Há no mercado hoje uma série de empresas que prestam serviços de digitalização de documentos. O excesso de ofertas, contudo, dificulta a separação do joio do trigo, o que é cada dia mais comum quando se trata de tecnologia e serviços tecnológicos.
Pensando nisso, sempre que uma empresa decide montar uma estratégia de gestão documental baseada no ambiente digital, a primeira pergunta que surge é: o que levar em conta ao avaliar uma empresa especializada em digitalização de documentos?
Neste artigo, vamos te dar algumas pistas que poderão ajudar nessa avaliação. Continue lendo para aprender!
6 aspectos que você deve avaliar ao contratar um serviço de digitalização de documentos
1. Avalie as referências do prestador do serviço
Um bom serviço de digitalização de documentos deve ter uma excelente reputação no mercado. E, por isso, ter boas referências.
Sendo assim, uma forma eficiente de avaliar uma empresa que presta esse serviço é conversando com outras empresas que já contrataram esse fornecedor. Pergunte, por exemplo, como foi o atendimento, se o que foi prometido em contrato foi entregue, se as técnicas empregadas foram éticas, etc..
2. Verifique a experiência do prestador
É importante não confundir experiência com tempo de mercado. Uma empresa relativamente nova pode contar com uma equipe altamente experiente. Logo, ela pode fornecer um excelente serviço.
3. Conheça a equipe
Também é interessante obter informações sobre o time de profissionais que atuam na empresa especializada em digitalização de documentos. A experiência e o conhecimento dos profissionais valem muito nessa hora. Peça que a empresa compartilhe com você informações sobre a equipe que vai cuidar do seu trabalho. Se não quiserem compartilhar, desconfie.
4. Veja se há garantia total de segurança da informação
Não se pode esquecer que os documentos da sua empresa contém informações muito importantes para o seu negócio. Por isso, segurança e confidencialidade são essenciais.
Veja se a empresa especializada em serviços de digitalização de documentos garante total segurança aos documentos que serão manipulados. De preferência, que haja no contrato uma cláusula detalhada de confidencialidade e garantia da integridade dos dados contidos na documentação.
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5. Avalie a tecnologia empregada
Digitalização e tecnologia são sinônimos. Você precisa se certificar de que os equipamentos e as ferramentas tecnológicas utilizadas pelo fornecedor do serviço de digitalização são modernos e confiáveis.
Desconfie de fornecedores que forem reticentes na hora de demonstrar a tecnologia empregada. Um tanto quanto melhor se o fornecedor expuser, inclusive, os métodos que ele utiliza durante o serviço.
Se achar necessário, consulte um profissional especializado nesse tipo de tecnologia para ter uma avaliação mais confiável.
6. Teste a qualidade
Antes de mergulhar na digitalização total dos documentos da sua empresa, você pode solicitar ao fornecedor que está avaliando que ele faça uma “prova”, ou seja, que ele digitalize um lote específico de documentos. Assim, você poderá avaliar a qualidade do serviço entregue antes de firmar contrato.
No vídeo abaixo você pode conhecer um pouco melhor como funciona um processo desses na prática.
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