Arquivar e manter os documentos de colaboradores, transferir pastas de um local para outro e apresentá-los de imediato quando necessário, são problemas típicos e podem gerar uma diminuição na produtividade de seu departamento de RH. O digiBOX pode ajudá-lo com esses desafios, simplificando o gerenciamento da documentação do RH.
Com o digiBOX incorporado na rotina de seu RH você terá:

• Acesso imediato aos registros de colaboradores – Crie um Prontuário Eletrônico completo, com todas as informações dos colaboradores, e organize-as para pesquisa e acesso imediato. Ofereça acesso seguro e simultâneo aos Prontuários Eletrônicos de Funcionários em qualquer lugar.
• Maior eficiência operacional – Aumente a eficiência operacional dos funcionários do RH, simplificando o arquivamento e a recuperação da documentação de colaboradores.
• Otimização de armazenamento, arquivamento e proteção de dados – Digitalize arquivos, reduza custos, elimine arquivos em papel. Evite acesso não autorizado e minimize riscos de perda de documentos. Armazene todos os documentos em um arquivo seguro e durável.
• Otimização dos processos do RH – Otimize seus processos de recrutamento e seleção, admissão, demissão, integração de novos colaboradores. Facilite o fornecimento de dados e a atualização de documentos para os programas de Segurança e Saúde no Trabalho – SST.

A Gestão Moderna de Recursos Humanos é orientada a metas de eficiência e qualidade dos serviços. As expectativas das organizações são altas. O desenvolvimento de estratégias para contratação e retenção de talentos e desenvolvimento de carreiras são as principais prioridades do RH. O Prontuário Eletrônico de funcionários auxilia seu departamento de RH a reduzir o tempo gasto com atividades administrativas de manipulação de documentos, sobrando mais tempo para os objetivos estratégicos.

O trabalho com documentos em papel é particularmente uma atividade pesada. Muito tempo é necessário para arquivar documentos em pastas, organizar a documentação que chega todos os dias. Esse processo se torna ainda mais complicado quando é preciso encaminhar a pasta de um funcionário para outro local. Um processo demorado e propenso a erros – “turismo do papel”.

Com o Prontuário Eletrônico no digiBOX o departamento de RH terá uma solução completa para gestão dos documentos dos funcionários. Todos os documentos, impressos e eletrônicos, relativos aos funcionários, são imediatamente acessíveis através do Prontuário Eletrônico. Isto permite que todos os processos do RH sejam desenvolvidos mais rápida e facilmente.

Todos os documentos do Prontuário Eletrônico são apresentados, em uma interface simples e organizada, através de uma estrutura de pastas.

Aquelas pesquisas demoradas por documentos e pastas de funcionários passam a ser resolvidas em segundos.

Como Implantar o Prontuário Eletrônico

A implantação do Prontuário Eletrônico depende de 3 componentes:

a)      O Sistema – é o ponto fundamental e inicial para se estabelecer o conceito de Prontuário Eletrônico. Muitas vezes se pensa em começar digitalizando os documentos e colocando-os em pastas da rede. Em geral essas inciativas não resolvem e acabam causando mais problemas que solução.

b)      A Digitalização – é importante o estabelecimento de uma estratégia para se digitalizar a documentação dos funcionários, a fim de se ter uma versão eletrônica das pastas. Precisamos lembrar que existem funcionários Ativos e Inativos. Os Inativos não sofrem alteração ao longo do tempo. Para os Ativos é necessário se estabelecer também um processo para a digitalização dos documentos novos, que chegam no dia-a-dia.

c)       Ajuste nos processos de trabalho – os procedimentos de atualização dos prontuários no dia-a-dia é um dos pontos chave para o sucesso do Prontuário Eletrônico. Como muitos dos documentos físicos não podem ser jogados fora, é preciso ter um procedimento para manter atualizados o Prontuário Eletrônico e o Físico. O recurso de sincronização é um grande aliado nessa hora. (veja mais sobre o digiBOX|SYNC abaixo)

Estrutura de Pastas Fácil de Usar

O digiBOX foi projetado para endereçar os requisitos do gerenciamento de documentos moderno de RH. Uma estrutura hierárquica de pastas dá ao pessoal do RH uma visão clara e completa da documentação.

