Uma dúvida que muitas empresas têm quando se trata de digitalização de documentos é se é possível realizar esse processo internamente. E a resposta é sim, é possível. No entanto, não é tão simples quanto parece. Continue lendo este artigo para entender porque, em muitos casos, o melhor a se fazer é buscar ajuda de uma empresa especializada em digitalização de documentos!

O que é digitalização de documentos?

Para começar precisamos desmistificar o que é e o que não é digitalização de documentos. Não se trata de apenas escanear papéis e arquivá-los em computadores.

Com um bom serviço de digitalização de documentos as informações corporativas mais importantes são convertidas em arquivos digitais, PDF por exemplo, organizadas e classificadas.

Aqui estão os principais benefícios de digitalizar a documentação de uma empresa:

• Redução de custos com manipulação, impressão e gestão dos documentos;
• Melhorias na segurança da informação;
• Facilitação do compartilhamento dos documentos e aumento da colaboração entre profissionais, inclusive com a possibilidade de atuação remota;
• Melhorias na produtividade da equipe;
• Aumento do controle da qualidade dos dados;
• Atendimento das exigências burocráticas de órgãos governamentais com mais facilidade.

Quais são os desafios de fazer digitalização de documentos por conta própria?

Empresários que optam por digitalizar sua documentação internamente acreditam que basta adquirir ou alugar um equipamento para realizar o escaneamento e deixar a tarefa por conta de uma secretária ou de um estagiário. Mas não é bem assim!

Se estamos falando de documentos corporativos, que não são quaisquer papéis e precisam ser tratados de forma séria, o processo se torna complexo, envolve diversos processos e métodos que garantam total segurança.

É importante considerar que os documentos precisam ser categorizados conforme sua importância para o negócio e receber um tratamento adequado. A manipulação da papelada requer atenção redobrada, uma vez que qualquer avaria ou extravio pode comprometer informações vitais para a empresa.

Por que contratar uma empresa especializada em digitalização de documentos é a melhor opção?

Dentro dos desafios expostos acima, o melhor a se fazer é buscar ajuda de uma empresa especializada. Isso porque essas empresas possuem equipamentos adequados, conhecem os processos de digitalização (planejamento, preparação dos materiais físicos, transporte, captura, nomeação, indexação etc.) e sabem quais são as melhores ferramentas para que a gestão documental seja sustentável e não aumente os gastos.

Uma empresa especializada em digitalização de documentos realiza tarefas que envolvem diversas etapas, que vão desde a preparação física do material (retirada de clipes, grampos e outros) até o armazenamento, passando pela captura da imagem (escaner), a melhoria da imagem capturada, a indexação das imagens para facilitar a pesquisa, o OCR e a entrega final.

No vídeo abaixo você pode conhecer um pouco melhor como funciona um processo desses na prática.

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