço de digitalização são modernos e confiáveis.

Desconfie de fornecedores que forem reticentes na hora de demonstrar a tecnologia empregada. Um tanto quanto melhor se o fornecedor expuser, inclusive, os métodos que ele utiliza durante o serviço.

Se achar necessário, consulte um profissional especializado nesse tipo de tecnologia para ter uma avaliação mais confiável.

6. Teste a qualidade

Antes de mergulhar na digitalização total dos documentos da sua empresa, você pode solicitar ao fornecedor que está avaliando que ele faça uma “prova”, ou seja, que ele digitalize um lote específico de documentos. Assim, você poderá avaliar a qualidade do serviço entregue antes de firmar contrato.

No vídeo abaixo você pode conhecer um pouco melhor como funciona um processo desses na prática.

 

Você está pensando em contratar um serviço de digitalização de documentos? Fale conosco agora mesmo e veja como podemos ajudá-lo!

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Uma dúvida que muitas empresas têm quando se trata de digitalização de documentos é se é possível realizar esse processo internamente. E a resposta é sim, é possível. No entanto, não é tão simples quanto parece. Continue lendo este artigo para entender porque, em muitos casos, o melhor a se fazer é buscar ajuda de uma empresa especializada em digitalização de documentos!

O que é digitalização de documentos?

Para começar precisamos desmistificar o que é e o que não é digitalização de documentos. Não se trata de apenas escanear papéis e arquivá-los em computadores.

Com um bom serviço de digitalização de documentos as informações corporativas mais importantes são convertidas em arquivos digitais, PDF por exemplo, organizadas e classificadas.

Aqui estão os principais benefícios de digitalizar a documentação de uma empresa:

• Redução de custos com manipulação, impressão e gestão dos documentos;
• Melhorias na segurança da informação;
• Facilitação do compartilhamento dos documentos e aumento da colaboração entre profissionais, inclusive com a possibilidade de atuação remota;
• Melhorias na produtividade da equipe;
• Aumento do controle da qualidade dos dados;
• Atendimento das exigências burocráticas de órgãos governamentais com mais facilidade.

Quais são os desafios de fazer digitalização de documentos por conta própria?

Empresários que optam por digitalizar sua documentação internamente acreditam que basta adquirir ou alugar um equipamento para realizar o escaneamento e deixar a tarefa por conta de uma secretária ou de um estagiário. Mas não é bem assim!

Se estamos falando de documentos corporativos, que não são quaisquer papéis e precisam ser tratados de forma séria, o processo se torna complexo, envolve diversos processos e métodos que garantam total segurança.

É importante considerar que os documentos precisam ser categorizados conforme sua importância para o negócio e receber um tratamento adequado. A manipulação da papelada requer atenção redobrada, uma vez que qualquer avaria ou extravio pode comprometer informações vitais para a empresa.

Por que contratar uma empresa especializada em digitalização de documentos é a melhor opção?

Dentro dos desafios expostos acima, o melhor a se fazer é buscar ajuda de uma empresa especializada. Isso porque essas empresas possuem equipamentos adequados, conhecem os processos de digitalização (planejamento, preparação dos materiais físicos, transporte, captura, nomeação, indexação etc.) e sabem quais são as melhores ferramentas para que a gestão documental seja sustentável e não aumente os gastos.

Uma empresa especializada em digitalização de documentos realiza tarefas que envolvem diversas etapas, que vão desde a preparação física do material (retirada de clipes, grampos e outros) até o armazenamento, passando pela captura da imagem (escaner), a melhoria da imagem capturada, a indexação das imagens para facilitar a pesquisa, o OCR e a entrega final.

No vídeo abaixo você pode conhecer um pouco melhor como funciona um processo desses na prática.

 

Como está o processo de digitalização de documentos na sua empresa? Aprofunde-se mais nesse assunto baixando agora mesmo nosso e-book ‘Tudo o Que Você Precisa Saber Sobre Digitalização de Documentos’ – é grátis!

A digitalização de documentos – processo de transformar a documentação física em papel em arquivos digitais que podem ser gerenciados e armazenados de uma forma mais segura, econômica e simples pelas organizações – é fundamental hoje .

Contudo, não é raro encontrarmos empresas que seguem gerando e administrando sua documentação unicamente em papel. Uma série de implicações e dificuldades são vivenciadas no dia-a-dia dos profissionais que trabalham dessa forma tradicional.

