Para entendermos o que é um sistema de gerenciamento eletrônico de dados na nuvem, primeiro precisamos rememorar o que é a nuvem.
Na verdade, estamos falando do conceito de computação em nuvem (cloud computing, em inglês), um modelo computacional de utilidade no qual empresas podem hospedar e processar seus dados, processos e aplicações na infraestrutura de TI de um provedor de serviços de nuvem.
Na computação em nuvem, os recursos tecnológicos que uma organização necessita para sua operação podem ser adquiridos em forma de serviço, ou seja, virtualizados. E isso ajuda a reduzir custos e melhorar a mobilidade e a escalabilidade tecnológica, entre outros diversos benefícios.
O conceito de gerenciamento eletrônico de documentos na nuvem
Dentro disso, o que chamamos de gerenciamento eletrônico de documentos na nuvem é uma modalidade operacional na qual a empresa utiliza os recursos de cloud computing para armazenar, manipular, compartilhar e processar seus documentos sem a necessidade de ter uma infraestrutura própria.
O provedor fornece um sistema especializado, que está armazenado no seu data center (centro de dados) de forma virtualizada, ou seja, via internet. E a empresa só precisa se preocupar em utilizá-lo de forma correta.
Todas as preocupações com hardwares e softwares que seriam necessários para manter esse sistema sempre confiável, seguro e disponível desaparecem. E também não é preciso se preocupar com atualizações e suporte, além de não haver necessidade de implantação máquina a máquina como ocorre no modo tradicional.
Gerenciamento eletrônico de documentos na nuvem é a evolução que a sua empresa precisa
De alguma forma, toda empresa já possui algum processo eletrônico de gerenciamento de documentos. Desde a organização de e-mails recebidos até formulários de clientes, passando por faturas e muito mais, algum tipo de sistema de arquivamento é utilizado.
A diferença se dá quando esse gerenciamento eletrônico é feito de maneira estruturada e estratégica. Ou seja, utilizando um sistema específico para isso e também aplicando métodos para essa finalidade.
Com o gerenciamento eletrônico de documentos, o processo já realizado de maneira pouco ordenada, sistêmica e estratégica passa a ser um processo integrado aos objetivos do negócio. E os resultados disso vão desde a drástica redução do tempo que os colaboradores gastam para capturar, armazenar e recuperar arquivos até o controle efetivo dos gastos.
É aí que um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos na nuvem passa a elevar a estratégia a um outro patamar. Ao invés de precisar implementar a solução na rede interna, ter que manter uma infraestrutura própria e gastar com pessoal especializado em segurança, banco de dados e servidores, por exemplo, basta fechar parceria com um provedor de nuvem.
Mas, atenção: tome o cuidado de escolher um fornecedor com reconhecida expertise em sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos na nuvem. Certifique-se de que o provedor possui certificações em segurança, que já tenha casos de sucesso para contar e que o contrato firmado com ele assegura total controle sobre os documentos da sua empresa.
Sua empresa está preparada para um sistema de gerenciamento eletrônico de dados na nuvem? Entenda melhor em profundidade o que estamos falando baixando agora o e-book ‘Gerenciamento Eletrônico de Documentos na Nuvem’ – é grátis!