Gerenciamento de Documentos, normalmente chamado de GED, é o uso de um sistema computacional – hardwares e softwares – para armazenar, distribuir, gerenciar, controlar e auditar documentos. Tanto imagens de documentos em papel, capturadas através de um scanner, como documentos eletrônicos, em quaisquer tipos e formatos como: textos, desenhos de engenharia, PDF’s, DOC’s, XLS’s, fotos, áudio, vídeo etc..

O termo documento é um registro de informação ou um objeto que pode ser tratado como uma unidade.

Um sistema de GED permite que os documentos sejam modificados e gerenciados através de seu ciclo de vida, considerando as funcionalidades de retenção e descarte. As funcionalidades básicas de um sistema de GED são os chamados serviços de Biblioteca:

Armazenamento e Recuperação

O que é uma biblioteca física? É um lugar para se guardar objetos e quando precisamos deles os “recuperamos”. Com essa metáfora em mente, a primeira funcionalidade de um GED é a capacidade de armazenar objetos/documentos, e quando precisamos deles temos uma série de formas para localizarmos esse objeto e recuperá-lo. Assim o GED cria o conceito de “repositório” onde se armazena e organiza os documentos.

Check In/ Check Out e Reserva

O Check In é a introdução de um documento no acervo e o Check Out é a retirada de documentos do acervo. Voltando à biblioteca física, quando você retira um livro da biblioteca você está fazendo um Check Out e quando você devolve o livro para a biblioteca está fazendo um Check In. Enquanto o livro está com você ele está “reservado” para o seu uso. No GED quando você coloca um documento eletrônico no sistema está fazendo o Check In. Fazendo o Check Out você pode alterá-lo, por exemplo, e enquanto você está trabalhando o arquivo está bloqueado para você não permitindo que outras pessoas trabalhem no mesmo documento ao mesmo tempo.

Controle de Versão

Outro serviço de biblioteca é o Controle de Versão. Dessa forma o GED garante que você acesse a versão correta – última ou corrente – dos documentos. Existem vários métodos de definição do versionamento, que vão além do convencional método sequencial, ou seja, versão A, B, C.

Controle de Acesso

Controlar quais pessoas podem acessar os documentos, a fim de garantir as políticas de uso dos documentos. Os sistemas de GED implementam um mecanismo sofisticado de controle de acesso permitindo controlar o acesso para visualização, versionamento, edição, inclusão de comentários e deleção.