Sobre isso vamos conversar ao longo deste artigo. Você vai ver, a seguir, quais são os sinais que evidenciam a necessidade de contratação de um serviço de digitalização de documentos. Acompanhe!

1. Sua empresa precisa de um serviço de digitalização de documentos quando há extravio de papéis importantes

Conforme o negócio cresce aumenta também o número de documentos que precisam ser impressos e arquivados. A burocracia dos negócios, especialmente quando se trata de cumprir com todas as exigências governamentais, faz com que muitas empresas precisem montar um departamento para guardar e controlar sua documentação.

Como muitos papéis circulam entre departamentos e filiais, é natural que aconteçam extravios. E a perda de documentos importantes pode significar prejuízos financeiros – multas, retrabalho, perda de tempo etc..

2. Quando os profissionais não podem fazer consultas simultâneas

O trabalho integrado por sistemas de gestão empresarial é fundamental para a eficiência operacional das empresas. Mas se os documentos não podem ser acessados simultaneamente por diversos profissionais de departamentos diferentes, a produtividade pode ficar comprometida.

É importante lembrar que mais de 80% dos processos de negócio das organizações está baseado em documentos.

Por mais que os documentos estejam guardados em arquivos de computador, é importante que eles possam ser acessados e manipulados de uma maneira que a colaboração das equipes não seja prejudicada.

3. Quando um possível incidente cause a perda total de papéis importantes

Trabalhar com documentos em papel ou com cópias digitais contidas em computadores específicos é muito perigoso em caso de incêndios ou outros incidentes como invasões de hackers, por exemplo.

Um bom serviço de digitalização de documentos permite a geração de cópias de segurança e também o controle de acesso através de senhas e métodos de criptografia. Sem contar que você pode associar isso a um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos.

4. Quando os documentos digitais não estão salvos na nuvem

Muitas empresas acreditam que têm uma boa estratégia de digitalização pelo simples fato de terem escaneado seus documentos e guardado na rede interna. Isso é um equívoco.

A melhor estratégia é contar com um sistema de gerenciamento de documentos baseado na nuvem. Assim, é possível fazer backups, compartilhar e trabalhar online nas informações sem medo de perdê-las ou danificá-las no dia a dia corrido da operação.

5. Quando a documentação consome muitos recursos financeiros

Por fim, mas não menos importante, um sinal flagrante de que é preciso contratar um bom serviço de digitalização de documentos é o montante de dinheiro gasto com impressões e guarda da documentação corporativa.

Empresas ambientalmente conscientes já sabem que, quanto menos papéis imprimirem, mais estarão contribuindo para a preservação da natureza. Também sabem que muito dinheiro pode ser economizado ao transformar digitalmente sua gestão documental.

Você já considerou contratar um serviço de digitalização de documentos? Aprofunde-se mais nesse assunto baixando agora mesmo nosso e-book ‘Tudo o Que Você Precisa Saber Sobre Digitalização de Documentos’ – é grátis!

Outro dia publicamos aqui no blog um artigo sobre sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos na nuvem — se você não leu, veja aqui. Hoje vamos além: apontaremos neste texto as principais razões para que você opte por uma solução baseada em computação na nuvem.

Você vai ver, a seguir, que os benefícios desse tipo de solução vão desde a redução de custos até a segurança da informação, passando por mobilidade e muito mais. Continue lendo!

Sistema de gerenciamento eletrônico de documentos na nuvem é mais barato do que no modelo tradicional

Como os recursos tecnológicos são entregues por meio de uma base compartilhada, é muito mais barato ter um sistema de gerenciamento eletrônico de dados na nuvem.

A solução é adquirida e utilizada como um serviço, ou seja, não é necessário investir em infraestrutura própria nem pagar por licenças de uso, basta fechar contrato com o provedor de nuvem e pagar apenas pelo que é utilizado.

Em outras palavras, é possível usar o sistema pagando como uma assinatura, quase igual ao que acontece com a energia elétrica e a conectividade web, por exemplo. Além disso, os custos são drasticamente reduzidos porque, nesse modelo, não é necessário passar por longos períodos de implantação máquina a máquina.

Proporciona mobilidade aos colaboradores

Empresas que possuem várias filiais ou cujos executivos e profissionais de administrativo viajam bastante podem se beneficiar da mobilidade proporcionada pela nuvem. Um gerente de RH que esteja viajando pode acessar, alterar e compartilhar documentos diretamente de seu tablet enquanto espera um voo, por exemplo.

