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A digitalização de documentos é uma prática que vem ganhando espaço nas empresas. Isso porque os negócios estão cada vez mais orientados a dados, ou seja, os empresários e executivos de negócios já perceberam que as informações corporativas são ativos importantes que precisam ser geridos de uma forma mais eficiente, segura e prática.
Quando olhamos para o RH, considerado o “centro nervoso” das empresas em matéria de controle de capital humano e produtividade, digitalizar os documentos é também muito importante.
Mas a digitalização é também uma quebra de paradigma. A famosa “papelada” com a qual o departamento lida já é rotina e cabe ao gestor da área mudar a chave, por uma série de razões sobre as quais vamos refletir neste artigo. Acompanhe!
1. Digitalizar a documentação de RH libera o gestor para uma atuação mais analítica e estratégica
Com o prontuário dos funcionários, por exemplo, digitalizado, o gestor de RH poderá atender com mais rapidez às solicitações dos demais departamentos. Da mesma forma, em poucos cliques consegue localizar informações para enviar aos órgãos governamentais.
E isso também reduz a necessidade de ter pessoas dedicadas somente a isso. Ou seja, o gestor também pode dimensionar o trabalho de seus analistas e assistentes para tarefas que exigem mais visão estratégica.
Ao se preocupar menos com a burocracia relativa aos documentos, a atuação do executivo passa a ser menos operacional, e isso é percebido pela diretoria da empresa.
2. Torna o armazenamento dos dados mais seguro
Uma das grandes preocupações das empresas hoje é com a segurança das informações. Ao digitalizar, somente as pessoas autorizadas (que possuem chaves de acesso) podem visualizar, compartilhar e alterar documentos.
Isso eleva a segurança ao mesmo tempo em que diminui as preocupações com extravios, erros e fraudes, pois os dados dos funcionários estão salvos na nuvem (no servidor do fornecedor do serviço de digitalização, que possui infraestrutura suficiente e usa métodos testados e aprovados internacionalmente para evitar problemas).
3. Eleva a organização e a eficiência do departamento
É sabido que a tecnologia torna as empresas mais inteligentes, organizadas e competitivas. Por que isso não pode ser aplicado também ao RH?
Ao digitalizar a documentação, esse departamento entra para o time da inteligência competitiva da empresa, uma vez que acessar, alterar e compartilhar os documentos é só uma questão de ter acesso e estar conectado à web. Em qualquer lugar e por meio de qualquer dispositivo, o gestor e os analistas autorizados podem fazer consultas e trabalhar nos documentos, inclusive salvando versões de cada uma das alterações para serem revisitadas sempre que necessário.
4. Ajuda a otimizar a gestão do tempo e aumenta a produtividade
Digitalizar também significa fazer com que os analistas e assistentes percam menos tempo localizando e trabalhando manualmente nos documentos. E não há dúvidas de que a produtividade desses profissionais é otimizada.
O tempo que costuma ser gasto buscando arquivos em papel pode ser revertido para soluções mais inteligentes e que atendam melhor as demandas estratégicas da empresa em relação à administração de pessoal.
5. Libera espaço físico
Ter uma, duas ou três salas totalmente dedicadas a guardar documentos em papel já é coisa do passado. Com a digitalização, é possível liberar todo o espaço físico hoje ocupado pelos arquivos para demais atividades da sua empresa.
6. Melhora o controle sobre a documentação
Perder o controle das informações referentes à gestão de pessoas está no topo das preocupações dos gestores de RH. Isso porque eles sabem que qualquer deslize pode gerar multas trabalhistas, processos e indenizações que podem trazer inclusive prejuízos financeiros.
Digitalizar, portanto, é também uma forma de melhorar o controle sobre documentos e informações estratégicas para o departamento.
7. Reduz custos
Pense em todo o dinheiro que é gasto para manter as formas tradicionais de geração, armazenamento e manutenção de documentos físicos (manipulação da papelada, tempo dos analistas, espaço físico, etc.).
Com a digitalização, esse orçamento pode ser revertido para causas mais nobres dentro do departamento. Algumas vezes RH é visto como uma área que não gera dividendos de forma direta, portanto será sempre bem-vinda a notícia da redução de custos.
Que tal, o RH da sua empresa já conta com um processo de digitalização de documentos? Para entender melhor, baixe agora o e-book Documentação de RH – Como e porque usar a tecnologia na gestão dos documentos do RH. É grátis!
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