Um incêndio destruiu um galpão de guarda de arquivos em Barueri (SP). Felizmente não houve vítimas, mas os documentos das empresas que terceirizavam a guarda nesse galpão ficaram completamente destruídos.
Para as empresas que perderam seus documentos nesse incêndio e que não tinham um plano de gestão documental sério, resta apenas a minha solidariedade.
Tomara que sirva de lição para que as empresas despertem para o tema da Gestão Documental revendo seus conceitos, passando a dar a devida importância aos seus acervos.
O tratamento dado para a documentação no Brasil é uma questão cultural, onde ter arquivos organizados e bem geridos por uma política de Gestão Documental adequada, não é uma atitude/preocupação rotineira nas empresas. Qual será a causa dessa visão rasa de governantes, gerentes e diretores, que não dão importância para a preservação do conhecimento adquirido, à cultura e não aplicam políticas sérias e eficazes de Gestão Documental? Talvez esse comportamento seja uma sequela da ditadura, onde o acesso fácil à informação e ao conhecimento era reprimido e não era visto com bons olhos.
A verdade é que as empresas, e outras instituições, não dão importância à gestão de seus documentos, eles vêem isso como custo e preferem deixá-los abandonados, desorganizados, terceirizados em empresas de guarda sem nenhum controle ou mantê-los em arquivos próprios que na verdade são “impróprios”. Preferindo arcar com um alto custo para recuperá-lo, refazê-lo e até de tomar decisões erradas por não ter a informação quando precisam, não existe a menor preocupação em cuidar bem desse patrimônio.
Uma empresa que não gere bem os seus acervos não dá importância ao conhecimento adquirido ao longo do tempo, é uma empresa desmemoriada. Sem contar nos custos acarretados para acessar informações mal estruturadas, que não seguem uma política adequada.
Uma coisa é certa, quando há urgência em localizar um documento, então o “bicho pega” e cuidado, pois aqueles que hoje não aprovam orçamentos para a boa gestão documental, amanhã podem ser as vítimas dessa decisão equivocada. Como no caso do ocorrido nesse galpão em Barueri e ai, quando já é tarde, passam a refletir: “Por que aquele orçamento para a Gestão Documental não foi aprovado?” ”Como não pensamos em um plano de contingência?! Por que não digitalizamos ou microfilmamos o nosso acervo físico? é tão simples!” e etc.
Tirar da frente aquela montanha de papéis e tercerizar a guarda não resolve o problema, é como empurrar a sujeira para debaixo do tapete.
Essa visão míope da gestão documental nos arquivos empresariais, originada talvez pela cultura brasileira de preservação de sua história, deve mudar! Iniciativas como a dos Estados Unidos que instituiu a Lei Sarbanes Oxley para o setor financeiro poderia servir como ponto de partida para as empresas iniciarem uma mudança de mentalidade, o que seria muito salutar para eles e para o Brasil.
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Controlar a criação, edição e versionamento dos documentos em um ambiente de acordo com os padrões ISO, para controle de todos os documentos relativos à seção 404.
Cadastrar os riscos associados aos processos de negócios e armazenar os desenhos de processo.
Utilizar ferramentas como editor de texto e planilha eletrônica para criação e alteração dos documentos da seção 404.
Publicar em múltiplos websites os conteúdos da seção 404
Gerenciar todos os documentos controlando seus períodos de retenção e distribuição.
Digitalizar e armazenar todos os documentos que estejam em papel, ligados à seção 404.
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A seção 404 determina uma avaliação anual dos controles e procedimentos internos para emissão de relatórios financeiros. Além disso, o auditor independente da companhia deve emitir um relatório distinto, que ateste a asserção da administração sobre a eficácia dos controles internos e dos procedimentos executados para a emissão dos relatórios financeiros.
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