Um sistema de gestão eletrônica de documentos é uma solução tecnológica útil para organizar e armazenar diferentes tipos de arquivos de documentos. Proporciona uma maneira de armazenar de forma centralizada um grande volume de documentos digitais e também inclui recursos para recuperação eficiente de dados.
Também é correto afirmar que a principal função de um sistema de gestão eletrônica de documentos é gerenciar informações dentro de um fluxo de trabalho da organização. Isso inclui gerenciamento de documentos, fluxo de trabalho, recuperação de texto e imagens.
Uma boa solução de gestão eletrônica de documentos deve ser capaz de fornecer acesso seguro, manter o contexto e executar instruções de disposição para todos os registros em um único ambiente tecnológico.
Você vai ver, a seguir, quais são as características fundamentais de uma solução de gestão eletrônicas de documentos. Continue lendo!
Por que sua empresa deve aderir à gestão eletrônica de documentos?
Conforme o negócio cresce e se desenvolve, aumenta também o número de documentos que precisam ser construídos, manipulados e armazenados para diversos fins. Daí a importância de adotar uma boa solução de gestão eletrônica de documentos.
Um software de gestão de documentos geralmente fornece uma visão única de vários bancos de dados e pode incluir scanners para captura de documentos, impressoras para criação de cópias impressas, dispositivos de armazenamento, como matriz redundante de sistemas de discos independentes e programas de servidor gerenciar os bancos de dados que contém os documentos.
Essa solução pode ser combinada ou integrada em outras aplicações. Pode ser combinada, por exemplo, com uma abordagem de gerenciamento de fluxo de atividades para facilitar o trabalho dos profissionais e elevar a produtividade.
Existem muitos motivos para as empresas aderirem a um processo de digitalização de sua documentação. Aqui estão os mais significativos:
- Reduzir custos com manipulação, impressão e gestão dos documentos;
- Melhorar a segurança da informação;
- Facilitar o compartilhamento dos documentos e aumentar colaboração entre profissionais com atuação remota;
- Melhorar a produtividade da equipe, que não perde tanto tempo localizando e transportando papéis;
- Controlar a qualidade dos dados por meio da tecnologia;
- Atender com mais eficiência aos órgãos governamentais durante uma auditoria, por exemplo.
O que um bom sistema de Gestão Eletrônica de Documentos deve ter?
Aqui estão os principais predicados de uma bola solução de gestão eletrônica de documentos:
Interface moderna
O software deve permitir que os usuários colaborem na produção de documentos com as novas funcionalidades sociais como: update de status, tagging, pesquisa e filas de atividades em conteúdos.
Controle de segurança
Essa função controla quais usuários têm acesso a quais informações. Qualquer sistema que você use deve ser capaz de proteger os registros não-públicos das informações corporativas.
Controle de versão
Permitir que os usuários controlem as versões dos documentos com auditoria, sabendo, inclusive, quem alterou, em que data e de que forma.
Integração com MS Office
Funcionar como o SharePoint para o Office, permitindo que os usuários façam upload de arquivos, checkin/out e modificações de dentro do Office.
Visualização online
Facilitar a visualização, diretamente no browser, dos tipos de arquivos mais populares, como documentos Office, PDF’s e imagens, sem a necessidade de se fazer o download dos documentos.
Drag & Drop
Por fim, um bom software de gestão eletrônica de documentos deve ter a opção de poder ser configurado para que os usuários façam “drag and drop” de documentos e emails, direto da sua área de trabalho ou da ferramenta de email.
Sua empresa já conta com um sistema de gestão eletrônica de documentos? Conheça agora mesmo o digiBOX, da Selens, e veja como essa solução pode melhorar a gestão documental do seu negócio!