Diferente do que acontecia há cerca de 30 anos, hoje é possível catalogar, organizar e armazenar dados de uma forma bem mais dinâmica, eficiente e prática.
No departamento de RH, que precisa lidar com um grande número de documentos, tais como atestados de saúde ocupacional, cartões de ponto, guia de recolhimento de contribuições e impostos, comunicado de demissão etc., as ferramentas tecnológicas são fundamentais.
Você já pensou no quanto a tecnologia pode ajudar nos processos de gestão de documentação dentro do RH? É sobre isso que vamos conversar neste artigo. Você vai ver o que é um sistema de gerenciamento de documentos e porque utilizá-lo. Acompanhe!
Gerenciamento de documentos: contar com um sistema, faz diferença!
Ao informatizar os processos, o RH diminui significativamente o arquivamento em papel e, ao mesmo tempo, consegue administrar as informações sem grandes preocupações. Assim, quando o departamento jurídico, por exemplo, solicita informações de um colaborador que já não faz mais parte do quadro para responder a uma ação trabalhista, o analista de departamento pessoal consegue localizar os arquivos digitalizados em poucos cliques.
Ao fazer o gerenciamento dos documentos por meio de um sistema computacional (hardwares e softwares), fica muito mais prático e seguro armazenar, distribuir, gerenciar, controlar e auditar as informações referentes aos colaboradores.
Assim, imagens de documentos em papel capturadas através de um scanner, e também documentos criados eletronicamente(textos, desenhos, PDF’s, DOC’s, XLS’s, fotos, áudio, vídeo etc.) passam a fazer parte da rotina do departamento, o que agiliza os processos e diminui os custos.
Funcionalidades básicas do sistema de gerenciamento de documentos
Um bom sistema de GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos – permite que os documentos sejam modificados e gerenciados de acordo com seu ciclo de vida, considerando as políticas de retenção e descarte exigidas pela legislação ou aquelas estabelecidas pela próprias administração da empresa.
Aqui estão as funcionalidades básicas que um sistema de gerenciamento de documentos deve ter:
Armazenamento e Recuperação
A primeira funcionalidade é a capacidade de armazenar documentos/objetos de forma que quando precisamos deles temos diversas formas de localizá-los e recuperá-los. Assim, o sistema cria o conceito de “repositório” onde se armazena e organiza os documentos;
Check In/ Check Out e Reserva
O Check In é introdução de um documento no acervo e o Check Out é a sua retirada. É, basicamente, o que fazemos com o controle físico (papéis), com a diferença que eletronicamente, temos a possibilidade de diversas pessoas (ou departamentos) trabalharem em um mesmo arquivo, em tempo real. Com essa funcionalidade, o gestor da documentação sabe exatamente quem “inseriu” e/ou “retirou” um documento eletrônico e trabalhou nele;
Controle de Versão
Essa funcionalidade garante que você está acessando a versão correta – última ou corrente – dos documentos. Existem vários métodos de definição do versionamento, que vão além do convencional método sequencial: versão 1, 2, 3. Isso tudo é feito de forma automatizada para garantir o controle de versões;
Controle de Acesso
Controlar quais pessoas podem acessar os documentos, a fim de garantir as políticas de uso dos documentos. Bons sistemas de gerenciamento de documentos implementam um mecanismo sofisticado de controle de acesso permitindo controlar o acesso para visualização, versionamento, edição, inclusão de comentários e deleção.
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