Buscar, procurar e localizar documentos sempre foi uma grande dificuldade para as pessoas. Tanto documentos físicos como eletrônicos.

Certamente você já esteve em busca daquele arquivo que você criou ou recebeu certa vez,  mas não consegue encontrar em seu computador ou na rede.

Você sabia que 40% do tempo das pessoas, que trabalham com computador, é gasto em busca de informação? Isso quer dizer que se você tivesse uma ferramenta eficiente para localizar seus documentos, você “ganharia” praticamente 1/3 do seu dia. Ou seja alguma coisa em torno de 2,5 horas por dia!

Agora imaginemos isso do ponto de vista de uma empresa. Se tivermos um grupo de 10 pessoas são 25 horas por dia, 125 horas por semana, 500 horas por mês! Você já imaginou o que daria para fazer com 500 horas por mês?

Por isso que os recursos de pesquisa são tão importantes em um Sistema de Gerenciamento de Documentos.

O digiBOX oferece várias formas de pesquisa a documentos. A primeira forma de pesquisa, e a mais básica, é a pesquisa a partir de atributos – metadados dos documentos, tais como nome, assunto, data, área, classe e outros. Esses atributos são indexados e pode-se buscar por datas, números, textos entre outros. Para essa pesquisa existe uma “máscara” ou tela de pesquisa, a fim de facilitar esse trabalho.

Algumas pesquisas “pré-montadas” também ficam à disposição, tais como os “Documentos Modificados Recentemente”, “Documentos que Estou Editando” etc..

Outra forma de pesquisa é pelo conteúdo dos documentos. Dessa forma o digiBOX indexa todas as palavras dos documentos e permite que você faça uma pesquisa pelo conteúdo, parecido com o Google. Assim você pode pesquisar todos os contratos que têm a palavra “banana” no texto, por exemplo.

Essas duas formas de pesquisar documentos, por atributos e por conteúdo, também trabalham em conjunto. Assim é possível procurar todos os contratos que tenham a palavra “banana” e que foram elaborados entre Janeiro/2012 e Dezembro/2013.

Essa pesquisa por conteúdo pode ser bastante simples, escrevendo-se os termos que queremos pesquisar, ou então podemos refiná-la usando operadores para procurarmos por termos exatos (“”), sem algum termo (-), ou com a soma de termos (+).

Os resultados das pesquisas também podem ser filtrados, aplicando-se uma nova pesquisa sobre o resultado.

Bem, a navegação em pastas também é uma forma de pesquisa, porém ela é mais eficiente quando temos uma pequena quantidade de pastas, níveis de pastas e de documentos, além de termos uma estrutura bem conhecida e bem definida. Caso contrário a estrutura de pastas se torna bastante difícil para localizar documentos. Essa é uma questão que está mais ligada à forma de organizar os documentos.

Temos também o que podemos chamar de pesquisa “social”, com a utilização de TAG’s, Favoritos, Curtir e Compartilhamento. Através da colocação de “TAG’s” (marcadores) nos documentos os usuários podem marcar livremente os documentos com palavras relevantes e depois pesquisar por elas. O sistema também apresenta e agrupa os documentos pelos marcadores.