A digitalização de documentos há algum tempo deixou de ser uma novidade para empresas de todo o mundo. É, cada dia mais, uma necessidade para tornar os negócios mais inteligentes e seguros, uma vez que a chamada “era da transformação digital” oferece uma série de benefícios.
Sobre isso vamos conversar ao longo deste artigo. Você vai entender o que é digitalização de documentos, quais vantagens sua empresa pode obter com esse processo e quais os primeiros passos que devem ser dados. Acompanhe!
O que é digitalização de documentos?
Como o próprio nome sugere, a digitalização de documentos é o processo de conversão de informações em um formato digital. Nesse formato, as informações são organizadas em unidades de dados (chamadas de bits) que podem ser endereçadas separadamente (geralmente em grupos de vários bits chamados bytes). Esses são os dados binários que os computadores e muitos dispositivos com capacidade de computação (smartphones, tablets etc.) podem processar.
A digitalização de informações torna mais fácil a preservação, acesso e compartilhamento. Por exemplo, um documento histórico original só pode ser acessado por pessoas que visitam sua localização física, mas se o conteúdo do documento é digitalizado, ele pode ser disponibilizado para pessoas em todo o mundo. Existe uma tendência crescente para a digitalização de dados historicamente e culturalmente significativos.
Por que sua empresa deve aderir à digitalização de documentos?
Existem muitos motivos para as empresas aderirem a um processo de digitalização de sua documentação. Aqui estão os mais significativos:
- Reduzir custos com manipulação, impressão e gestão dos documentos;
- Melhorar a segurança da informação;
- Facilitar o compartilhamento dos documentos e aumentar a colaboração entre profissionais com atuação remota;
- Melhorar a produtividade da equipe, que não perde tanto tempo localizando e transportando papéis;
- Controlar a qualidade dos dados por meio da tecnologia;
- Atender com mais eficiência aos órgãos governamentais durante uma auditoria, por exemplo.
Mas, atenção: fazer a própria digitalização pode custar muito dinheiro, além de dar muito trabalho. Um bom conselho é optar pela terceirização da digitalização de documentos — entenda melhor aqui: 7 Razões para terceirizar a digitalização de documentos!
Que benefícios seu negócio pode obter com a digitalização de documentos?
Por fim, vamos a um detalhamento maior das principais vantagens que a digitalização de documentos pode oferecer ao seu negócio:
1. Negócio mais orientado a dados
A manipulação de papéis exige tempo de profissionais. Um tempo que eles poderiam dedicar a uma atuação mais analítica e estratégica.
Ao digitalizar os documentos, a empresa torna seus negócios mais orientados a dados; administra melhor suas obrigações burocráticas por meio de um sistema e consegue elevar a produtividade da equipe.
2. Mais sustentabilidade
Ao reduzir significativamente o volume de documentos impressos, a empresa torna sua atuação mais sustentável e ecologicamente correta. Basta olharmos para a quantidade de árvores que precisam ser derrubadas para a fabricação de papéis, a composição química das tintas e a energia elétrica gasta durante a impressão.
4. Ganho de maior controle de acesso
Com a digitalização, a documentação da empresa passa a ser armazenada em um sistema. Assim, é possível se certificar de quem são as pessoas autorizadas a acessar, alterar e compartilhar os documentos.
5. Redução dos riscos de perdas e extravios
Uma empresa que passa por um incidente como um incêndio, por exemplo, tende a perder documentação. Se os documentos forem digitalizados, eles podem facilmente ser recuperados. Da mesma forma, ao sistematizar a gestão documental, é possível monitorar a manipulação das informações e recuperá-las com mais facilidade caso algum usuário cometa algum erro.
Que tal, você está preparado para implementar um processo de digitalização de documentos em sua empresa? Deixe seu comentário!