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Para organizar melhor, tornar o processo mais ágil e reduzir custos, a digitalização da documentação do RH é fundamental. Ela consiste em trabalhar virtualmente em informações que normalmente eram tratadas em papel.
A digitalização é, sem sombra de dúvidas, uma revolução para o departamento de RH. Isso porque ela coloca a empresa em um patamar de maior modernidade e facilita o dia a dia do departamento.
Para exemplificar isso, vamos tomar como exemplo o prontuário eletrônico de funcionário. Com ele, você poderá resolver, no mínimo, estes seis problemas:
1. Dificuldades para encontrar os registros de colaboradores
Ao criar um Prontuário Eletrônico completo, com todas as informações dos colaboradores, é possível organizá-las para pesquisa e acesso em tempo real.
Isso dá tanto ao gestor quanto aos analistas de RH a garantia de que o acesso será seguro e rápido aos Prontuários Eletrônicos de Funcionários em qualquer hora e lugar, uma vez que basta ter acesso à internet e ser autorizado (possuir senha) para agilizar todo o processo.
Em suma: com poucos cliques é possível localizar os dados solicitados por outros departamentos, ou pela direção, e, ainda, pelos órgãos governamentais trabalhistas.
2. Ineficiência operacional
Com os prontuários digitalizados, o RH também aumenta sua eficiência operacional. Ou seja, os funcionários que atuam no departamento ganham tempo e aumentam sua produtividade, pois o arquivamento é simplificado.
Assim, toda vez que a diretoria ou demais departamentos (líderes de equipe, jurídico, financeiro etc.) solicitarem informações sobre um determinado colaborador, não é mais preciso recorrer aos arquivos em papel; os documentos estão a poucos cliques de distância.
3. Armazenamento e arquivamento bagunçados
Com documentos digitalizados, os custos de arquivamento e manipulação dos documentos são reduzidos. Não é preciso ter uma grande equipe e os colaboradores não perdem tanto tempo buscando ou refazendo informações de forma manual.
Para além disso, o departamento evita ter uma sala repleta de papel, que, com o tempo, pode ficar bagunçada e gerar erros ou retrabalhos.
4. Perda de informações importantes
A digitalização também evita acesso não autorizado e minimiza riscos de perda de documentos. Um bom sistema de gerenciamento de documentos armazena todos os documentos em um arquivo 100% seguro e durável.
Dessa forma, perder dados importantes fica muito mais difícil, uma vez que cada documento fica arquivado em seu conteúdo original e todas as alterações também são salvas, podendo ser consultadas a qualquer momento pelas pessoas autorizadas.
5. Processos de RH mal organizados
Atividades como recrutamento e seleção, admissão, demissão, integração de novos colaboradores etc. são otimizadas quando a gestão de documentos é feita no ambiente digital.
Em outras palavras, cria-se uma sequência lógica de atividades, o que evita que etapas sejam puladas e acabem onerando e gastando o tempo dos analistas de RH.
6. Descumprimento da legislação trabalhista
Ao criar, manipular e armazenar documentos digitalmente, o RH também garante facilidade no fornecimento de dados e a atualização de documentos para os programas de Segurança e Saúde no Trabalho – SST, por exemplo.
O próprio envio de documentos aos órgãos públicos fica mais fácil, uma vez que as informações estão seguras e são fáceis de ser localizadas e compartilhadas via web.
— Saiba mais: Prontuário Eletrônico de Funcionário – Como Montar o Seu!
Que tal, o RH da sua empresa já conta com um processo de digitalização de documentos? Para entender melhor, baixe agora o e-book Documentação de RH – Como e porque usar a tecnologia na gestão dos documentos do RH. É grátis!
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