Ambientes de engenharia, projetos, construções, empreendimentos, montagens e outros, demandam uma grande quantidade de documentos: desenhos técnicos, planilhas, informações de equipamentos etc.. Na maioria das vezes esses documentos sofrem revisões ao longo do processo de projeto, construção e montagem, a partir da intervenção de vários “atores” como projetistas, montadores, inspetores, fiscais. Também é bastante comum precisarmos compartilhar e distribuir informações para outras áreas como o RH, pessoal da Segurança Operacional, Agências Ambientais e regulatórias.
Dentro desse cenário é que colecionei 11 pontos onde o digiBOX pode ajudar e resolver vários problemas de gestão de documentação, aumentando a velocidade e precisão das respostas às solicitações de documentos e minimizando custos com retrabalhos nos projetos e montagens.
1. Centralizar e Organizar
Com o digiBOX você poderá estabelecer o conceito de uma Biblioteca de Documentos, um repositório onde poderá arquivar todos os documentos de seu projeto de forma organizada, utilizando-se de uma estrutura hierárquica de pastas.
Esse repositório está preparado para receber qualquer tipo de formato de documento, como textos (DOC), planilhas(XLS), desenhos (CAD), documentos digitalizados e outros.
Com esse conceito da centralização do repositório você elimina aquela coisa de vários arquivos paralelos, que tantos problemas trazem, aumentando a visibilidade e disponibilidade da documentação a todos os interessados.
2. Facilidade de Pesquisa
Para localizar documentos no digiBOX você dispõe de formas simples e intuitivas para facilitar essa pesquisa. A primeira é a navegação na própria estrutura de pastas da Biblioteca. Nela os arquivos podem estar organizados por classes, assuntos, áreas etc..
Outra maneira é a utilização da pesquisa estruturada. A partir das propriedades dos documentos (número, assunto, data, área, classe, disciplina etc..) você monta um filtro de pesquisa definindo as condições e localiza a lista de documentos que passaram pelo filtro.
O digiBOX oferece também a pesquisa pelo conteúdo, parecido com o que temos no Google. Assim você coloca um termo e ele procura tanto nas propriedades dos objetos como no conteúdo dos mesmos. Dessa forma você pode encontrar todos os documentos que têm a palavra “banana” no texto.
Essas formas podem trabalhar junto, ou seja, a criação de um filtro estruturado com a pesquisa pelo conteúdo.
Além disso, o digiBOX oferece também em sua interface acesso rápido a pesquisas como Documentos Adicionados Recentemente, Modificados Recentemente, Estou Editando, Outros Estão Editando, Favoritos etc..
Com isso tudo é fácil imaginar que você poderá localizar seus documentos em poucos segundos e com somente alguns cliques do mouse.
3. Controle de Versões
Este é um dos pontos críticos para a documentação em ambientes de engenharia. Diferentemente de outros tipos de documentos, os documentos de engenharia precisam de um controle rigoroso de revisão, pois a falta dele pode ocasionar retrabalhos muito caros e até questões de segurança.
O digiBOX oferece um controle sofisticado de versão. Assim que um documento entra no sistema ele recebe uma versão, normalmente a 1.0, e depois, através do mecanismo de check-in/out, as versões vão sendo incrementadas tanto em sua porção “menor” (1.1, 1.2, 1.3 …) quanto em sua porção “maior” (2.0, 3.0 …).
O Controle de Check-in/out nada mais é do que o controle da retirada e devolução de documentos para o sistema. Quando você retira um documento para revisão/alteração você fez o check-out. Quando retorna você faz o check-in da nova versão.
Os conceitos de versão “maior” e “menor” podem ser usados de várias formas e para vários propósitos, dependendo de sua necessidade.
4. Controle de Acesso aos Documentos
Uma das principais funções de um sistema de documentação é garantir que as pessoas que precisam terão acesso aos documentos de forma segura.
Assim o digiBOX implementa uma série de mecanismos que garantem o controle de acesso das pessoas às informações. A partir de privilégios que são atribuídos às pessoas e aos documentos você garante que só vai acessar um documento quem realmente tem esse direito.
