O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é um processo de captura, armazenamento e recuperação de documentos. Por meio dele, as empresas conseguem tornar o controle documental mais eficaz, seguro e com custos controlados.
Dizendo de uma forma ainda mais simples: trata-se do gerenciamento de diferentes tipos de documentos em uma empresa usando programas de computador e armazenamento. Um sistema especializado para esse fim permite que os colaboradores da área administrativa de uma organização criem um documento ou capturem uma cópia impressa em formato eletrônico, armazenem, editem, imprimam, processem e controlem documentos de imagem, vídeo e áudio, bem como em forma de texto.
Você já pensou a respeito disso? Veja, a seguir, alguns sinais de que sua empresa precisa de um bom sistema de gerenciamento eletrônico de documentos e você nem sabia!
1. Depois de alterar um documentos sua equipe fica perdida entre as várias versões geradas
Quantas vezes você se perguntou se você está trabalhando na última versão de um documento? No mundo do papel, compartilhamentos de arquivos e e-mails geralmente podem ser desafiadores, pois não há controle de versão. Ser capaz de voltar no tempo para entender as mudanças também é quase impossível sem mecanismos de controle de versão manual.
Um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos é perfeito para controlar versões, guarda histórico de alterações e evita erros e retrabalhos. Com ele, quando vários profissionais trabalham no mesmo documento, os problemas associados a múltiplas cópias desaparecem, assim como a necessidade de distribuir cópias por e-mail.
2. Apenas uma pessoa por vez pode acessar e utilizar um documento digital
A colaboração entre as diferentes partes interessadas nas organizações está se tornando mais complexa à medida que mais operações são terceirizadas ou que mais colaboradores são contratados.
Com uma boa plataforma de gerenciamento eletrônico de documentos (de preferência na nuvem), é possível melhorar a capacidade de colaboração interna e externa através do uso de ambientes baseados na web e fluxos de trabalho. Além disso, é possível entender onde um documento está no processo de autoria, revisão e aprovação em poucos cliques.
3. Documentos importantes já foram perdidos, danificados, extraviados ou fraudados
O conteúdo documental de uma empresa pode ser extremamente sensível. Nesse sentido, ter segurança e controle adequados é imperativo. Conseguir isso através de sistemas de gerenciamento de documentos baseados em documentos ou arquivos compartilhados é extremamente desafiador.
Ser capaz de mostrar claramente a custódia e a rastreabilidade dos documentos é um requisito de governança e, em muitos casos, regulamentar (arquivos que precisam ser enviados para o governo, por exemplo). Um bom sistema de gerenciamento eletrônico de documentos pode ajudar através do uso de trilhas de auditoria e controles de segurança rastreáveis.
4. A empresa não tem cópias de segurança dos documentos, ou elas não são geradas automaticamente
As práticas tradicionais de gerenciamento de documentos encorajam o armazenamento de documentos em computadores locais e compartilhamentos de arquivos não controlados. Isso significa que, muitas vezes, o conteúdo pode não ser devidamente copiado. Muitas vezes, descobrimos isso quando é muito tarde e documentos importantes são perdidos.
É fundamental poder produzir cópias originais e legíveis de registros e ter uma solução de backup forte no local é imperativo para evitar perdas por erros dos usuários, fraudes ou falhas nos sistemas.
Com um bom sistema de gerenciamento de documentos na nuvem, as cópias de segurança (backups) são realizadas automaticamente, sem intervenção humana. Isso torna a recuperação do conteúdo mais fácil e eficiente.
5. Boa parte da documentação ainda está em papel, o que custa caro e atrapalha a produtividade na operação
O gerenciamento e o arquivamento de documentos em papel podem ser muito intensivos em mão de obra e caros. A necessidade de espaço de armazenamento físico para registros em papel também custa dinheiro e torna a operação mais lenta e improdutiva.
Ao digitalizar e gerenciar online, tudo melhora, pois os colaboradores têm acesso onde quer que estejam e podem trabalhar simultaneamente em um único arquivo. Pense em como isso pode tornar tudo mais produtivo e eficiente!
→ Mas atenção: se ainda assim for necessário manter os arquivos físicos, em papel, lembre-se que um bom sistema de gerenciamento eletrônico de documentos deve oferecer a você funcionalidades para lhe ajudar com o controle e gestão desses documentos físicos.
6. Encontrar um documento eletrônico demanda muito tempo dos seus colaboradores
Quantas vezes você tentou encontrar documentos e informações sem sucesso? Quão fácil é procurar por conteúdo nos sistemas de gerenciamento de documentos baseados em compartilhamento de arquivos?
O conteúdo dos documentos e os metadados podem representar uma parte significativa da propriedade intelectual da sua empresa; são uma mina de ouro de informações. Ser capaz de gerar métricas e tendências a partir desses dados é possível através de inteligência de negócios e ferramentas de pesquisa avançada disponíveis num bom sistema de gerenciamento eletrônico de documentos.
7. Quando viajam, os profissionais não têm acesso a documentos e precisam solicitar cópias por e-mail
Se falamos da gestão documental como uma estratégia, não é possível imaginar que os usuários de um sistema devem ficar restritos às quatro paredes do escritório. Com uma solução na nuvem, os profissionais devidamente autorizados podem trabalhar onde quer que estejam, utilizando qualquer dispositivo (desktop, notebook, tablet, smartphone etc.), desde que conectados à web.
Isso representa um salto e tanto em produtividade, colaboração e eficiência na operação. Um executivo que esteja em viagem e que precise buscar um contrato firmado com um cliente, por exemplo, pode fazer isso enquanto aguarda o voo no aeroporto.
Que tal, você se identificou com algum desses sinais? Entenda melhor do que estamos falando baixando agora o e-book ‘Gerenciamento Eletrônico de Documentos na Nuvem’ – é grátis!