A Gestão Eletrônica de Documentos é, como o próprio nome sugere, o gerenciamento de diferentes tipos de documentos em uma empresa, através do uso de programas de computador e armazenamento.
Ela se dá a partir da utilização de um sistema específico para esse processo, que permite que a empresa e seus usuários criem um documento ou capturem uma cópia impressa em formato eletrônico, armazenem, editem, imprimam, processem e administrem documentos de imagem, vídeo e áudio, bem como em forma de texto.
Sobre isso vamos refletir ao longo deste artigo. Você vai entender quais vantagens sua empresa pode obter ao tornar a gestão documental eletrônica. Continue lendo!
Por que sua empresa deve fazer a gestão eletrônica de documentos?
Como sabemos, conforme o negócio cresce e se desenvolve, aumenta também o número de documentos que precisam ser elaborados, manipulados e armazenados para diversos fins. Daí a importância de criar um processo eletrônico de gestão documental.
Um sistema de gestão de documentos geralmente fornece uma visão única de vários bancos de dados e pode incluir scanners para captura de documentos, impressoras para criação de cópias impressas, dispositivos de armazenamento, como matriz redundante de sistemas de discos independentes e programas de servidor para gerenciar o banco de dados que contém os documentos.
Essa solução pode ser combinada ou integrada em outras aplicações. Pode ser combinada, por exemplo, com uma abordagem de gerenciamento de fluxo de atividades para facilitar o trabalho dos profissionais e elevar a produtividade.
Quais são os benefícios da gestão eletrônica de documentos para o seu negócio?
Veja, a seguir, um detalhamento das principais vantagens que sua empresa pode obter ao criar um processo de gestão eletrônica de documentos:
1. Geração de backups confiáveis
Ao gerir eletronicamente os documentos, a empresa consegue gerar cópias de segurança que podem ser acionadas sempre que necessário. Isso não é possível quando a gestão documental é realizada em papel ou simplesmente por cópias escaneadas e arquivadas em diferentes pastas dentro dos diversos computadores da equipe.
2. Aumento de segurança e controle
Com a gestão eletrônica de documentos, as informações sensíveis podem ter segurança e controle adequados. Em outras palavras, a empresa consegue administrar melhor quem pode manipular, alterar, compartilhar e recuperar suas informações.
3. Ganho de colaboração
A capacidade de criar e implementar fluxos de trabalho de sua informação melhora a colaboração interna e externa. Por exemplo, um funcionário ou gerente pode identificar onde um arquivo está em poucos minutos, não precisa acionar outras áreas ou ir até o arquivo físico para consultar.
4. Melhorias na produtividade
Os funcionários que trabalham em um escritório ou em locais remotos podem obter acesso instantâneo à documentação que eles exigem. Ser capaz de procurar por um arquivo ou documento do computador em vez de cavar manualmente através de um gabinete de arquivo economiza tempo. Além disso, uma vez que os documentos são eletrônicos, eles podem ser vistos por muitas pessoas ao mesmo tempo.
5. Redução nos custos de arquivamento
O gerenciamento e o arquivamento de documentos em papel podem exigir muito tempo da equipe e, portanto, costumam sair muito caros para a empresa. Processar, armazenar e recuperar registros arquivados podem ser processos menos onerosos ao negócio quando deslocados para ambientes eletrônicos.
6. Controle de versão melhorado
Ser capaz de procurar um documento ou arquivo específico rapidamente permite aos profissionais identificar qual registro é a versão mais atual. Além disso, ver o carimbo de data e hora de quando esse documento foi atualizado pela última vez oferece ótimos benefícios aos usuários que desejam fazer referência ao registro mais recente.
7. Ganho de eficiência
O processo de gerenciamento eletrônico de documentos também oferece melhorias na qualidade dos serviços da equipe. Ao invés de manipular informações em papel, basta procurar as informações no computador. Depois de encontrar os documentos, os profissionais podem optar por imprimir uma cópia ou simplesmente lê-los na tela. Os documentos não se perdem porque não há necessidade de rearquivamento.
8. Melhorias na capacidade de pesquisa
Ser capaz de encontrar facilmente informações e conhecimentos a partir de conteúdo indexado nos permite melhorar a tomada de decisões e reduzir a quantidade de tempo perdido.
A maioria dos softwares de gerenciamento de documentos usa o Reconhecimento Óptico de Caracteres, ou OCR, que é uma tecnologia que permite converter diferentes tipos de documentos, como documentos em papel digitalizados, arquivos PDF ou imagens capturadas por uma câmera digital em dados editáveis e pesquisáveis. Uma vez que seus dados foram convertidos usando um software OCR, é muito mais fácil organizar, pesquisar, armazenar e até mesmo exibir online.
9. Conteúdo mais consistente
Garantir que o conteúdo corporativo seja consistentemente formatado, nomeado e controlado não é fácil. Ao implementar fluxos de trabalho digitais ou projetar como deseja que seus documentos sejam arquivados, geralmente a empresa ganha em eficiência e qualidade.
10. Gerenciamento de tarefas melhorado
Por fim, a digitalização das informações permite que tarefas sejam atribuídas aos usuários que os gestores quiserem. Recursos de fluxo de trabalho avançados também podem ser utilizados, ou seja, fica muito mais fácil encaminhar documentos em toda a organização, mantendo a capacidade de acompanhar o progresso e até receber notificações por e-mail sobre alterações realizadas.
Que tal, você já conta com um processo de gestão eletrônica de documentos? Deixe seu comentário!