Você poderá controlar quem pode somente visualizar um documento, quem pode editar e colocar novas versões, quem pode colocar novos documentos, quem pode deletar e assim por diante.
5. Distribuição de Documentos
Umas das grandes dificuldades em ambientes de engenharia é a distribuição controlada e segura dos documentos.
Uma vez que a documentação está no digiBOX você poderá simplesmente dar acesso aos interessados, controlando seu nível de privilégio. Notificações automáticas de que novos documentos estão disponíveis podem ser configuradas.
A utilização de e-mails para a troca de documentos também pode ser otimizada. Você não precisa mais encaminhar documentos como anexos dos e-mails. Cada documento do digiBOX tem um link que pode ser compartilhado, sempre respeitando as regras de segurança.
O controle de cópias físicas de documentos (cópias controladas) também pode ser otimizado facilitando a distribuição de documentos impressos ou plotados.
6. Multi-Representação de Documentos
Multi-representação de documentos, também conhecido no mercado como “rendition”, nada mais é do que você ter dois ou mais arquivos para um documento original. Por exemplo, você pode ter de um determinado desenho a representação CAD dele (.dwg por exemplo) e também a representação em PDF.
Essa funcionalidade é muito útil pois você pode dar acesso às informações através da representação mais simples (PDF), minimizando o acesso aos originais (DWG). Com isso sua distribuição será facilitada não exigindo softwares complexos, e permitindo que comentários gráficos (redlines) sejam incorporados nos documentos.
7. Espaços de Colaboração
A colaboração em projetos é muito intensa. Para facilitar a sua vida o digiBOX cria Espaços de Colaboração, que chamamos de “sites”, que podem ser usados um para cada projeto. Nesses sites você pode disponibilizar somente a informação necessária para aquele grupo de trabalho. Controlar de forma mais simplificada os privilégios, além de padronizar sua estrutura de trabalho, a partir do uso de templates (modelos) tanto de documentos como de estrutura de pastas.
8. Controlar os Processos de Revisão e Aprovação
O digiBOX oferece alguns recursos através dos quais você poderá automatizar seus processos de revisão e aprovação de documentos. Desde uma coisa simples como a atuação através de um Ciclo de Vida previamente estabelecido para os documentos, fazendo com que os documentos possam ir mudando de estágio dentro do ciclo de vida – Em Elaboração -> Em Aprovação -> Aprovado.
O digiBOX conta também com o recurso de workflow, onde você pode definir seus processos de Revisão e Aprovação de forma mais estruturada, controlando prazos e atividades.
9. Rastreabilidade
Todas as informações de criação, modificação, alteração, comentários e acesso aos documentos são passíveis de serem rastreadas. Assim, quando precisar fazer uma trilha de auditoria sobre qualquer um dos seus documentos isto estará disponível a você de forma fácil e intuitiva.
10. Mobilidade
O digiBOX disponibiliza acesso ao conteúdo e documentos através de dispositivos móveis. Com seu tablet ou smartphone você poderá consultar documentos, visualizar, imprimir, comentar, incluir novos documentos e processar suas atividades.
Você já pensou em não ter de imprimir aquele desenho para ir até o campo. Basta acessar o desenho de seu tablet, incluir comentários, compartilhar, incluir fotos e outros.
11. As-Built
Se você controlar seus documentos no digiBOX ao longo de todo o ciclo de vida do projeto, ao final você terá uma facilidade enorme para criar a versão “As Built” para uma eventual entrega ao cliente final ou ao pessoal da operação e manutenção.
As versões dos documentos estarão todas à disposição, bem como as informações de quem os atualizou, datas da última revisão e assim por diante.
Funções como Mover e Copiar permitem que você crie facilmente um pacote “As Built” para entrega.
Transferência de Conhecimento
Além das funcionalidades disponíveis no digiBOX a nossa equipe de suporte e consultoria tem bastante experiência com documentação de engenharia e ambientes de projeto e empreendimentos.
Assim estamos bastante preparados para lhe auxiliar na melhor utilização do digiBOX para a sua necessidade.