Desligue seu celular. Desligue seu computador. Desligue os servidores de sua empresa. E aí? Você ainda consegue fazer seu trabalho? Fazer negócios?
Não importa se você vende tênis ou faz música, se dirige um teatro ou um hospital, se faz máquinas agrícolas ou carrinhos de pipoca, se presta serviços jurídicos ou serviços de limpeza. Cada plano, produto, reunião, venda, página da web e pedido criam e consomem informação. O crescimento e a inovação em produtos, serviços e estratégias dependem mais da sua capacidade de tratar a informação do que qualquer outro fator. É através da Gestão da Informação que você vai crescer e inovar nos próximos anos.
A maioria das empresas se esforça muito para lidar com o aumento assombroso do volume, da velocidade e da variedade de informações e documentos que circulam em seu dia-a-dia. Poucas empresas possuem uma compreensão completa, ou pelo menos adequada, sobre o que são essas informações, para onde vão, quem pode usá-las e como. Esse é o grande obstáculo para se atingir a eficiência, a inovação e o crescimento.
A Empresa da Informação
A informação define as nossas relações com nossas equipes, nossos clientes, nossos parceiros, nossos produtos, nossos mercados, e nosso futuro. Vence aquele que faz mais com aquela informação.
A empresa da informação vê as operações de informação e as operações de negócio como uma coisa só. Seus líderes consideram os fluxos de informação como sendo as informações e o trabalho que fluem pela organização. Os fluxos de informação são constituídos por processos, desenho organizacional, capacidades técnicas e colaboração. As empresas de informação compreendem como a informação é criada e usada na organização. Embora com muitos sistemas de informação, as empresas de informação agem como uma unidade coesa, fornecendo a cada função de negócio e a cada membro da equipe, a percepção, a colaboração e as capacidades de que precisam para ter sucesso e crescer.
Estratégia para o ECM: Confiabilidade, Capacidade e Prontidão
A Gestão da Informação Corporativa – ECM como é chamada, é a tecnologia e a prática de maximizar o valor da informação enquanto minimiza seus riscos.
Uma estratégia de ECM precisa considerar a empresa e os seus sistemas de informação como uma unidade integrada.
Os três princípios básicos para uma estratégia de ECM são:
Confiabilidade da Informação
Uma empresa não pode funcionar de forma sustentável sem a confiabilidade das informações. Nesse contexto, confiabilidade significa:
a) A informação está atualizada.
b) As fontes da informação são autênticas e verificáveis.
c) A empresa tem certeza de que sua informação está segura e acessível a todos aqueles que tenham autorização para vê-la, e para mais ninguém.
d) A informação é governada de acordo com as políticas da organização e as regulamentações do ambiente em que opera.
Capacidade de Gestão das Informações
O valor do Gerenciamento de Informações não está na organização em si, mas no que pode ser feito com essa informação – descobrir, informar, criar, construir, processar, colaborar, publicar, inventar, criar percepções, tomar decisões, agir. A capacidade de gerenciar informações pode ser vista em 5 dimensões:
a) Gestão de Conteúdo – gestão da informação e dos documentos em todo o seu ciclo de vida, para todos os tipos e fontes de informação. Essa é a base da confiabilidade da informação.
b) Gestão dos Processos de Negócio – Permite rápida modelação e automação de aplicações de processos inteligentes, e a habilidade de constantemente melhorar tais aplicações.
c) Gestão da Experiência do Cliente: habilidade de criar e usar informações de todos os tipos para construir ricas experiências com a informação que educam, entretêm, apoiam a colaboração, constroem relações e oferecem suporte aos clientes – em qualquer canal, incluindo web, dispositivos móveis e outros.
d) Troca de Informação – Habilidade de trocar informações com quaisquer pessoas e sistemas de maneira segura e verificável.
e) Discovery – Habilidade de encontrar e aprender sobre as informações certas, no momento certo no lugar certo, não importa onde a informação estiver localizada.
Prontidão
Você precisa fazer o Gerenciamento das Informações. Comece logo, evolua rápido. Busque uma solução abrangente, pois com ela você poderá atender à urgência do presente e ter a certeza de que os seus sistemas estão prontos para o que o futuro reserva.
Está cada vez mais difícil saber o que o futuro vai trazer, e cada vez mais caro gastar muito tempo e energia antecipando o futuro com detalhes. A solução deve ter uma arquitetura projetada para permitir mudanças. É preciso encurtar o tempo entre a ideia e a realização.
Este texto foi escrito com base no “White Paper” da Opentext – Gestão da Informação Corporativa Opentext.