Pesquisa a Documentos

Através do nome, da matrícula ou CPF do funcionário os usuários podem localizar toda a informação que é necessária sem perda de tempo. Independentemente do tipo de documento, com um simples clique do mouse você terá acesso imediato a todos os documentos do funcionário.

Além da pesquisa através de indexadores, o digiBOX oferece a pesquisa por conteúdo (“fulltext”), permitindo a busca por termos no conteúdo dos documentos. É importante lembrar que esse tipo de pesquisa depende do documento e de como ele foi digitalizado, com ou sem OCR – Reconhecimento Ótico de Caracteres.

Acesso simultâneo de qualquer lugar

Para qualquer organização é importante que os documentos e informações dos funcionários sejam acessados de maneira segura e consistente. O digiBOX permite múltiplo acesso aos Prontuários Eletrônicos dos funcionários, de qualquer local, prevenindo os riscos da transferência física de documentos em papel, bem como o tempo dessa transferência. A autorização de acesso aos Prontuários Eletrônicos de Funcionários é baseada em políticas de acesso e “papéis” pré-definidos para os usuários.

Integração com outros Sistemas

Para garantir uma maior eficiência ao seu departamento de RH, um Prontuário Eletrônico de Funcionário pode se integrar com outros sistemas da sua operação, oferecendo documentos, informações e transações. O digiBOX provê mecanismos de integração para que os usuários possam ter acesso direto entre transações e documentos e automatizar suas atividades.

Cadastro Simples de documentos e Navegação Intuitiva

A interface web do digiBOX permite que os usuários naveguem de forma intuitiva através dos documentos e pastas. Miniaturas (thumbnails) dos documentos permitem uma visão rápida e fácil, e você trabalha como se estivesse folheando a pasta física.

Os documentos podem ser carregados usando “Arrastar e Soltar” (Drag and Drop), tanto em um cenário onde o funcionário carrega seus documentos – “self service”, como o caso dos funcionários do RH carregando muitos documentos de diferentes colaboradores. A fim de proporcionar um maior nível de segurança, uma aprovação do RH pode ser incluída no processo para autorizar a carga de documentos pelos próprios colaboradores.

O digiBOX pode identificar a imagem em sua entrada e fazer o devido tratamento à mesma, como direcioná-la para o prontuário correto, classificá-la etc..

Cenários “Self-Service” e Serviços Compartilhados (shared-service)

Os funcionários da empresa podem acessar os Prontuários e cadastrar documentos no digiBOX através de aplicações “Self-Service”. O sistema garante a segurança de acesso aos documentos e só apresentará o conteúdo caso o usuário tenha as devidas permissões de acesso. Essa solução é ideal para cenários “Self-Service” diminuindo o tempo gasto pelo pessoal do RH em rotinas de recepção e entrega de documentos.

Adicionalmente ao cenário de “Self-Service” o digiBOX suporta a otimização de processos em um ambiente de serviços compartilhados. A integração com outros sistemas permite acelerar o processamento da entrada de novos funcionários e de requisições gerenciais.

Digitalização Eficiente e Confiável

A digitalização de grandes volumes de documentos é especialmente importante na fase de transição do papel para o eletrônico. A digitalização precisa garantir que todo o conteúdo foi “capturado” e arquivado no devido Prontuário Eletrônico.

A terceirização dessa digitalização é normalmente a prática mais usada, pois para se garantir a confiabilidade da digitalização em grandes volumes é necessário pessoal especializado, equipamentos, softwares e principalmente procedimentos.

 

digiBOX | SYNC

O digiBOX|SYNC é um grande aliado para as atividades que requerem a inclusão de documentos no digiBOX.

Com o SYNC basta você mover documentos para uma estrutura de pastas temporária, e ele fará a sincronização com o digiBOX, sem ocupar seu tempo. Você não precisa se preocupar, pois o SYNC fará tudo sem que você precise ficar cuidando disso.

Quando integrado aos recursos de reconhecimento automático das imagens, as mesmas são já direcionadas aos respectivos Prontuários.

Suporte

Lembre-se que o nosso suporte está à sua disposição para ajuda-lo na implantação de seu Prontuário Eletrônico, na instalação e configuração do SYNC e em qualquer outra coisa que precisar.

Mais Informações

Você encontra mais informações sobre o digiBOX em www.selens.com.br/digibox.

Conheça mais sobre o nosso serviço de digitalização – digiSCAN em www.selens.com.br/digitalizacao