Sempre que ocorre um fato triste como o de Santa Maria fico me perguntando: será que poderíamos ter feito algo para evitar? Será que as tecnologias com que trabalho poderiam ter ajudado de alguma maneira para que isso não acontecesse?
Neste caso a resposta é simples e triste: SIM!
Passamos a semana inteira ouvindo sobre o alvará vencido, sobre a licença dos bombeiros desatualizada, sobre materiais inadequados etc.. Cansamos de ouvir que os alvarás demoram muito, muita burocracia, que a prefeitura não tem funcionários suficientes para processar todas as solicitações. Que os bombeiros estão sobrecarregados com tantas vistorias. E isso não foi só em Santa Maria não. Foi em todo o Brasil. Todo mundo tentando encontrar, ou até antecipar, “desculpas”.
Todos sabemos que esses processos de obtenção de alvarás, licenças, outorgas e outras coisas do gênero são um problema crônico. A demora no andamento desses processos traz prejuízos enormes à sociedade. E devido à forma como essas solicitações são tratadas, concedidas e renovadas, se abre um espaço enorme para a corrupção.
Bem, mas o que o ECM – Enterprise Content Management e o BPM – Business Process Management tem a ver com isso?
Olhando para um processo como o de concessão de alvarás, podemos ver que conceitualmente é algo tão simples que poderíamos resumir nesta breve história: uma pessoa dá entrada em uma solicitação, preenche um formulário com dados, agrega alguns documentos e dá entrada ao processo. Isso é recebido e conferido por uma pessoa da entidade em questão, que coloca todos esses documentos em uma pasta. Essa pasta tramita por uma rota, onde são obtidos os pareceres e as aprovações necessárias. Durante esse trâmite outras pessoas agregam novos documentos ao processo. Esse processo tem prazos que precisam ser controlados e cumpridos, tanto para sua execução como para sua renovação.
Toda a tecnologia para automatizar e dar transparência a essa “historinha” existe e é dominada. Existe inclusive uma frente do ECM/BPM que é conhecida como “Case Management”, que disponibiliza coisas prontas para automação desses processos. Coisas como formulários na Web para entrada dos pedidos; sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos, para guardá-los com segurança; mecanismos de automação de processos onde se controlam prazos de execução, vencimentos, responsáveis; captura e digitalização remota de imagens tais como documentos e fotos; certificação digital para dar mais segurança aos documentos e operações; serviços para integrações com outros sistemas (da prefeitura e dos bombeiros, por exemplo). Painéis de controle que resumem os dados das ocorrências, dando uma visão gráfica e transparência ao andamento dos processos.
Infelizmente a conclusão é que com um pouco mais de tecnologia e transparência poderiam ter evitado essa tragédia.
Será que os administradores públicos não sabem que essa tecnologia está disponível? Que é uma coisa acessível e viável?
Precisamos exigir do poder público uma prestação de serviço mais eficiente. Com mais tecnologia, mais disponibilidade, mais eficiência, mais flexibilidade, mais velocidade, mais objetividade, transparência e menos corrupção.