Se gerar, arquivar e manter os documentos de colaboradores é muito trabalhoso para o seu departamento de RH, você precisa começar a considerar a criação de um prontuário eletrônico de funcionários na nuvem. Com ele, o trabalho de transferir pastas de funcionários de um local para outro e apresentá-las de imediato quando necessário passa a ser um processo bem mais simples e seguro.

Sobre isso vamos refletir neste artigo. Você vai ver que os problemas típicos, que causam diminuição na produtividade de seu departamento de RH podem ser solucionados com essa tecnologia inovadora. Continue lendo para entender!

O que é computação em nuvem?

Para começar, vamos entender o que é, afinal, a computação em nuvem?

De uma forma bem prática, computação em nuvem (cloud computing) é um termo usado para descrever um modelo de utilidade no qual é possível hospedar dados, processos e aplicações na infraestrutura de TI de um provedor (um fornecedor de serviços de nuvem).

Com a computação em nuvem, a grande maioria dos recursos tecnológicos pode ser adquirida e utilizada como serviço, ou seja, ao invés de montar todo um aparato tecnológico internamente, você só precisa contratar os serviços de uma empresa especializada. É essa empresa que se preocupa com equipamentos e ferramentas para manter as informações sempre seguras, estáveis e disponíveis.

Quais são os benefícios da computação em nuvem?

Entre os diversos benefícios da nuvem, destacam-se:

• redução de custos (receber os recursos com serviços, não precisar investir em equipamentos e longos períodos de implementação etc.);

• mobilidade (acesso em qualquer hora, local e por meio de qualquer dispositivo conectado à web);

• escalabilidade tecnológica (possibilidade de adquirir mais recursos sempre que necessário sem parar a operação para longos períodos de implantação);

• e segurança da informação (backups, alta disponibilidade, proteção contra ataques e firewalls).

Montar um prontuário eletrônico de funcionários na nuvem é seguro?

Bem, mas se as informações dos funcionários ficarão em poder de um provedor na nuvem, será que isso é seguro? A resposta é sim!

Todas as informações da sua empresa poderão ser acessadas apenas pelas pessoas autorizadas, nem o provedor terá acesso a elas. Isso é garantido tecnicamente, uma vez que são definidas permissões de acesso aos serviços e aos seus documentos digitalizados.

Hoje em dia a segurança trazida pela nuvem é muito superior à segurança dos ambientes computacionais das empresas. Isso se dá pelo fato de você ter à disposição recursos como backups, alta disponibilidade, proteção contra hackers a um custo muito baixo.

— Saiba mais: Prontuário Eletrônico de Funcionário – Como Montar o Seu!

Custa muito dinheiro manter o prontuário de funcionários na nuvem?

A partir do momento em que a gestão documental é feita de forma digitalizada, a empresa reduz significativamente seus custos com impressões, bem como com pessoal interno. Ela também economiza muito espaço para armazenagem dos documentos.

Utilizando os serviços na nuvem você não precisa investir em  uma infraestrutura própria (softwares, bancos de dados, servidores etc.), isso é uma preocupação do provedor.

Você só precisa ter uma conexão com a internet para acessar os arquivos online, trabalhar neles, gerar alterações e salvar todas as versões.

Um outro ponto importante na questão do custo, é a escalabilidade que a nuvem proporciona. Ou seja, você pode começar com um baixo volume de prontuários e ir ampliando na medida que você vai digitalizando e sua empresa vai crescendo.

Quer saber mais sobre a gestão de documentação de RH de forma digitalizada? Baixe agora o e-book Documentação de RH – Como e porque usar a tecnologia na gestão dos documentos do RH. É grátis!