A cada dia que passa é mais comum pensarmos na digitalização de documentos como solução para problemas de espaço, compartilhamento de documentos entre outras. Todos estamos bastante familiarizados com documentos que temos ou recebemos em formato PDF, que são como uma “fotografia” de originais. Inclusive é bastante comum usarmos celulares para capturar a imagem de documentos.
Entretanto, quando temos de digitalizar um volume um pouco maior de documentos sempre ficamos entre: fazer dentro da empresa – “pegamos um estagiário, e já temos um scanner aqui nesta multifuncional e fazemos o serviço rapidinho”, ou contratarmos uma empresa especializada em digitalização.
A seguir vamos falar sobre as principais razões para você pensar com bastante “carinho” em terceirizar esse serviço com um especialista.
1. Digitalizar mais de 20 páginas é muito complicado
Certamente você já digitalizou algumas páginas naquele scanner de mesa que você tem em casa ou na empresa. Posso garantir que a experiência não foi boa. Você levou muito tempo para chegar a um resultado aceitável. Teve de fazer muitas tentativas de ajustes até chegar na qualidade esperada. Chegou a arquivos com tamanhos muito grandes em Kb, mesmo usando o software do scanner.
Esse tipo de trabalho vai muito além do que aparentemente todo mundo acha ser somente passar um papel em um scanner.
A digitalização depende de vários sub-processos e funções para se obter um bom resultado. A preparação do material, o scanner que será usado na captura da imagem, a qualidade adequada, resolução da imagem, brilho, contraste, formato de saída, indexação e outros, são parte do trabalho.
Quando essas coisas todas não são bem planejadas o trabalho fica muito demorado, caro e de qualidade questionável.
Se você pensa em descartar os originais, aí sim é que a preocupação com todo esse processo deve ser ainda maior, pois nesses casos a digitalização ainda deve “preservar” o documento/informação, o que é muito diferente de simplesmente escanear para compartilhar com alguém.
2. Requer um trabalho grande de preparação
A digitalização de um volume um pouco maior de documentos exige um trabalho de preparação, tanto dos documentos a serem digitalizados como do processo de trabalho. Não é só a retirada dos grampos e clipes. A maioria dos documentos fica deteriorada devido ao uso ou até mesmo por estar muito tempo guardada, precisando de um tratamento antes de passar no scanner como: colar folhas rasgadas, colar documentos pequenos em folhas avulsas, etc., pois o scanner pode não conseguir passar esse documento ou passará distorcido, torto correndo até o risco de rasgar o original caso seja um scanner de alimentação automática.
Para a preparação é preciso de espaço adequado para acomodar os materiais organizados sem risco de cair, perder a ordem, misturar etc.. É preciso de separadores, e organizadores, além de pessoas treinadas nesse tipo de atividade.
3. Existem Scanners e Scanners, Softwares e Softwares
Os equipamentos normalmente disponíveis para digitalização ou são scanners de mesa, com ou sem alimentadores automáticos), ou uma multifuncional (scanner, copiadora e impressora). Esses equipamentos não foram projetados para volumes, e suas configurações de brilho e contraste são básicas e fixas não permitindo ajustes para a obtenção de imagens de qualidade.
É muito comum termos os seguintes problemas: documentos que foram escaneados tortos, originais muito claros/escuros e não se conseguir fazer a melhoria na imagem.
Além disso o que fazemos quando temos um documento de formato maior que o nosso scanner? Um scanner só normalmente não dá conta da diversidade de documentos que encontramos em grandes lotes. Além do formato do documento, o tipo de mídia ou suporte do documento do original (papel sulfite, vegetal, cartões, documentos rígidos, fotografias e outros), também exigirá scanners específicos.
Softwares que sejam capazes de auxiliar e até automatizar a captura das imagens e a garantia da qualidade do resultado final são determinantes em uma boa digitalização. Filtros de melhoria das imagens, remoção de “sujeira”, ajuste de brilho e contraste, resolução em DPI’s, arquivos pequenos (em Kb), PDF’s pesquisáveis e outros, são funcionalidades que os softwares mais profissionais oferecem. Sem esses softwares a qualidade, prazo e custo do trabalho será comprometida.
4. Controle de Qualidade
A qualidade final da imagem é determinante em um trabalho de digitalização de documentos. Como fazemos para garantir que isto seja alcançado? Basicamente é estabelecendo um processo de controle de qualidade das imagens, capaz de identificar imagens com problemas, fora dos padrões estabelecidos de brilho e contraste (muito claras ou muito escuras). Nesse processo precisamos de softwares para nos apoiar nessa atividade e pessoas treinadas nessas tarefas.
O que se faz quando se encontra uma imagem “ruim” no meio de um lote? Vamos re-escanear essa imagem, certo? Essa saída é muito complexa pois depende da manipulação de originais e a recolocação de páginas. Os softwares de controle de qualidade avançados permitem se fazer o re-scaneamento virtual a partir da manipulação da imagem capturada em alta qualidade e fazendo os ajustes de brilho e contraste na imagem até se atingir o padrão adequado.
5. Indexação dos Documentos
Classificar documentos para pesquisa futura é fundamental. É comum precisarmos extrair informações dos documentos digitalizados. Essas informações são “coletadas” das imagens e usadas para classificar e também localizar os documentos eletrônicos em algum sistema de gerenciamento. São o que chamamos de índices, ou propriedades dos documentos, tais como: nome, título, código, datas, versões, entre outras. Essa atividade é uma das mais difíceis. Caso você não tenha softwares de apoio que podem fazer parte dessa coleta de dados de forma automática, você terá de fazer tudo na mão, o que é muito demorado, difícil e caro.
6. Arquivo Final
O arquivo eletrônico final é a forma de entrega ou de preservação dos documentos digitalizados. O formato e suas características técnicas são fundamentais no processo de digitalização. A criação de arquivos PDF’s ou TIFF’s ou JPG’s, resolução de 200, 300 ou mais DPI’s, com OCR – Reconhecimento Ótico de Caractéres, tamanho interno do arquivo e tamanho em bytes são questões que precisam ser tratadas no processo de formatação do arquivo final. Para questões de preservação de longo prazo também existem questões específicas a serem tratadas.
Algumas vezes é necessário um processo de conversão eletrônica para se atingir as condições específicas dos arquivos a serem entregues.
7. É mais barato!
Com tudo isso que comentei nos itens anteriores posso garantir que terceirizar o serviço de digitalização é muito mais barato do que fazer isso internamente em sua empresa, com qualidade e prazo. Mesmo que seja com um estagiário “esperto”.
Todas as atividades envolvidas na digitalização são intensas em mão-de-obra.
Coloque na ponta do lápis todos os pontos do processo. Não desconsidere nenhuma das atividades. Não subestime o esforço.
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