A digitalização de documentos – processo de transformar a documentação física em papel em arquivos digitais que podem ser gerenciados e armazenados de uma forma mais segura, econômica e simples pelas organizações – é fundamental hoje .
Contudo, não é raro encontrarmos empresas que seguem gerando e administrando sua documentação unicamente em papel. Uma série de implicações e dificuldades são vivenciadas no dia-a-dia dos profissionais que trabalham dessa forma tradicional.
Sobre isso vamos conversar ao longo deste artigo. Você vai ver, a seguir, quais são os sinais que evidenciam a necessidade de contratação de um serviço de digitalização de documentos. Acompanhe!
1. Sua empresa precisa de um serviço de digitalização de documentos quando há extravio de papéis importantes
Conforme o negócio cresce aumenta também o número de documentos que precisam ser impressos e arquivados. A burocracia dos negócios, especialmente quando se trata de cumprir com todas as exigências governamentais, faz com que muitas empresas precisem montar um departamento para guardar e controlar sua documentação.
Como muitos papéis circulam entre departamentos e filiais, é natural que aconteçam extravios. E a perda de documentos importantes pode significar prejuízos financeiros – multas, retrabalho, perda de tempo etc..
2. Quando os profissionais não podem fazer consultas simultâneas
O trabalho integrado por sistemas de gestão empresarial é fundamental para a eficiência operacional das empresas. Mas se os documentos não podem ser acessados simultaneamente por diversos profissionais de departamentos diferentes, a produtividade pode ficar comprometida.
É importante lembrar que mais de 80% dos processos de negócio das organizações está baseado em documentos.
Por mais que os documentos estejam guardados em arquivos de computador, é importante que eles possam ser acessados e manipulados de uma maneira que a colaboração das equipes não seja prejudicada.
3. Quando um possível incidente cause a perda total de papéis importantes
Trabalhar com documentos em papel ou com cópias digitais contidas em computadores específicos é muito perigoso em caso de incêndios ou outros incidentes como invasões de hackers, por exemplo.
Um bom serviço de digitalização de documentos permite a geração de cópias de segurança e também o controle de acesso através de senhas e métodos de criptografia. Sem contar que você pode associar isso a um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos.
4. Quando os documentos digitais não estão salvos na nuvem
Muitas empresas acreditam que têm uma boa estratégia de digitalização pelo simples fato de terem escaneado seus documentos e guardado na rede interna. Isso é um equívoco.
A melhor estratégia é contar com um sistema de gerenciamento de documentos baseado na nuvem. Assim, é possível fazer backups, compartilhar e trabalhar online nas informações sem medo de perdê-las ou danificá-las no dia a dia corrido da operação.
5. Quando a documentação consome muitos recursos financeiros
Por fim, mas não menos importante, um sinal flagrante de que é preciso contratar um bom serviço de digitalização de documentos é o montante de dinheiro gasto com impressões e guarda da documentação corporativa.
Empresas ambientalmente conscientes já sabem que, quanto menos papéis imprimirem, mais estarão contribuindo para a preservação da natureza. Também sabem que muito dinheiro pode ser economizado ao transformar digitalmente sua gestão documental.
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