Com o sistema de gerenciamento eletrônico de documentos na nuvem, as quatro paredes do escritório não são mais o limite para os profissionais. Isso também é excelente para organizações que já estão explorando os benefícios do home office.

É muito mais seguro e está sempre 100% disponível

Outra grande vantagem de utilizar esse tipo de solução na nuvem é a segurança da informação. É sempre bom lembrar que o Brasil é um dos países campeões em fraudes eletrônicas, e a documentação de uma empresa precisa estar 100% segura, inclusive sob o ponto de vista da perenidade do negócio.

Nós sabemos, manter uma infraestrutura de TI 100% segura demanda investimentos em ferramentas e profissionais altamente qualificados. Na nuvem, a segurança dos documentos é uma preocupação do provedor. E ele tem capacidade tecnológica e métodos para garantir isso.

Por outro lado, também as cópias de segurança (backups) passam a ser automatizadas, o que evita perda de versões atualizadas das informações, tão comum no cotidiano corrido das empresas hoje.

O que você achou das vantagens de ter um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos na nuvem? Entenda melhor em profundidade o que  estamos falando baixando agora o e-book ‘Gerenciamento Eletrônico de Documentos na Nuvem’ – é grátis!

Para entendermos o que é um sistema de gerenciamento eletrônico de dados na nuvem, primeiro precisamos rememorar o que é a nuvem.

Na verdade, estamos falando do conceito de computação em nuvem (cloud computing, em inglês), um modelo computacional de utilidade no qual empresas podem hospedar e processar seus dados, processos e aplicações na infraestrutura de TI de um provedor de serviços de nuvem.

Na computação em nuvem, os recursos tecnológicos que uma organização necessita para sua operação podem ser adquiridos em forma de serviço, ou seja, virtualizados. E isso ajuda a reduzir custos e melhorar a mobilidade e a escalabilidade tecnológica, entre outros diversos benefícios.

O conceito de gerenciamento eletrônico de documentos na nuvem

Dentro disso, o que chamamos de gerenciamento eletrônico de documentos na nuvem é uma modalidade operacional na qual a empresa utiliza os recursos de cloud computing para armazenar, manipular, compartilhar e processar seus documentos sem a necessidade de ter uma infraestrutura própria.

O provedor fornece um sistema especializado, que está armazenado no seu data center (centro de dados) de forma virtualizada, ou seja, via internet. E a empresa só precisa se preocupar em utilizá-lo de forma correta.

Todas as preocupações com hardwares e softwares que seriam necessários para manter esse sistema sempre confiável, seguro e disponível desaparecem. E também não é preciso se preocupar com atualizações e suporte, além de não haver necessidade de implantação máquina a máquina como ocorre no modo tradicional.

Gerenciamento eletrônico de documentos na nuvem é a evolução que a sua empresa precisa

De alguma forma, toda empresa já possui algum processo eletrônico de gerenciamento de documentos. Desde a organização de e-mails recebidos até formulários de clientes, passando por faturas e muito mais, algum tipo de sistema de arquivamento é utilizado.

A diferença se dá quando esse gerenciamento eletrônico é feito de maneira estruturada e estratégica. Ou seja, utilizando um sistema específico para isso e também aplicando métodos para essa finalidade.

Com o gerenciamento eletrônico de documentos, o processo já realizado de maneira pouco ordenada, sistêmica e estratégica passa a ser um processo integrado aos objetivos do negócio. E os resultados disso vão desde a drástica redução do tempo que os colaboradores gastam para capturar, armazenar e recuperar arquivos até o controle efetivo dos gastos.

É aí que um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos na nuvem passa a elevar a estratégia a um outro patamar. Ao invés de precisar implementar a solução na rede interna, ter que manter uma infraestrutura própria e gastar com pessoal especializado em segurança, banco de dados e servidores, por exemplo, basta fechar parceria com um provedor de nuvem.

Mas, atenção: tome o cuidado de escolher um fornecedor com reconhecida expertise em sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos na nuvem. Certifique-se de que o provedor possui certificações em segurança, que já tenha casos de sucesso para contar e que o contrato firmado com ele assegura total controle sobre os documentos da sua empresa.

Sua empresa está preparada para um sistema de gerenciamento eletrônico de dados na nuvem? Entenda melhor em profundidade o que  estamos falando baixando agora o e-book ‘Gerenciamento Eletrônico de Documentos na Nuvem’ – é grátis!